Organisaties die een projectsubsidie kregen toegekend in 2008 op basis van het Archiefdecreet dienen uiterlijk op 30 september 2009 het eindverslag en de financiële afrekening in. Organisaties die een projectsubsidie kregen toegekend in 2008 op basis van het Erfgoeddecreet dienen uiterlijk op 1 oktober 2009 het eindverslag en de financiële afrekening in. Het eindverslag en de financiële afrekening bevatten minstens:

• een beknopt inhoudelijk verslag waarin de aanvrager van de projectsubsidie aangeeft hoe het project werd uitgevoerd, welke resultaten werden bereikt en wat de oorzaken zijn van een eventuele vertraging of slechts gedeeltelijke uitvoering. Wanneer het project niet het beoogde resultaat opleverde en daar geen verantwoording voor wordt afgelegd, wordt het saldo niet uitbetaald en kunnen de voorschotten worden teruggevorderd;
• een financiële afrekening van het project met bewijsstukken. De boekhouding wordt zo georganiseerd dat de financiële controle op de aanwending van de projectsubsidie mogelijk is. De afrekening bevat aan de ontvangstenzijde alle opbrengsten (subsidies, verkoop tickets, brochures, interesten, sponsoring…) en aan de uitgavenzijde alle kosten verbonden aan het project. Bij de financiële afrekening worden de verantwoordingsstukken(kopieën van facturen, schuldvorderingen, individuele loonfiches, contracten, kasstukken…) als bewijs van opbrengsten en kosten gevoegd.

Het saldo van 20 percent van de subsidie die voor dat werkingsjaar is toegekend, wordt uitbetaald na controle op de naleving van de subsidievoorwaarden, na aanvaarding van de bewijsstukken door het agentschap. Het agentschap volgt strikte richtlijnen bij de inhoudelijke en financiële evaluatie van de uitvoering van een project.

Het verantwoordingsformulier met bijlagen wordt in twee exemplaren gestuurd naar mevrouw Marina Laureys, Afdelingshoofd, Kunsten en Erfgoed - Afdeling Erfgoed, Arenbergstraat 9, 1000 BRUSSEL.

Stuur uw formulier en de bijlagen ook per e-mail op naar cultureelerfgoed@vlaanderen.be. Vermeld de volgende gegevens in de onderwerpregel van uw e‑mailbericht: 'Verantwoording projectsubsidies - naam organisatie – naam project'

Bron: Agentschap Kunsten en Erfgoed