Het is een klassieker bij de start van een beleidsplanningstraject: uw stakeholders oplijsten. In deze blog lichten we toe waarom dat zo noodzakelijk is en hoe u dat kunt aanpakken. We signaleren eenvoudige schema’s om uw stakeholders te clusteren en inspirerende modellen die een meer doorgedreven analyse mogelijk maken. Tot slot geven we nog twee ideeën voor een visuele weergave van uw netwerk. In volgende blogs gaan we dieper in op bevragingstechnieken en brainstormmethodieken.

Waarom stakeholders analyseren?

Stakeholders zijn individuele personen of organisaties die een invloed hebben op of belang hebben bij de werking van de organisatie. Hen betrekken bij uw beleidsplanningstraject is dan ook een goed idee. Zo kunt u hen vragen hoe ze uw werk vandaag beoordelen, welke noden zij hebben en welke suggesties ze hebben voor de toekomst.

Natuurlijk kunt u niet met alle stakeholders persoonlijk in gesprek gaan. Daarom is het zinvol om te bekijken welke types of clusters van stakeholders er bestaan. Op basis van die analyse kunt u beslissen welke groep u wil interviewen, wie u aanspreekt voor een online bevraging en wie u uitnodigt voor een stakeholdersdag. (In de blog van volgende week gaan we dieper in op bevragingstypes.)

Hoe maakt u een longlist?

Stakeholders zijn er in alle soorten en maten. De directe stakeholders zijn vaak duidelijk te identificeren, zoals uw erfgoedgemeenschap, het stadsbestuur of uw bezoekers.

Daarnaast zijn er ook indirecte stakeholders. Denk bijvoorbeeld aan leveranciers, journalisten van kranten of de scenografen waarmee u samenwerkt. Deze stakeholders worden bij een beleidsplanning vaak vergeten en dat is jammer, want zij hebben vaak een verrassend andere kijk op uw organisatie.

Hulpvragen om in brede termen te denken over uw stakeholders zijn:

• Wie beslist?
• Wie betaalt ervoor?
• Wie gebruikt het dagelijks?
• Wie raadde iemand anders aan om uw organisatie te bezoeken?
• Wie communiceert erover?
• Wie levert?
• Wie installeert het? (Technische ondersteuning)
• Wie ondervindt positieve gevolgen van uw activiteit?
• Wie ondervindt negatieve gevolgen?

Hoe kunt u stakeholders clusteren?

Een lange lijst met stakeholders kunt u vervolgens indelen in verschillende subgroepen. Hierbij een aantal modellen die kunnen helpen:

• Een 'ecology-map', of een weergave in drie concentrische kringen.
• Een indeling in vier groepen aan de hand van macht en belang.
• Een krachtenveld waar u de stakeholders indeelt in zes verschillende groepen volgens vertrouwen en overeenstemming met de inhoud.
• Een indeling in vijf groepen op basis van invloed en de vraag of ze positief of negatief tegenover u staan.

Hoe kunt u verdere analyses maken?

De bovengenoemde tools bevatten vaak ook een tweede stap: zij geven namelijk aan op welke manier u stakeholders strategisch kunt benaderen. Er bestaan ook andere modellen die een meer diepgaande analyse mogelijk maken (en die dan ook meer tijd zullen vragen):

• Netwerkmapping waarin u de relaties tussen uw stakeholders uittekent en nagaat waar er sterke of zwakke banden bestaan.
• Een stakeholdermapping die een grondiger analyse maakt van noden en verwachtingen van de stakeholder.
• Een matrix die per stakeholder de rol, het belang en de relatie vastlegt.
• Innovatiecurve van Rogers die aangeeft in hoeverre stakeholders innovatief zijn, ontwikkelingen snel volgen of eerder conservatief zijn.

Plannen voor een visuele voorstelling?

Het is aan te raden om een tekening te maken van de relaties met uw stakeholders, zodat u duidelijk in kaart kunt brengen wie er allemaal betrokken is. Hier twee suggesties hoe u dat kunt doen:

• Een eenvoudige en duidelijke werkwijze is het maken van een mindmap, bijvoorbeeld via Xmind.
• U kunt ook een infographic maken, een fijne tool daarvoor is Piktochart.

Meer over beleidsplanning?

• Meer lezen over het opmaken van een participatieplan? In ons basisrecept beleidsplanning vindt u criteria en een checklist.
• Het FARO-ondersteuningsaanbod in het voorjaar van 2017 kunt u hier bekijken
• We verzamelen continu leestips op een ZEEF pagina

Deze blog is de tweede in een reeks van beleidsplanningsblogs, u vindt deze terug via de tag beleidsplan2017.