Voor de aanvang van het project was slechts een klein deel van de beeldcollectie gedigitaliseerd en dit was niet gebeurd volgens de kwaliteitsnomen van de Cultureel-erfgoedstandaardentoolbox (CEST). Hierdoor was het inzicht in de omvang en waarde van de beeldcollectie beperkt en kon het museum deze collectie moeilijk ontsluiten. Als een externe aanvrager beeldmateriaal vroeg, moesten deze beelden eerst fysiek opgezocht en gescand worden vooraleer het personeel de bestanden kon opsturen. Dit proces had een lange duur en een aanzienlijke impact op de dagdagelijkse werking. Het opzoeken van beelden in het depot had eveneens een nefaste invloed op de toestand van de collectiestukken. Om deze reden was een inhaalbeweging erg relevant voor de algemene werking en de efficiëntie van het museum.

• Bij aanvang van het project werd de omvang van de beeldcollectie geschat op 3.535 individuele afbeeldingen. Deze schatting was gebaseerd op het aantal collectienummers, maar deze methode verborg het werkelijke aantal individuele afbeeldingen. Verschillende van deze collectiestukken hebben immers één collectienummer, maar bevatten tientallen of honderden individuele afbeeldingen. Fotoalbums of collecties glasplaten zijn hier goede voorbeelden van.
• Uiteindelijk werden er 8.029 scans gemaakt. Dit getal bevat zowel de voor- als achterzijde van afbeeldingen.
• De werkelijke omvang van collectie wordt vandaag geschat op 5.808 individuele afbeeldingen. Dit verschil tussen het geschatte en het werkelijk aantal afbeeldingen had geen negatieve invloed op het project.
• Er werden dus 2.273 méér afbeeldingen gescand dan de oorspronkelijk doelstelling. Het verschil tussen de geschatte en de werkelijke omvang van de beeldcollectie toont aan hoe dit project het inzicht in de collectie verbeterde.
• Naast de eigen collectie digitaliseerde het museum 410 afbeeldingen uit privécollecties. Deze beelden vormen een relevante aanvulling op de eigen museale collectie.

Hoewel een deel van de beeldcollectie al een basisregistratie had, was dit hoofdzakelijk gebeurd op het niveau van de collectie of het object, zoals fotoalbums. De individuele afbeeldingen in deze verzamelingen waren nog niet beschreven en geregistreerd. Daarnaast zou dit project middelen vrijmaken om de bestaande metadata te verrijken door bijzondere aandacht te besteden aan het historisch duiden van de inhoud van elk beeld. Bij deze registratie werd gebruik gemaakt van internationale standaarden, zoals bijvoorbeeld de Art & Architecture Thesaurus en de Getty Thesaurus of Geographic Names. Hierdoor wordt de verankering van de resultaten van het project verzekerd op lange termijn. Uiteindelijk werden er 4.616 collectiestukken beschreven en geregistreerd. Dit gaat om metadata zoals wie de foto maakte, waar de foto genomen is, wat de inhoud toont, etc. Het beeldmateriaal dat nog niet beschreven is zal afgewerkt worden door het vaste personeel, vrijwilligers en stagiairs van het museum.

Het project resulteerde in een algemene opwaardering van de beeldcollectie. Dit heeft een aanzienlijke invloed op onze basiswerking, waardoor we meer beeldmateriaal kunnen gebruiken voor onderzoek, (tijdelijke) museale opstellingen, (promotionele) publicaties en op sociale media. Doorheen het project werden er ook verschillende unieke beelden (her)ontdekt. Hoewel winsten op verschillende terreinen geboekt zijn, werd de meeste vooruitgang geboekt op de collecties die nog niet op het niveau van de individuele afbeelding gedigitaliseerd waren, zoals de glasplaten en albums. Deze stukken waren voor de aanvang van het project slechts minimaal onderzocht, maar bevatten uniek beeldmateriaal

Hoewel het niet de bedoeling was om tijdens dit inhaalproject de gedigitaliseerde afbeeldingen online te ontsluiten, is het wel een doel voor de toekomst. Toch heeft het project de uitwisselbaarheid en raadpleegbaarheid van ons beeldmateriaal voor externe partijen sterk verbeterd. Aanvragen van buitenaf kan het museum nu snel behandelen, aangezien de stukken niet langer op aanvraag gedigitaliseerd worden. Daarnaast worden de digitale kopieën die tijdens het subsidieproject gemaakt zijn gratis ter beschikking gesteld, mits het gebruik van een correcte bronvermelding. Het museum streefde daarnaast om het beeldmateriaal waar mogelijk actief te delen met andere instellingen. Zoals er reeds werd aangehaald heeft dit project het inzicht in de beeldcollectie van het museum versterkt. Hierdoor kwamen verschillende objecten aan het licht die doorheen de jaren verzameld waren, maar vandaag buiten het collectieprofiel vallen. De ontzameling van een glasplatencollectie naar het KMMA is hier een voorbeeld van. 

Het project ‘inhaalbeweging digitale collectieregistratie’ had de bedoeling om de beeldcollectie te digitaliseren, inhoudelijk te beschrijven en te registreren. Wat de digitalisering betreft zijn we erin geslaagd om nagenoeg het volledige beeldarchief af te werken. Dit gebeurde volgens de CEST-normen en met aandacht voor bewaring op lange termijn. Voor het inhoudelijk beschrijven en registreren ontwikkelde het museum een CSV-bestand van waaruit het collectiebeheersysteem verrijkt kan worden. Dit proces resulteerde in een verbetering van het inzicht op de omvang en inhoud van de collectie. Hierdoor werd de basiswerking van het museum op verschillende manieren versterkt. Enerzijds kan het gedigitaliseerde beeldmateriaal nu gebruikt worden voor toekomstige projecten van het museum, zoals onderzoek, tentoonstellingen of publicaties. Anderzijds zorgde het project ervoor dat externe aanvragen van beeldmateriaal nu vlotter en sneller kunnen verlopen. Ten slotte droeg dit bij aan de verbetering van de kennis over de afbeeldingen in het beeldarchief en hun historische waarde.