Allereerst is de registratiepraktijk an sich onder de loep genomen. Dit resulteerde in nieuwe afspraken op vlak van metadata van beelden, algemene richtlijnen m.b.t. objectregistratie en richtlijnen op maat van de belangrijke deelcollecties flessen, drinkglazen, labomateriaal, alcoholmeters, ondergoed, hoofddeksels en keramiek. Tot slot werden er regels vastgelegd voor het registreren van sets, ensembles en gerelateerde objecten. Al deze documenten kunnen in de toekomst als instrumenten worden ingezet en worden doorontwikkeld met als doel de efficiëntie en accuraatheid van de collectieregistratie te vergroten.

De ambitie omtrent objectregistratie werd binnen het project aangepast: enkel de objecten van het Jenevermuseum. Gaandeweg heeft de projectmedewerker 1.283 objecten geregistreerd, waarvan 951 flessen, 97 borrelglaasjes, 203 items labomateriaal en 32 reclamevoorwerpen. Eveneens werden er kwalitatieve foto’s gemaakt die zijn gekoppeld aan de objectrecords in de database. 

Daarnaast voerde de projectmedewerker een vergelijkende data-analyse op de drie verschillende Adlib-applicaties van de musea uit. Op basis hiervan werden de werkpunten aangepakt, waarvan de meeste bij het Modemuseum Hasselt. De belangrijkste realisatie is de omvorming van de platte woordenlijst ‘objectnaam’ en bijgevolg ook ‘objectcategorie’ naar gestandaardiseerde thesauri inclusief de verrijking met externe bronnen zoals de AAT en de Visuele Thesaurus Mode en Kostuum. Ook de resterende onregelmatigheden bij het Jenevermuseum en Het Stadsmus zijn weggewerkt en op elkaar afgestemd. Voor de realisatie van kwalitatieve thesauri voor ‘materiaal’ en ‘techniek’ over de 3 musea heen, werden de eerste stappen ondernomen. Door deze acties is de uniformiteit van de data aanzienlijk vergroot en werken we naar genormaliseerde en (her)bruikbare datasets voor online ontsluiting via Erfgoedplus.be / Erfgoedinzicht.be en andere digitale platformen.

Na overleg met de Vlaamse erfgoedconsulent en met Axiell werd besloten om bij Erfgoedinzicht aan te sluiten. Dit proces waarbij de drie applicaties samensmolten, werd in juni 2020 opgestart en in september 2020 opgeleverd. De voordelen van deze omschakeling zijn legio. Dankzij de instap in Erfgoedinzicht kunnen we bijvoorbeeld gebruik maken van het bijhorende DAM-systeem om de aan Adlib gekoppelde afbeeldingen op te slaan i.p.v op de server van de Stad Hasselt. Daarnaast is het nu mogelijk om de drie museale collecties integraal te doorzoeken, bijgevolg ondersteunt deze gezamenlijke database ook een betere afstemming op vlak van collectiebeleid en -verwerving. 

De aanbevelingen rond open data zijn geformuleerd in actiepunten. Een eerste stap is het in kaart brengen van de auteursrechtenstatus om de collectiegegevens en -content in de toekomst zo ‘open’ mogelijk digitaal te kunnen aanbieden. Momenteel rust er veiligheidshalve op al het materiaal het auteursrecht, waardoor er een drempel is opgeworpen op vlak van hergebruik. Het tweede actiepunt is om het world wide web efficiënter en breder in te zetten bij het beschikbaar stellen van erfgoedcollecties. Hierbij is het uniek en persistent identificeren (PID’s) van data is noodzakelijk. Een eerste en meest aannemelijke optie om dit waar te maken, is om de gegevens ook te delen via authorities zoals Wikidata of RKDartist. Het is ook mogelijk dat de Hasseltse musea zelf als data-uitgever optreden, maar dit is technisch gecompliceerder. Bovendien kunnen niet enkel museale objecten an sich maar ook actoren, locaties en gebeurtenissen, specifiek voor de Hasseltse Musea als (linked) open data ter beschikking worden gesteld. Met deze actiepunten is het plan van aanpak voor de toekomst in grote lijnen inzichtelijk gemaakt. Het concreet realiseren van de actiepunten valt buiten de scope van dit project.