Fase 1: start project 

• Aanwerving van twee projectmedewerkers: een projectcatalograaf (halftijds contract voor 9 maanden) en  projectcoördinator (voltijds contract voor 20 maanden).
• Opmaken van een projectplan, opgedeeld in verschillende fases en werkpakketten.
• Ongecatelogiseerde kunstenaarsmonografieën aanduiden d.m.v. een gele papierstrook.
• Zoeken van (externe en interne) partners en samenstelling van de adviesraad en de collegagroepen. 

Fase 2: Standaard bibliotheekregistratie en opschoning van datasets personen en instellingen 

Standaard bibliotheekregistratie: 

Aan het begin van het project werd geschat dat er ongeveer 2.200 kunstenaarsmonografieën retroactief geregistreerd moesten worden; uiteindelijk registreerden we er 3.327. De publicaties werden ingevoerd a.d.h.v. volgende werkwijze: 

• Invoer aan de hand van de publicatie zelf.
• Titelbeschrijving conform de regels voor catalografie binnen Anet. Hierdoor voldoen ze aan de Internationale Standaard voor Titelbeschrijvingen (RDA).
• Inhoudelijke ontsluiting gebeurde volgens de regels van Anet, met o.a. AAT- en UDC-concepten.
• Standplaatsvermeldingen werden ingevoerd.
• Indien van toepassing werden tentoonstellingsgegevens ingevoerd, soms niet duidelijk aanwezig in de publicatie waardoor we verschillende (online) bronnen moesten raadplegen.

Doordat een substantieel aantal van de niet eerder ingevoerde monografieën in minder toegankelijke talen waren uitgegeven, was essentiële informatie zoals uitgever, auteur en plaats van uitgave niet altijd onmiddellijk te achterhalen. 

Door de ontsluiting van de monografieën zijn deze vindbaar in de online catalogus van de Middelheimbibliotheek en in WorldCat.

Opschoning datasets personen en instellingen: 

• Brocade: de opschoning van de authority records van de betrokken kunstenaars en instellingen gebeurde tijdens de bibliotheekregistratie. We controleerden of er van de betreffende kunstenaars en instellingen al een authority record bestond, maakten deze aan of verbeterden onjuiste of ontbrekende informatie. Hiervoor gebruikten we (online) publicaties en documentatiemappen uit onze bibliotheekcollectie. Vanuit het authority record werden permalinks gelegd naar RKD en/of VIAF. 
• Axiell Collections: daarnaast doorliep MnE een traject voor de authority records in Axiell Collections. Hierbij werden 32.000 namen automatisch bekeken. Bij +/- 4.700 records werd een link gelegd naar een externe authority.  

Werkpakket 1: Identificatie van de kunstenaarspublicaties en ontwikkelen van een manual 

Identificatie en selectie van de kunstenaarspublicaties

ArchiVolt ging fysiek door de kunstenaarsmonografieën en de preciosa. Door de grote hoeveelheid documentatiemappen werd, in samenspraak met de adviesraad, gekozen om een beperkte selectie te maken. ArchiVolt selecteerde 1.415 kunstenaarsmonografiën, 287 preciosa en 23 efemera als kunstenaarspublicatie. Belangrijk bij deze selectie is dat de publicaties gemaakt zijn door kunstenaars of een kunstenaarscollectief. Dit auteurschap kan zich in verschillende vormen manifesteren.

Identificatie van de verschillende types kunstenaarspublicaties

Uit de gemaakte selectie in de Middelheimbibliotheek onderscheidde ArchiVolt verschillende types kunstenaarspublicaties: het kunstenaarsboek, de kunstenaarscatalogus, het kunstenaarstijdschrift of zine, de kunstenaarspagina of insert, audiovisueel materiaal en efemera.

