• De volgende Adlib-velden werden geanalyseerd en opgeschoond: “Identificatie” (groepen "Identificatie", "Objectnaam", "Titel en beschrijving"); “Vervaardiging | Datering” (groepen "Vervaardiging" en "Datering");  “Fysieke kenmerken” (groepen "Trefwoorden", "Technieken", "Materialen" en "Afmetingen"); “Verwerving” (groepen "Verwerving", "Kosten" en "Financiering").
• Om de kwaliteit van geregistreerde gegevens in een collectiedatabase te analyseren werd er gebruik gemaakt van het programma Erfgoedstats.
• De analyse en opschoning van de data werd uitgevoerd aan de hand van tools terug te vinden op de site van projectcest.be. Voor een gedetailleerdere lijst van tools en resultaten verwijzen we graag naar het volledige inhoudelijke verslag.
• Naast de opgesomde basisvelden werd de thesaurus ook geanalyseerd en opgeschoond.

FASE 2: data enrichment onderdeel standplaatsregistratie

• De volgende tabbladen in Adlib werden gecontroleerd: “Vaste standplaats” en “Huidige standplaats”.
• In samenwerking met de depotverantwoordelijke en de registrator van het S.M.A.K. werden de standplaatsregistratie en barcodes fysiek gecontroleerd en waar nodig aangevuld in het collectiebeheersysteem.
• Elk werk uit de steuncollectie werd aan de hand van een geëxporteerde standplaatslijst uit Adlib gecontroleerd en afgestreept.

FASE 3: dataverrijking van het onderdeel tentoonstellingen en documentatie

• In deze fase werden volgende tabbladen aangepakt: “Tentoonstellingen | Onderzoek/gebruik” (groep “Tentoonstellingen”); “Documentatie” (groep “Documentatie”); “Gebruik | Objectgeschiedenis | Eigendom” (groep “Geschiedenis”).
• De dataverrijking van het onderdeel tentoonstellingen en documentatie is terugkerend aangezien er steeds nieuwe tentoonstellingen georganiseerd worden en publicaties verschijnen.
• De eigendomsgeschiedenis werd zo nauwkeurig mogelijk aangevuld met als uitgangspunt het bruikleenarchief en de omvangrijke Kunstenbibliotheek (een gezamenlijk initiatief van S.M.A.K., Design Museum, HISK en KASK), waar relevant, het archief van de Stad Gent (Zwarte Doos), aangevuld met literatuuronderzoek.
• Met het oog op uniformiteit en consistentie van de registratie werd opnieuw gesteund op het Invulboek Objecten van Meemoo en de adviezen van algemeen aanvaarde thesauri (rKD, Art & Architecture Thesaurus, ULAN).

FASE 4: publicatie als open data

• De S.M.A.K.-website werd aangepast met het oog op de publicatie van de geschoonde en verrijkte data. Elk kunstwerk uit de steuncollectie werd voorzien van een beschrijving en beeld en gelinkt met de site van Erfgoedinzicht.
• De andere kanalen waar de kerncollectie en de verrijkte data gepubliceerd werden zijn o.a. Erfgoedinzicht, wikidata en Github.