Projectplan (de derde fase moet nog starten):

1. INVENTARISATIE

a. afronden inventarisatie projectdossiers en ordening digital born archief
De inventarisatie van de projectdossiers gebeurt op een wetenschappelijke en grondige manier: van elk project (+/- 200) worden in de mate van het mogelijke de juiste gegevens verzameld (datering, opdrachtgevers, producenten, medewerkers, soort opdracht,…), ook als ze niet rechtstreeks uit het archiefdossier kunnen worden afgeleid. Het verzamelen van deze gegevens levert vaak bijkomende informatie op over projecten waarvan geen archiefdossier bestaat en die dus interessant is in functie van de latere oeuvrecatalogus.
Met de ordening van het digital born archief van Maarten Van Severen werd bewust gewacht tot er een overzicht was van de structuur en inhoud van het analoge archief. De kennis van de inhoud van de rest van het archief helpt immers aanzienlijk om het kluwen van de mappenstructuur van het digitale archief te ontwarren. De inhoud van het analoge archief en de inhoud van het digital born archief overlappen gedeeltelijk. Het digital born archief wordt dan ook in de mate van het mogelijke geordend volgens het archiefschema van het analoge archief.

b. inventariseren van administratie, boekhouding en overige kleine gehelen
De inventarisatie van die gehelen zal in het kader van dit project minder gedetailleerd gebeuren dan de inventarisatie van de projectdossiers, omdat de inhoud ervan meer voor zich spreekt. Het doornemen en beschrijven ervan zal de beschrijving van de projectdossiers waarschijnlijk kunnen aanvullen (bv. wat betreft informatie over opdrachtgevers).

c. opmaken definitief archiefschema en toelichting bij methodologie
Het definitief archiefschema zal de structuur van het archief weerspiegelen en de inventarisnummers bepalen. De aanpak van de inventarisatie zal uitgebreid worden toegelicht in een inleidend document op de inventaris.  

2. CONSERVATIE

a. herverpakken
De herverpakking, die oorspronkelijk gepland was in de eerste fase, is uitgesteld tot de eindfase van het project, omdat op dat moment het definitief archiefschema en de inventaris klaar zullen zijn en de volgorde / nummering van de dozen dus definitief.  

b. organiseren inscannen faxen
Het opstarten van dit deelproject was in de vorige subsidiedossiers vroeger gepland, maar is uitgesteld wegens de methodologische complexiteit en het gebrek aan opslagruimte. Terwijl dit dossier wordt opgemaakt, gebeuren tests wat de aanpak betreft (kwaliteit van de scans, selectiecriteria, werkritme,…), in samenwerking met het team van de Universiteitsbibliotheek Gent (o.l.v. Sylvia Van Peteghem), zodat in de derde fase een vrijwilliger aan de slag kan. Aangezien het aantal faxen – die geen apart geheel vormen maar verspreid zitten tussen de archiefdossiers – en dus de de workload heel moeilijk zijn in te schatten, wordt een selectie gemaakt van een aantal projecten die representatief zijn voor het oeuvre van Maarten Van Severen. Mogelijk kan dit project nog worden verdergezet binnen het Stadsarchief Gent nadat het eigenlijke inventarisatieproject is afgelopen.

c. organiseren conservatie en restauratie driedimensionale stukken
De concrete invulling van de samenwerking met de Opleiding Conservatie en Restauratie van de Koninklijke Academie voor Schone Kunsten van Antwerpen wordt momenteel onderzocht. Mogelijk zullen studenten conditierapporten maken op basis waarvan latere ingrepen kunnen worden overwogen. Pas in tweede instantie zouden studenten kunnen overgaan tot de eigenlijke reiniging, restauratie en herverpakking van de schaalmodellen. De opleiding kan de MVS Foundation ook adviseren bij het bepalen van haar visie over de gewenste ingrepen op de objecten (bv. stabiliseren versus oorspronkelijke toestand herstellen).
Een vergelijkbare samenwerking met de Nederlandse Stichting Restauratie Atelier Limburg (SRAL) en de opleiding Restauratiekunde aan de Universiteit Amsterdam behoort tot de mogelijkheden voor wat betreft de schaalmodellen van Maarten Van Severen voor projecten van OMA.
Aan het reconstrueren van het oorspronkelijk uitzicht van de maquettes gaat archiefonderzoek en bevraging van medewerkers van Maarten Van Severen vooraf.

