Samenvatting

Het project Medieval Manuscripts in Flemish Collections (MMFC) van de Vlaamse Erfgoedbibliotheken bracht in 2019-2020 de vierduizend middeleeuwse handschriften in Vlaamse collecties in kaart. Vlaanderen telt daarmee zeker een kwart meer handschriften dan aanvankelijk gedacht. De catalogus bevat voor 3.389 van deze handschriften een betrouwbare basisbeschrijving. De onderliggende registratiemethode en datastructuur leggen het fundament voor de verdere ontwikkeling van de databank als hét kennisinstrument voor de handschriften in Vlaams bezit. De vzw Vlaamse Erfgoedbibliotheken voerde MMFC uit in samenwerking met meer dan honderd collectiebeherende organisaties in Vlaanderen en Brussel. We ontvingen voor het project een subsidie van de Vlaamse overheid.

Projectresultaten

Inventarisatie

MMFC heeft eerst een volledig overzicht aangelegd van de bestaande informatiebronnen over handschriften in Vlaamse collecties. Op basis van een werkdefinitie van het begrip ‘handschrift’ hebben we de betrokken collectiestukken getraceerd en geselecteerd. Met inbreng van de collectiebeheerders en door prospectiebezoeken hebben we de lijst verbeterd en aangevuld. Hij omvat meer dan 4.000 items, bewaard in 102 erfgoedinstellingen. Dat is aanzienlijk meer dan aanvankelijke schatting van 2.500 - 3.000 items in 50 bewaarplaatsen en het toonde het belang van het project nogmaals aan.

Beschrijvingsmethode

Voor de MMFC-databank hebben we een uitgebreid metadataschema voor de beschrijving van middeleeuwse handschriften gedefinieerd dat rekening houdt met vergelijkbare projecten en met recent onderzoek. Het datamodel is modulair opgezet, wat het mogelijk maakt om handschriften in eerste instantie te beschrijven op een basisniveau dat daarna verder verfijnd kan worden. Bij het model hoort ook een gestandaardiseerde registratiemethode. 

Als onderdeel van de registratie nemen we illustratieve afbeeldingen op in de MMFC-databank. De vzw Vlaamse Erfgoedbibliotheken heeft daarvoor geïnvesteerd in een mobiele fotostudio en we hebben een professioneel fotografieprotocol ontwikkeld. De komende jaren zetten we deze studio in om de MMFC-databank verder te verrijken. Bij het ontwikkelen van het model en de methode maakten we dankbaar gebruik van de input van een klankbordgroep van collectiebeheerders en specialisten. 

Handleiding en documentatie

De projectmedewerkers hebben de kennis en expertise die is opgedaan tijdens het project vastgelegd in protocollen en beschrijvingsregels, die voor een groot deel vrij online beschikbaar zijn (https://manual.mmfc.be). De projectdocumentatie is relevant voor de projectmedewerkers die in de toekomst verder handschriften zullen registreren, maar ook voor eindgebruikers van de databank en de gepubliceerde datasets, en voor onderzoekers en geïnteresseerden die in het algemeen meer willen weten over middeleeuwse handschriften en hun codicologische beschrijving. De ‘manual’ zorgt ervoor dat de MMFC-methode een toegankelijke en herbruikbare ‘best practice’ kan zijn voor het internationale erfgoed- en onderzoeksveld. Precies om die reden is hij ook in het Engels.

De ‘manual’ omvat algemene hoofdstukken over methodologische aspecten, gedetailleerde documentatie voor de registratie van de metadata en referentielijsten die nuttig zijn bij de registratie of bij hergebruik van de data. We verzamelden hiervoor ter illustratie een 250-tal afbeeldingen. We haalden daarbij zoveel mogelijk voorbeelden uit de collecties die beschreven worden in de databank. Daardoor geeft ook de documentatie van de methode een kijk op de rijkdom en de variëteit van de Vlaamse collecties. 

Gegevensverzameling

Het MMFC-project heeft in de eerste plaats ingezet op het bijeenbrengen en verifiëren van bestaande metadata, inclusief verdiepende gegevens die aanvankelijk pas in een later stadium zouden worden toegevoegd. De gegevens werden verzameld vanuit uiteenlopende papieren en digitale bronnen en moesten worden voorbewerkt op zeer specifieke manieren voordat ze konden worden geïmporteerd in de databank.

Plaatsbezoeken wendden we in de eerste plaats aan voor prospecties voor de inventaris en fotografiesessies. Registratie ter plaatse werd selectief ingezet om waar nodig bestaande gegevens te controleren en te vervolledigen, of om basisgegevens in te voeren waar die niet beschikbaar waren. 

We hebben veertig handschriften in detail ter plaatse beschreven en in drie collecties illustratieve foto’s genomen om de basisbeschrijvingen van de handschriften te verrijken. Daarbij werden ook de beschrijvingsmethode en de databank aan praktijktests onderworpen. Voor 3.389 items uit 56 collecties beschikken we nu over betrouwbare basisgegevens. Voor zeshonderd items is nog bijkomende controle ter plaatse nodig.

Ontsluiting en open data

Voor het beheren van de MMFC-gegevens maken we gebruik van de opensourcesoftware CollectiveAccess. In de databank vinden ook instellings- en collectiegegevens, bibliografische referenties, en authority records voor personen, plaatsen en titels van werken een duurzame plaats. We hebben 1.667 authority-records gecreëerd om de namen te identificeren die verband houden met de inhoud, de productie en de herkomst van de handschriften, inclusief referenties naar gevestigde authoritybestanden. Een eerste versie van de onlinecatalogus op basis van Omeka S wordt gelanceerd in 2021. Ondertussen is de dataset al beschikbaar als open data via https://data.mmfc.be.

Toekomstige initiatieven

Het MMFC-project bracht aan het licht dat Vlaamse handschriften nog minder goed ontsloten zijn dan gedacht. Twee deelgroepen vielen daarbij op: kerkelijke collecties en losse handschriftfragmenten. Veel van deze collecties en collectiestukken zouden op een meer diepgaande manier in kaart moeten worden gebracht en adequaat ontsloten, zodat dit belangrijke erfgoed zichtbaar wordt en duurzaam gevaloriseerd kan worden voor de erfgoedgemeenschap. 

Daarom hebben we een subsidieaanvraag ingediend voor een nieuw driejarig project om deze vaak kwetsbare collecties grondiger te beschrijven in de MMFC-databank: ‘Comites latentes: verborgen handschriften aan het licht gebracht’ (https://vlaamse-erfgoedbibliotheken.be/activiteit/comites-latentes). In februari 2021 heeft de Vlaamse overheid een subsidie toegekend voor de eerste fase van het project. De vzw Vlaamse Erfgoedbibliotheken investeert ook zelf in de voortzetting van MMFC, onder andere door het doorontwikkelen van de databank en het realiseren van meer mogelijkheden voor (linked) open data.