Met dit project kan de bibliotheek van het Middelheimmuseum een inhaalbeweging doen voor de digitale registratie van de metadata en de inhoud van haar tentoonstellingscatalogi die zoveel mogelijk als open data worden gepubliceerd. Daarbij is er aandacht voor een waardegedreven collectiebeleid en voor het verder ontwikkelen van de onderzoeksfunctie.

De bibliotheek van het Middelheimmuseum

De geschiedenis en het profiel van de bibliotheek en haar collectie sluiten nauw aan bij die van het museum. Het is een bewaarbibliotheek met publicaties rond ruimtelijke kunst van 1870 tot heden en rond kunst in de openbare ruimte. De bibliotheekcollectie dateert voornamelijk van na 1950.

De collectievorming liep aanvankelijk parallel met de Biënnales die telkens de ontwikkelingen op het vlak van beeldhouwkunst in een bepaald land of thema belichtten. Naast bekende namen werd ook werk van minder bekende beeldhouwers getoond. Over hen kon de bibliotheek zelden monografieën verzamelen, maar wel catalogi van solo- of groepstentoonstellingen. De tentoonstellingsmakers brachten catalogi mee van hun prospectiereizen, atelier- en tentoonstellingsbezoeken of deden gerichte acquisitie van catalogi in binnen- en buitenland. Zo ontstond een collectie catalogi van solo- of groepstentoonstellingen van over de hele wereld en zeldzame, kleine publicaties, uitgegeven door musea, galeries of kunstkringen. Het werd een collectie met een grote erfgoedwaarde zoals blijkt uit de vragen van onderzoekers, veilinghuizen en collega-instellingen uit binnen- en buitenland.

De collectie tentoonstellingscatalogi vormt ook een onmisbare steuncollectie die de geschiedenis van het verzamelen in het museum documenteert. Ze versterkt de betekenis van de museale kerncollectie (via haar documentaire/informatieve en museaal-historische waarde) en creëert er context bij (via haar educatieve en presentatiewaarde).

Tentoonstellingscatalogi zijn een apart publicatietype en vormen naar schatting 40% van de totale bibliotheekcollectie. Het is de slechtst geregistreerde en daardoor de minst toegankelijke, minst deelbare en nauwelijks te waarderen deelcollectie. Behalve deze historische registratieachterstand en het belang van de collectie, waren er twee concrete aanleidingen om deze deelcollectie te selecteren voor de subsidieaanvraag.

Het collectieprofiel van de bibliotheek wordt momenteel geïntegreerd in dat van het museum binnen het pilootproject collectiewaardering Collection Middelheimmuseum, who cares. Het collectiebeleidsplan beschrijft de ontwikkeling van de diverse deelcollecties en legt de nadruk op onderlinge verbinding.

Het project ‘Conversie van tentoonstellingsrecords naar lokale contents’ voor de optimalisering van de tentoonstellingsgegevens binnen Anet (2018) waar de bibliotheek als partner mee instapte. Voor alle nieuw ingevoerde, alsook voor de gecorrigeerde records werd de nieuwe eenvormige en gestandaardiseerde werkwijze voor invoer en ontsluiting van de tentoonstellingscatalogi toegepast, met o.a. namen van musea en geografische locaties in een geautoriseerde vorm. Anet zorgde voor de ontwikkeling van het datamodel, de indexering, de conversie van de bestaande gegevens naar het nieuwe datamodel en het aanpassen van de publieksinterface

Werkwijze

Fase 1 | Start project

• Aanwerving van de projectmedewerker (halftijds contract voor 12 maanden).
• Opmaken van een gefaseerd projectplan.
• Opstellen van een lijst (Excel-bestand) met alle namen van kunstenaars die ooit in het museum tentoonstelden. Op basis van de bestaande lijst Tijdelijke tentoonstellingen sinds 1950. Het bleek uiteindelijk om 1.379 kunstenaars te gaan.
• Keuze voor een beperking tot de 20 biënnales, plus de eerste tentoonstelling in 1950 en de derde in 1952. Dus van de ‘Internationale tentoonstelling in de open lucht van beeldhouwkunst (1900-1950)’ (1950) tot de 20ste biënnale Middelheim (1989), en met inbegrip van de ‘Tentoonstelling ingericht naar aanleiding van de Blijde Intrede van Z.M. Koning Boudewijn’ (1952).

Fase 2 | Selectie & fase 3: metadata ontsluiten als open data

Deze fasen werden in het projectplan samengevoegd omdat selecteren op het rek en meteen catalogiseren logisch op elkaar aansluiten.

1/ Van alle tentoonstellingscatalogi binnen de scope de titelbeschrijvingen nakijken en corrigeren. Voor kunstwerken uit de Middelheim-collectie, vermeld in de catalogi, een link leggen tussen de collectieregistratie van het werk in Axiell/C en de metadata van de publicatie in Brocade.

