Het is net of de tijd sneller gaat als de zomer dichterbij komt. En dan stelt zich meer dan eens de vraag: hoe hou ik in godsnaam grip op mijn agenda? De voorbije weken ging ik aan de slag met het timemanagementsysteem van Stephen Covey. Hieronder vat ik samen wat me is bijgebleven.

Urgentie is verslavend

Snel een klus klaren en daar resultaat mee boeken, dat geeft een mens voldoening. En dat is dan ook de reden dat we ons zo vaak blindstaren op datgene wat urgent is en meteen een oplossing vraagt. Maar is dat wel efficiënt? Sommige zaken zijn vooral urgent voor degene die de vraag stelt, maar misschien helemaal niet voor u. Andere dingen zijn niet urgent, maar misschien eigenlijk wel belangrijker. Alleen komt u er niet aan toe omdat u achter urgente vragen van anderen aanholt. Klinkt bekend? (meer info hier en test ook even of u zelf verslaafd bent aan urgentie).

De wet van de boerderij

Een van de basisideeën in het werk van Covey is dat belangrijke dingen tijd nodig hebben om te kunnen groeien. Goede ideeën moet u eerst zaaien, en daarna een tijd verzorgen, voor u ze kan oogsten. Het is dus belangrijk om in de agenda ruimte te maken voor het ontwikkelen van nieuwe ideeën en projecten die belangrijk zijn. Hier zit meteen ook de grootste tijdsbesparing: wat op voorhand in alle rust is overdacht en uitgewerkt leidt minder snel tot urgenties. Brandjes voorkomen in plaats van blussen dus.

Wekelijks puzzelen

Covey stelt voor om een wekelijks planningsmoment in te lassen, waarbij u uzelf de volgende vragen stelt. (Het is een beetje Amerikaans, maar er zit wel wat in):

• Uw agenda zou uw missie en visie moeten weerspiegelen: wat wil u echt bereiken? Wie wil u echt zijn? Vertrek dus vanuit die vragen.
• Stel vast wat de zeven belangrijkste rollen zijn u deze week vervult, denk daarbij aan werkrollen (adviesverlener, lesgever, coach ...) en privérollen die u belangrijk vindt (ouder, vrijwilliger …). Een verplichte rol is die van de zelfzorg (lezen, rusten, sporten …).
• Formuleer voor elke rol een belangrijke doelstelling in functie van de langere termijn. Dus niet: dat brandje ga ik blussen, maar “ik wil eens nadenken over mijn sterktes als coach” of “ik wil die nota goed voorbereiden”, of “ik wil een lange wandeling maken”.
• Plan deze belangrijke zaken eerst in.
• Vul daarna pas de agenda aan met allerlei urgenties (waarbij u zich meteen afvraagt of dat urgenties zijn van u of van een ander).
• Bekijk elke ochtend welke langetermijndoelstelling u wil realiseren.

Op het internet zijn tal van invulbladen te vinden.

Werkt het?

Covey maakte me vooral bewust van de verslavende kracht van urgenties en het gemak waarmee u belangrijke doelen uit het oog kunt verliezen. In die zin is de wekelijkse reflectie zeker zinvol. Aan de andere kant zit mijn agenda vaak al vol met afspraken aan het begin van een week. De puzzel is dus steeds al voor een deel gelegd. Maar dan nog is het denken in doelen op langere termijn handig om keuzes te maken over hoe u de schaars beschikbare tijd het beste invult. Zo ben ik bijvoorbeeld eindelijk toegekomen aan het schrijven van deze blog!

Leestip: Stephen Covey, Timemanagement volgens Covey, Amsterdam, Atlas Contact, 2014.