Ontwikkeling manual

Aan de hand van de bevindingen maakte ArchiVolt een manual waarin deze verschillende types van kunstenaarspublicaties uitgebreid beschreven worden. In de manual werd ook opgenomen hoe deze publicaties te herkennen, zoals o.a.: visuele en fysieke indicatoren, de titelpagina, het colofon, auteur, de uitgever, het jaartal. De beschrijving van de verschillende types wordt in de manual vergezeld door afbeeldingen van kunstenaarspublicaties uit de bibliotheekcollectie van het Middelheimmuseum. Deze manual met de definities werd gedeeld tijdens de eerste collegagroep kunstenaarspublicaties en de identificatie. Tijdens deze collegagroep was er ruimte om vragen te stellen en feedback te geven die nadien verwerkt werd door ArchiVolt.

Resultaat

Deze manual werd uitgegeven in het Nederlands en Engels  in de vorm van een publicatie: Dockx, Nico & Pas, Johan, A kind of a “Huh”?. Artists’ Publications, (Not) a User’s Guide, Antwerpen: Track Report, 2023. Deze werd uitgedeeld aan de deelnemers van de afsluitende studiedag.

Naar aanleiding van dit eerste werkpakket en om het brede publiek kennis te laten maken met kunstenaarspublicaties en al haar aspecten, organiseerde ArchiVolt in KASKA vijf publieke bijeenkomsten waarbij verschillende kunstenaars, uitgevers en verzamelaars die werken met en rond kunstenaarspublicaties aan het woord kwamen. De eerste publieke bijeenkomst kan online herbekeken worden. 

Fase 3: Beschrijving deelcollectie Kunstenaarspublicaties

Een belangrijk onderdeel van dit project was de beschrijving en ontsluiting van de kunstenaarspublicaties op deelcollectieniveau. Dit kon pas gebeuren wanneer we de verschillende types van kunstenaarspublicaties in de bibliotheekcollectie van het Middelheimmuseum kenden.

• Voor de aanmaak van deelcollectiebeschrijvingen maakten we gebruik van het COMETA-model dat geconfigureerd werd in Brocade.
• We kozen ervoor om te werken met twee niveaus:
  • Het eerste niveau is de algemene deelcollectie kunstenaarspublicaties. Hieronder vallen alle types kunstenaarspublicaties. 
  • Het tweede niveau bevat de subcategorieën kunstenaarsboeken en kunstenaarscatalogi. 
• De publicaties worden aan een deelcollectie toegevoegd d.m.v. een sigillum. Kunstenaarsboeken en -catalogi krijgen telkens twee sigilla: kunstenaarsboeken/ -catalogi en kunstenaarspublicaties. Kunstenaarstijdschriften, -pagina’s en audiovisueel materiaal krijgen één sigillum: kunstenaarspublicaties. De sigilla zorgen ervoor dat de deelcollecties zichtbaar zijn voor het publiek. 

Werkpakket 2: Dataprofiel en mapping 

Bijzonder aan kunstenaarspublicaties is dat ze vaak balanceren op de grens publicatie - erfgoedobject. Om deze tweeledige identiteit weer te geven, hadden we in dit project extra aandacht voor het dataprofiel. 

• We maakten een mapping van de velden en elementen uit het Invulboek Publicaties en het Invulboek Objecten die volgens ons nodig waren voor een zo volledig mogelijke registratie van kunstenaarspublicaties. Dit dataprofiel omschreven we als het ‘ideaal dataprofiel’.
• De draft van het dataprofiel werd tijdens de tweede collegagroep Dataprofiel kunstenaarspublicaties uitgebreid besproken en er werden opmerkingen en feedback geformuleerd. Nadien is dit dataprofiel inhoudelijk nog enkele keren aangepast en gedeeld op de projectpagina van CEST.
• Naar aanleiding van de tweede adviesraad maakten we een tweede dataprofiel waarbij we enkel een mapping maakten van het Invulboek Publicaties. Dit duidden we aan als het ‘pragmatisch dataprofiel’ en werd op de invulboeken op CEST gedeeld.
• Om de mogelijkheden van Linked Open Data voor ons project te onderzoeken, namen we deel aan een workshop bij meemoo. Tijdens deze oefening werd gefocust op onderdelen die niet in beide systemen geregistreerd kunnen worden zoals: tentoonstellingen, ISBN, fysieke kenmerken en context. 