2/ Per biënnale van de deelnemende kunstenaar nagaan of er nog niet eerder ingevoerde catalogi zijn van solotentoonstellingen. Alle catalogi invoeren volgens de in het projectdossier aangegeven werkwijze:

• Invoer aan de hand van de catalogi zelf.
• Titelbeschrijving conform de regels voor catalografie binnen Anet waardoor ze ook voldoen aan de internationale standaard voor titelbeschrijvingen (RDA).
• Toepassing van de nieuwe, eenvormige en gestandaardiseerde werkwijze voor invoer en ontsluiting van tentoonstellingscatalogi zoals afgesproken binnen het project ‘Conversie van tentoonstellingsrecords naar lokale contents’ voor de optimalisering van de tentoonstellingsgegevens binnen Anet (2018).
• Aanmaken of corrigeren van authority records voor de betrokken kunstenaars, en een link leggen vanuit het authority record permalinks naar RKD en VIAF.
• Inhoudelijke ontsluiting volgens de regels van Anet, met o.a. AAT-concepten.
• Standplaatsvermeldingen invoeren of aanpassen.

3/ Na de check op solotentoonstellingen (punt 2) zoeken naar nog niet eerder ingevoerde groepstentoonstellingen waaraan de betreffende kunstenaar deelnam.

• Selectie op basis van tentoonstellingsgegevens in de catalogi van solotentoonstellingen, van gegevens gevonden in o.a. WorldCat, Anet, Wikipedia, website van de kunstenaar of zijn stichting enz.
• Voor de catalogi van groepstentoonstellingen naast de naam van de kunstenaar die in de lijst voorkwam, ook alle andere kunstenaarsnamen als authority record opnemen in het onderwerpsveld van de titelbeschrijving.
• Ook deze catalogi invoeren volgens de afgesproken werkwijze (zie hierboven).

Fase 2 en 3 | Resultaten

Via Anet zijn nu 1.239 nieuwe en gecorrigeerde records wereldwijd beschikbaar via Worldcat.

Fase 4 | Selectie voor digitaliseren

Tijdens het invoeren van de catalogi van kunstenaars die tentoonstelden in Middelheim meteen een selectie maken van catalogi om volledig te laten digitaliseren en ontsluiten als object. De selectie gebeurt met de catalogus in de hand via de afgesproken checks: waardenweging en inschatting urgent autonoom verval.

• Check 1: waardenweging
  
  De geplande waardering als 'benchmark' op deelcollectieniveau door een collectieparlement met diverse stakeholders (het publiek, de vriendenvereniging, kunstenaars, academische partners en onderzoekers, de vrijwilligers, de groep hedendaagse kunstmusea in Vlaanderen en de internationale partners en ten slotte het museum zelf) kon niet gebeuren door de coronapandemie. Als noodoplossing doen we een snelle waardenweging op objectniveau op het moment van catalogiseren, waarbij we hetzelfde waarderingskader aanhielden zoals voor het geplande collectieparlement: fysieke toestand, ensemblewaarde, herkomst (gesigneerd door of met opdracht van de kunstenaar aan het museum) en uniciteit (aanwezigheid in Anet en WorldCat, op sites van antiquariaten) van de catalogi. En we houden rekening met cultuurhistorische criteria (algemeen-historische, museaal-historische, boekhistorische, informatieve), sociaal-maatschappelijke criteria (maatschappelijke, belevingswaarde) en gebruikswaarden (museaal: presentatie (bv. in het vernieuwde collectiepaviljoen), museale criteria (educatie, onderzoek).
  
   
• Check 2: inschatting urgent autonoom verval
  
  Op objectniveau gebeurt bij de invoer een check op fysieke toestand en autonoom verval en beslissen we welke catalogi beter niet meer worden gemanipuleerd. 34 externe catalogi komen in aanmerking voor digitalisering. Bovendien worden ook alle eigen catalogi van het Middelheimmuseum gedigitaliseerd.
  
   
• Check 3: onderzoek klaren auteursrecht
  
  De relatief jonge leeftijd van de objecten in de Middelheimmuseumcollectie dwarsboomt het streven om zo veel mogelijk open data ter beschikking te stellen. De meeste betrokkenen – kunstenaar en fotografen – zijn immers nog in leven, of minder dan 70 jaar overleden. Dat betekent dat voor nagenoeg alle afbeeldingen rechten moeten worden geklaard, zowel de rechten van de kunstenaar als die van de fotograaf. Daarvoor bestond geen vastgelegde workflow, daarom werd een workflow uitgewerkt (workflow als bijlage). Rechten klaren bleek een moeizaam proces. Soms is er geen contactinformatie te vinden of is ze achterhaald. Of er komt geen reactie op de vraag om toestemming tot publiceren. Voor deze specifieke catalogi was wel duidelijk welk werk van welke kunstenaar was, maar niet welke fotograaf welke foto gemaakt had. Er is veel onduidelijkheid over wat dan mag en kan inzake online publiceren van afbeeldingen. En helaas is het klaren van de rechten een uitsluitende voorwaarde voor het open dataverhaal.

