FARO deelt op heel wat manieren informatie met de cultureel-erfgoedsector: via een gesprek, doorverwijzing, telefoontje, blogpost, publicatie, dossier, vorming, studiedag of een advies door een van de collega's. Adviezen geven is een opdracht die we graag uitvoeren. Voorwaarde is wel dat we voldoende informatie krijgen van de aanvrager. Dit maakt het geven van een advies tegelijkertijd erg interessant: dankzij de informatieuitwisselling, de plaatsbezoeken en het leggen van contacten met de sector krijgen we een goed beeld van waar het cultureel-erfgoedveld mee bezig is en wat de gangbare problemen, uitdagingen en pijnpunten zijn. Een advies geven we meestal gratis, soms samen met collega's uit ons multidisciplinair team en volgens onze eigen interne gedragscode. 

Heel wat organisaties worden geconfronteerd met uitdagingen rond informatiemanagement & ICT: een nieuwe website, contactendatabank (CRM), collectiemanagementsysteem, collectieontsluiting via web & mobiele toestellen ...  het zijn slechts enkele thema's waar cultureel-erfgoedorganisaties vandaag op inzetten. Meestal leven er heel wat ideeën in de organisatie hoe het beter en dynamischer kan maar beschikken de medewerkers zelf niet over de kennis om dit zelf te realiseren. Een gangbare praktijk is dan om de zaken te gaan uitbesteden.

Een medewerker van Gartner (wereldwijd leider in ICT-consultancy) vertelde op een presentatie voor ICT-professionals dat men niets mag uitbesteden waar men zelf geen kennis over heeft omdat men anders de realisaties niet correct kan opvolgen en inschatten. Dit is een van de redenen waarom organisaties op zoek gaan naar extern onafhankelijk advies of consultancy. U kan het in zekere mate vergelijken met het inhuren van een architect bij de bouw van een huis. Meestal gaat men te rade bij kennissen, bevriende organisaties, kijkt men naar goede voorbeelden en vraagt men advies aan meerdere organisaties of experten. In principe is dit een goede reflex, hoe meer informatie u heeft hoe beter u immers een beslissing kan nemen. Er zijn echter enkele zaken waarover ik u wil informeren. 

Werk niet van één advies tot een ultiem advies
Iemand die een advies maakt doet dat met alle informatie die hij heeft ontvangen van de organisatie (timing, budget, doel ...). Hij doet een informatieanalyse en stelt een oplossing voor die volgens hem de beste is voor deze specifieke case. Wanneer u dit advies verder voorlegt aan een andere organisatie, ontstaat de reflex om het advies verder aan te vullen met extra goedbedoelde zaken die niet altijd compatibel of nodig zijn. Soms kunnen die extra's ook de prijs en complexiteit van het project opdrijven en is het ultieme advies niet meer in lijn met het vooropgestelde budget of doel.

Hergebruik geen adviezen van anderen (bv. bestek of aanbesteding kopiëren)
Organisatie X wil hetzelfde als organisatie Y en dus vraagt men het bestek op en gebruikt dit voor een nieuwe aanbesteding. De technologische veranderingen gaan razendsnel. Tussen het advies en de oplevering van het project is er heel wat tijd verstreken. Soms kunnen zaken veel beter met andere en nieuwere oplossingen. Het is dan spijtig dat u zelf geen advies hebt gevraagd. De technologische oplijsting is ook maar één onderdeel van een ICT-advies, u kan het vergelijken met het lezen van een presentatie zonder de studiedag te volgen. 

Hou uw bestek of offerteaanvraag beperkt
Mijn ervaring leert me dat bestekken die heel uitgebreid zijn uitgewerkt meestal duurdere offertes opleveren en minder kandidaten. Bedrijven willen graag nog ruimte om hun eigen inbreng (voorstellen) te kunnen doen, te veel beperkingen kunnen dit belemmeren of te uitgebreide offertes vragen te veel werk om een offerte te maken.

Mond-tot-mondreclame is goed maar ...
Check steeds de referenties van een bedrijf en informeer u bij collega's die al samengewerkt hebben met het bedrijf over hun ervaringen. Dit is een goede reflex maar mag niet leiden tot het dominant maken van een bedrijf in de sector - met prijsstijgingen tot gevolg. Niet elk bedrijf is even geschikt voor elke organisatie. WIlt u een vaste accountmanager die alles voor u opvolgt en u niet lastigvalt met techniciteiten, werkt u liever rechtstreeks met de ICT-specialist of houdt u van een open en transparante communicatie? Ook de locatie van het bedrijf kan bepalend zijn in de keuze, lange verplaatsingen kosten ook tijd en geld. Ga het gesprek aan en maak dan de keuze. Doe dit niet alleen met de grote bekende namen maar zoek ook naar kleine vriendelijke en goede bedrijven die soms beter koop zijn door hun eenvoudige structuur.

De toewijzing van een project aan een firma is slechts het begin ...
Het bouwen van een website of database is een intensief en creatief proces. Het bestek of de aanbesteding fungeert als leidraad. Belangrijk is dat u en het bedrijf de grote lijnen hiervan volgen maar het moet steeds mogelijk zijn om in het belang van het project af te wijken als beide hier een voordeel in zien. De firma moet niet alleen uitvoeren maar als specialist een creatieve en technische inbreng kunnen doen. Bestekken die te uitgebreid zijn kunnen hiervoor een barriëre vormen, bestekken die te beperkt zijn geven onvoldoende houvast. 

Goede relaties kunnen ook eindigen
Een goede samenwerking nastreven met een bedrijf is belangrijk omdat men toch voor een langere periode gaat samenwerken (meerdere jaren). Het is dan ook raar om in sommige bestekken te lezen dat men iets eist. Toch moet u voor aanvang van het project reeds stilstaan bij een mogelijk einde van de samenwerking. Het gebruik van open technologieën (open source) is hierbij belangrijk i.v.m. de meeneembaarheid naar een andere firma.