Fase 4: Objectregistratie van de kunstenaarspublicaties 

Bij de creatie van het ideaal dataprofiel werden twee datasets gebruikt: voor publicaties en objecten. Omdat dit dataprofiel de voorkeur geniet van het Middelheimmuseum, kozen we ervoor om de kunstenaarspublicaties op bibliotheek- en objectniveau te ontsluiten. In onderling overleg met de adviesraad kozen we voor de ontsluiting op objectniveau voor de nieuwe Erfgoedmodule van Brocade.

• Door het gebruik van twee verschillende modules in hetzelfde programma (Brocade) is er een eenvoudige link te leggen tussen de object- en bibliotheekbeschrijving. Hierdoor is de dubbele status van de kunstenaarspublicatie duidelijk voor de gebruiker van de online catalogus van de Middelheimbibliotheek. Door de kunstenaarspublicaties ook als objecten te registreren worden niet alleen afmetingen, maar ook conservatie en de tentoonstellingsgeschiedenis van dit stuk zichtbaar. 
• De ontwikkelaars van de Erfgoedmodule hielden, waar mogelijk, rekening met de nieuwe Vlaamse OSLO-standaard. 

Resultaat: 

• Tijdens dit project werden er 11 kunstenaarspublicaties geregistreerd in de Erfgoedmodule. In de loop van 2024 en 2025 werken we verder aan de objectregistratie van de kunstenaarspublicaties. 

Werkpakket 3: behoud en beheer 

Naast de objectregistratie onderzochten we de mogelijkheden met betrekking tot het behoud en beheer van kunstenaarspublicaties. Omdat deze publicaties, volgens ons, een bijzondere status hebben vonden we het voor dit project belangrijk om ook het behoud en beheer hiervan te onderzoeken. 

• Een derde collegagroep werd opgericht waaraan verschillende collega’s deelnamen. De aanwezige collega’s bespraken hoe hun instelling omgaat met kunstenaarspublicaties in hun collecties. Hierbij werden zowel best als worst practices gedeeld. 
• Na deze collegagroep werd een verslag geschreven. Dit verslag wordt gedeeld op FARO en zal in de toekomst gebruikt worden om ons plan Behoud en Beheer voor de kunstenaarspublicaties aan te passen.

Fase 5: Maken en ontsluiten van digitale kopieën

Selectie

ArchiVolt maakte, in het licht van timing, een selectie van 12 kunstenaars die een werk hebben in de museumcollectie en gekend zijn voor het maken van kunstenaarspublicaties. Van deze selectie bleven uiteindelijk 5 kunstenaars over: Jef Geys, Dennis Tyfus, Timm Ulrichs, Lawrence Weiner en Peter Downsbrough. De efemera die we van deze kunstenaars selecteerden waren: postkaarten, uitnodigingen, bijdragen in een krant, een speelkaart en foldertjes. 

Digitalisering volgens Metamorfoze Light richtlijnen

• We hoopten de digitalisering zelf uit te voeren, maar deze expertise was niet aanwezig in het Middelheimmuseum. We zonden drie offerte aanvragen uit, waaruit GMS gekozen werd. 
• We stelden samen met meemoo een dossier op waarin o.a. de vereiste (technische) criteria werden opgenomen. 

Ontsluiting van de digitale kopieën

• Nadat deze opdracht door GMS is opgeleverd in februari 2024 zullen we de digitale bestanden ontsluiten op DAMS en zullen we de rechten klaren volgens onze gestandaardiseerde workflow, ontwikkeld tijdens een vorig project EXHIBITED@Middelheim: digitale registratie, waardering en ontsluiting van de collectie tentoonstellingscatalogi van het Middelheimmuseum. Dit onderdeel hopen we in 2024 af te ronden. 

Fase 6: Afsluiting van het project 

Het laatste onderdeel van dit project was het afsluitend symposium A Kind of a ‘Huh?’*: On Artists’ Publications and How to Manage Them. Dit vond plaats in KASKA op donderdag 23 november 2023. 