Fase 5 | Digitalisering-ontsluiting als open data

• De metadata van de 1.239 ingevoerde en bijgewerkte catalogi in Brocade/Anet zijn als open data opzoekbaar en zichtbaar in WorldCat, cruciaal voor de internationale toegankelijkheid van de collectie.
• De link tussen de collectieregistratie in Axiell/C en de metadata van de publicatie in Brocade genereert automatisch literatuurlijsten op de website Collectie Middelheimmuseum Online.

Digitalisering en ontsluiting van catalogi als objecten

• Alle eigen tentoonstellingscatalogi van het museum worden professioneel gescand, wat de mogelijkheid tot OCR biedt. Al deze bestanden worden geüpload in DAMS. De gedigitaliseerde catalogi kunnen echter pas worden aangeboden als open data zodra de rechten geklaard zijn.
• De 34 externe tentoonstellingscatalogi die, op basis van checks 1 en 2 in fase 4, in aanmerking kwamen voor scannen/digitalisering worden in huis gescand. De bestanden worden geüpload in DAMS. Omdat het geen eigen publicaties zijn, kunnen ze helaas niet als open data worden aangeboden.

Bevindingen

Dit project stelde de bibliotheek van het Middelheimmuseum in staat om een inhaalbeweging te doen voor de digitale collectieregistratie van de metadata van tentoonstellingscatalogi (1.239 nieuwe records toegevoegd). Deze inhaalbeweging bevestigt een aantal van onze vermoedens over het belang van de deelcollectie tentoonstellingscatalogi.

We kwamen een paar interessante catalogi tegen van tentoonstellingen die ofwel een inspiratiebron waren voor het tentoonstellings- en collectiebeleid van het startende Middelheimmuseum, of die misschien wijzen op parallellen binnen het museum- en tentoonstellingsbeleid van verschillende instellingen in dezelfde periode. Dit soort bevindingen vormt een aanzet voor verder onderzoek in de archieven om de al dan niet wederzijdse beïnvloeding in kaart te brengen en het museum te kaderen in de tijdsgeest.

Het werd ook duidelijk dat inderdaad heel wat tentoonstellingscatalogi verzameld werden n.a.v. de biënnales, vooral als het over beeldhouwers gaat die buiten de mainstream uit de buurlanden vielen zoals Oost-Europese, Scandinavische, Japanse, Indiase … kunstenaars. Die catalogi zitten qua verschijnings- of verwervingsdatum in de buurt van het betreffende biënnalejaar. Dit bevestigde onze veronderstelling bij de projectaanvraag: de collectievorming van de bibliotheek liep parallel met de tentoonstellingen en naast bekende namen werden ook in West-Europa minder bekende beeldhouwers uitgenodigd.

Helaas moesten we ook vaststellen dat op een totaal van 1.378 kunstenaars er van 515 kunstenaars binnen de deelcollectie kunstenaarsmonografieën geen catalogi van solotentoonstellingen in de bibliotheekcollectie zaten. Of dat was omdat ze niet waren verzameld, of omdat er op dat moment nog geen solotentoonstellingen geweest waren, is binnen het kader van dit project niet verder onderzocht. Voor deze kunstenaars werd dan zoveel mogelijk gezocht tussen de groepstentoonstellingen. Er werden in het kader van dit project uiteindelijk ongeveer dubbel zoveel solotentoonstellingen ingevoerd als groepstentoonstellingen.

Een andere boeiende vaststelling bij het invoeren van catalogi van groepstentoonstellingen was dat de catalogi waarin kunstenaars voorkomen waarvan het Middelheim werk bezit vrij regelmatig afbeeldingen bleken te bevatten van hetzelfde werk als dat van het Middelheim. Deze gegevens zijn waardevolle informatie over de museumcollectie, over de herkomst van de werken, de tentoonstellingsgeschiedenis, over andere geuten of versies in andere collecties enz. Dat motiveert ons om de groepstentoonstellingen verder te ontsluiten.

In sommige catalogi staan aantekeningen en prijzen waarvan we veronderstellen dat ze gemaakt zijn met het oog op mogelijk aankopen. De tentoonstellingscatalogi kunnen dus ook meer inzicht geven in hoe, waar en waarom er al dan niet werd aangekocht. Daarvoor is uiteraard verder onderzoek nodig in het archief en fotoarchief van het museum.

Rechten klaren bleek een moeizaam proces dat ons streven om zo veel mogelijk catalogi als open data aan te bieden sterk bemoeilijkt. De wetgeving op auteursrecht is complex en voor interpretatie vatbaar.