d. organiseren duurzame opslag digital born archief
Na het ordenen van het digital born archief (harde schijven, cd-roms, diskettes,…), dat voorlopig is verzameld op één externe harde schijf, zal gezorgd worden voor de veilige en duurzame (in open source bestandsformaten) opslag ervan. Momenteel wordt overlegd met de Stad Gent en Digipolis (ICT Stad Gent) of en onder welke condities het digital born archief van Maarten Van Severen terecht kan op de Beeldbank van de Stad Gent. Ook met de Beeldbank Lukas zal worden overlegd.    

Ook voor het digitale en gedigitaliseerde materiaal van de MVS Foundation (scans van ontwerptekeningen, faxen, dia’s, foto’s,… gedigitaliseerde videobeelden, digital born foto’s en interviews,…) wordt duurzame opslag gezocht.

e. organiseren bewaring driedimensionale stukken en bibliotheek
Om het overzicht te behouden, was het belangrijk dat de driedimensionale stukken van het archief van Maarten Van Severen (studies, prototypes, schaalmodellen,…) tijdens het inventarisatieproces niet gescheiden werden van de rest van het archief. Na afloop van de inventarisatie, wanneer het archief in de databank van de inventaris virtueel samengebracht zal zijn, zullen deze stukken mogelijk verhuizen naar een ander depot, onder voorwaarde dat de bewaaromstandigheden evenwaardig zijn aan die van De Zwarte Doos.
De bibliotheek van Maarten Van Severen bevindt zich nog grotendeels bij Marij De Brabandere. Ook hier geldt dat, van zodra er een definitieve lijst van is opgemaakt, de boeken en tijdschriften niet fysiek met de rest van het archief hoeven bewaard te blijven . Tenzij er aantekeningen in staan, zijn die boeken immers geen unieke exemplaren. In dit opzicht volstaat het om in de lijst terug te vinden welke boeken tot de bibliotheek van de ontwerper behoorden. 

3. ONTSLUITING

a. databank maken die de inventaris doorzoekbaar maakt + richtlijnen voor wie het archief raadpleegt
De inventaris van het archief wordt voorlopig opgemaakt in Excel. In de eindfase van het project moeten deze gegevens in een databank terechtkomen, die gelinkt wordt aan de websites van de MVS Foundation en de Stad Gent en die in het Nederlands en het Engels doorzoekbaar is op trefwoord, datering, naam van de opdrachtgever, enz. De inventaris zal het archief ontsluiten op dossierniveau en slechts deels op stukniveau. Per dossier zal de databank aangeven of er al dan niet gedigitaliseerde stukken (faxen, ontwerptekeningen), digital born archief van Maarten Van Severen zelf, driedimensionale stukken of apart bewaarde foto’s, dia’s, of ontwerptekeningen buiten formaat bij horen.
In de databank zal ook plaats voorzien zijn voor gedetailleerde informatie over het collectiebeheer door de MVS Foundation, bv. m.b.t bruikleen of restauratie van stukken, of aanduiding van stukken die (nog) niet ter inzage zijn omwille van de privacy.
Op het moment van het indienen van deze aanvraag worden de mogelijkheden van CollectiveAccess, Ica-Atom en Archivists’ Toolkit nog onderzocht.
Met betrekking tot het raadplegen (en dus manipuleren) van het archief zullen richtlijnen worden opgesteld voor de bezoekers en het personeel van De Zwarte Doos.

b. organiseren ontsluiting digital born archief en archief MVS Foundation
Momenteel wordt onderzocht of de ontsluiting van het digital born archief van Maarten Van Severen en het archief van de MVS Foundation (gedigitaliseerd materiaal en digital born materiaal) kan via de Beeldbank van de Stad Gent of de Beeldbank Lukas. Er is ook de mogelijkheid dat voor het digital born archief van Maarten Van Severen een apart e-depot wordt ontwikkeld. Voor de opslag van de interviews is in de toekomst samenwerking mogelijk met het Centrum Vlaamse Architectuurarchieven (CVAa). De foto’s van gerealiseerde projecten zullen te zien zijn op de website van de MVS Foundation en ter beschikking zijn via het persagentschap Office for Word and Image (OWI).
 