Tijdens dit symposium:

• werden de resultaten van het project gedeeld.
• deelden verschillende nationale en internationale professionals hun inzichten, casestudies en praktijken om deze publicaties verder te verkennen.

Deelname was gratis, mits inschrijving. Er waren 59 deelnemers, waarvan een groot deel collega’s van bibliotheken en musea. De deelnemers ontvingen de manual  A kind of a “Huh”?. Artists’ Publications, (Not) a User’s Guide. Een deel van dit symposium werd opgenomen en zal later in 2024 online gedeeld worden.

Bevindingen

Dit project stelde de Middelheimbibliotheek in staat een inhaalbeweging te doen voor de digitale collectieregistratie van de metadata van 3.327 kunstenaarsmonografieën. Alle kunstenaarsmonografieën en kunstenaarspublicaties zijn op bibliotheekniveau ontsloten.

Daarnaast gebeurde de selectie van de kunstenaarspublicaties in de deelcollecties kunstenaarsmonografieën, preciosa en efemera. Het vermoeden dat deze deelcollecties een groot aantal kunstenaarspublicaties zouden bevatten werd bevestigd door de selectie van ArchiVolt. Het aantal geschatte kunstenaarspublicaties van 1.350 werd ruim overschreden (1.725) en dit zonder de volledige deelcollectie efemera mee op te nemen. Helaas werd door de enorme hoeveelheid snel duidelijk dat de deelcollectie efemera onmogelijk volledig kon worden opgenomen in dit project. Deze deelcollectie kan in de toekomst, a.d.h.v. de manual, verder onderzocht worden. In het verlengde hiervan zou de deelcollectie tentoonstellingscatalogi ook onderzocht kunnen worden op de aanwezigheid van kunstenaarspublicaties.

Verder werd door de oefening van ArchiVolt duidelijk dat er nog veel onbekende, bijzondere en zeldzame publicaties te ontdekken zijn in de bibliotheekcollectie van het Middelheimmuseum.

De manual die ArchiVolt maakte en publiceerde is een bruikbaar hulpmiddel voor de identificatie van kunstenaarspublicaties, vooral voor instellingen met een vergelijkbare collectie als het Middelheimmuseum, met een focus op moderne en hedendaagse kunst. Uit gesprekken met andere instellingen bleek deze manual op sommige vlakken te eng of net te breed. Het is duidelijk dat veel afhangt van het profiel van de instelling en de definiëring. Voor de moeilijk categoriseerbare kunstenaarspublicaties is een volledig sluitende manual dan ook onmogelijk.

In het verlengde van de manual werd in overleg met sommige collega’s van verschillende instellingen geconcludeerd dat het ideaal dataprofiel té ruim werd bevonden voor de registratie van kunstenaarspublicaties. 

Het virtueel ontsluiten van de kunstenaarspublicaties maakt deze deelcollectie zichtbaar voor de gebruikers van onze online catalogus. Door te werken met onderverdelingen wordt duidelijk dat er verschillende types zijn. Daarnaast was het ontsluiten van de deelcollectie kunstenaarsboeken nodig omdat dit het bekendste type is van de kunstenaarspublicaties en ook de meest geconsulteerde. Momenteel bevat de deelcollectie kunstenaarspublicaties 1.725 titels, de kunstenaarsboeken 1.134 titels en de kunstenaarscatalogi 529 titels. 

De ontsluiting op objectniveau was nodig om de dubbele status van deze publicaties zichtbaar te maken. Door te kiezen voor de Erfgoedmodule wordt dit, volgens ons, duidelijk. Omdat dit een nieuw programma is, lopen sommige zaken nog stroef. 

Het digitaliseren en ontsluiten van de digitale kopieën was een moeizaam proces. Het opmaken van het dossier met de nodige eisen verliep moeizaam omdat de nodige expertise niet aanwezig was. Ook de uitbesteding van de digitaliseringsopdracht verliep traag omdat we ons moesten aanpassen aan de agenda van het digitaliseringsbedrijf.