Het project, dat twee jaar duurde en in drie fases werd ingedeeld, is van start gegaan op 1 maart 2020 en werd, vroeger dan voorzien, in september 2021 afgerond. Van de tekeningen uit reeks A was reeds metadata beschikbaar dankzij een conserverings- en digitaliseringsproject van het aangekochte Fonds Wolfers in 2004. In de initiële projectaanvraag werd opgemerkt dat de metadata van de afzonderlijke items in deze deelcollectie veel identieke gegevens bevatten.

In de eerste fase van het project werd om de workflow te stroomlijnen in samenwerking met meemoo gewerkt aan de ontwikkeling van een batchimportfunctie. Dit laat toe om een groot aantal objectrecords in één keer te importeren. Eind december werd die nieuwe feature definitief opgeleverd en geïmplementeerd in het collectiebeheersysteem Qi. Gelijktijdig werden ook de reeds gedigitaliseerde ontwerptekeningen aan een kwaliteitscontrole onderworpen met specifieke aandacht voor de embedded data. Na deze controle werden de 3.217 digitale beelden in DIVA’s DAM-systeem, ResourceSpace, geüpload.

In 2021 werd ook de connector tussen het DAM-systeem en meemoo opgeleverd die het offloaden van de digitale assets naar meemoo’s archiefsysteem mogelijk maakt. Via deze weg kunnen de rechtenvrije beelden worden gedeeld op de ontsluitingsplatformen van meemoo.

In de marge van de eerste fase werden ook de auteursrechten onderzocht, wat niet evident is voor bedrijfsarchieven. Zo kan het voorkomen dat de werknemer zijn auteursrechten heeft overgedragen aan het bedrijf. In ieder geval, ook indien dat laatste het geval is, valt het werk in het publiek domein zodra de werknemer meer dan 70 jaar overleden is. Enkele tekeningen werden gesigneerd door Philippe Wolfers (1858-1929) en Arthur De Waegh (1866-1944), wiens oeuvres publiek domein zijn, en Marcel Wolfers (1886-1976) en Omer De Waegh (1897-1982), wiens werken nog auteursrechtelijk beschermd zijn. De rechten voor Marcel Wolfers’ oeuvre konden worden geklaard via de nabestaanden, maar voor Omer De Waegh is (zijn) de rechthebbende(n) niet identificeerbaar. Om dit zo correct mogelijk te documenteren werd er een plan van aanpak rond de registratie van de auteursrechten opgesteld, waarna de internationaal toegepaste standaard Rights Statements werd geïmplementeerd binnen DIVA. Deze standaard laat toe om genuanceerd in te zetten op de ontsluiting van het fonds.

In de tweede fase was het leeuwendeel van het werk de controle en aanvulling van de geïmporteerde objectrecords in Qi. De gegevens van de tekeningen reeks A van het Fonds Wolfers werden na de batchimport op stukniveau geregistreerd in objectrecords in Qi. De registratie gebeurde in het Nederlands, met een semiautomatische Engelse vertaling door Qi waarop door de projectmedewerker en collectieregistrator een kwaliteitscontrole gebeurde. Er werd gezorgd voor een minimumregistratie volgens de CIDOC-richtlijnen, aangevuld met de basisregistratie en trefwoorden. In Qi werden onderlinge relaties tussen records gelegd om een bepaalde verwantschap aan te duiden. Een regelmatige evaluatie van de registratie binnen de projectgroep garandeerde een coherente ontsluiting van dit fonds. Op 31 augustus werd de basisregistratie van de 3.217 ontwerptekeningen afgerond.

In september 2021 startte de derde en laatste fase, die bestond uit een evaluatie door de projectgroep, de collectieregistrator en de projectcoördinator en het publiceren van de workflow als CEST-publicatie en als project in de projectendatabank van FARO.

Op vlak van het valoriseren van de collectiedata zijn (en worden) verschillende stappen ondernomen: zo laat Qi toe om de collectie van het museum tweetalig online te ontsluiten op de eigen website www.divaantwerp.be. De vindbaarheid wordt geoptimaliseerd door de trefwoorden in de objectrecords. Een selectie uit de deelcollectie tekeningen Fonds Wolfers werd als ‘topic’ op de website ontsloten. De beelden zijn daarnaast sinds eind 2020 op de DAMS ResourceSpace in de hoogste resolutie raadpleegbaar en opvraagbaar door derden. Een actie buiten de scope van het project waar op korte termijn vervolg aan wordt gegeven is het publiceren van de open data en rechtenvrije beelden op Wikimedia en Wikidata.

Het project speelt in op de bredere visie van DIVA op het gebruik van digitale technologie in het beheren en zichtbaar maken van de collectie en collectiedata. De batch import ‘feature’ die door Keepthinking werd ontwikkeld op basis van de technische specificaties bepaald door DIVA en meemoo is de spil in de realisatie van het project. De koppeling tussen Qi met het DAMS is een actie die nog in 2021 wordt gerealiseerd. Dit zal de workflow verder stroomlijnen en een aanzienlijke impact hebben op efficiëntie wat betreft de valorisatie van de deelcollectie.