c. website laten groeien als referentiewebsite
Het voorlopige overzicht van het werk van Maarten Van Severen dat nu op de website van de MVS Foundation staat, is gebaseerd op de oeuvrelijst die werd opgesteld voor de catalogus ‘Maarten Van Severen. Werken │ Work’ naar aanleiding van de retrospectieve in het Design museum Gent in 2004. Na afloop van het inventarisatieproject zal een vollediger en juister overzicht bekend zijn van alle gerealiseerde projecten van Maarten Van Severen, dat dan ook de huidige lijst op de website zal vervangen.  Voor de fotografische documentatie van al die projecten wordt momenteel extra financiering onderzocht. Er wordt deels beroep gedaan op de fotograaf van het Stadsarchief Gent en in de toekomst mogelijk ook op studenten fotografie. 

d. uitbouwen van een internationaal netwerk
De MVS Foundation wil zich op de kaart zetten als een professionele vereniging die het erfgoed van een verdienstelijke en internationaal gereputeerde ontwerper een bron van inspiratie laat zijn in de culturele wereld. De contacten met internationale musea zullen daarom worden opgedreven. Concreet is er momenteel een samenwerking in de maak met Le Centre Pompidou in Parijs voor een tentoonstelling over bepaalde aspecten van het oeuvre van Maarten Van Severen in confrontatie met het werk van Jasper Morisson. In november 2011 ontmoeten Marij De Brabandere en Hilde Bouchez Paola Antonelli van het Museum of Modern Art (MoMa) in New York over een mogelijke samenwerking voor een retrospectieve tentoonstelling. Met het Victoria & Albert Museum in Londen zijn contacten gelegd via Guy Julier.

Daarnaast moedigt de MVS Foundation onderzoekers aan om aspekten van het oeuvre van Maarten Van Severen te bestuderen en voor te stellen op internationale congressen. Dr. Ir.-Arch. Fredie Floré (Universiteit Gent en VU Amsterdam) dient in dat opzicht een voorstel in voor een bijdrage aan een congres over architectuurgeschiedenis over de samenwerking tussen Maarten Van Severen en architectenbureau OMA.

Productiehuis Pain Perdu, dat de film maakte bij de tentoonstelling ‘De stoel .03 van Maarten Van Severen’, werkt aan een documentaire over Maarten Van Severen en zijn vier zonen. De MVS Foundation stelt voor deze documentaire archiefmateriaal van Maarten Van Severen ter beschikking en zoekt actief mee naar beeldmateriaal bij derden.     

In overleg met Bart Doucet, Cultuurbeleidscoördinator van de Stad Gent, wordt bekeken of het netwerk van Europese steden waartoe Gent behoort, ook kan worden aangesproken door de MVS Foundation.
 
Om vlot beeldmateriaal (bv. de foto’s van gerealiseerde projecten) ter beschikking te stellen van (inter)nationale media wordt een samenwerking opgestart met het persagentschap Office for Word and Image (OWI).

4. DOCUMENTATIE

a. documenteren van het oeuvre van Maarten Van Severen door middel van foto’s van gerealiseerde projecten en getuigenissen
De MVS Foundation ziet het als haar verantwoordelijkheid om foto’s te laten maken van alle gerealiseerde ontwerpen van Maarten Van Severen. Er is namelijk geen enkele garantie dat opdrachtgevers uitgevoerde projecten in stand houden. De foto’s moeten het ontwerp documenteren, dat wil zeggen alle onderdelen ervan én het vakmanschap (techniek, materialen) moeten in beeld worden gebracht. In eerste instantie legt de MVS Foundation op deze manier een waardevol beeldarchief aan. Daarnaast zullen de foto’s ook dienen op de website en voor de latere oeuvrecatalogus. (Bij gebrek aan budget heeft het deelproject van de fotografische documentatie achterstand opgelopen. Een bijkomende subsidieaanvraag bij de Nationale Loterij wordt ingediend. De fotograaf van de Zwarte Doos neemt de projecten uit het Gentse voor zijn rekening.)
Door middel van getuigenissen met personen die met Maarten Van Severen hebben samengewerkt maakt de MVS Foundation werk van het vastleggen van immaterieel erfgoed over de ontwerper. Hiervoor werd een dossier ingediend bij de Provincie Oost-Vlaanderen (Dienst Kunsten en Cultuurspreiding).