Tijdens het project werd een klusploeg opgestart met vrijwilligers van de verschillende ledenverenigingen. Deze groep, bestaande uit bus- of tramliefhebbers, leverde een belangrijke bijdrage op vlak van stukherkenning, de functieomschrijving of lokale benaming. Deze informatie werd nagekeken in officiële terminologielijsten, maar was een belangrijke hulp bij het categoriseren van de stukken. Voor de categorisering van de stukken werd de structuur van het wisselstukkenmagazijn van De Lijn gevolgd.

In het depot werd gekozen voor de onderverdeling van de ruimte in twee helften voor het schikken van resp. de bus- en de tramonderdelen. Kleine en lichte onderdelen (verlichting, elektriciteit, spiegls...) werden in de rekken ondergebracht. Grotere stukken zoals wielbanden, motoren, koetswerkonderdelen, zetels etc. werden op paletten op de vloer geplaatst . Voor het labelen werden hanglabels in zuurvrij karton gebruikt

Dankzij het werk van de vrijwilligers is op het vlak van de fysieke ordening een hele weg afgelegd. De bijzonder arbeidsintensieve inventarisatiewerkzaamheden namen vele manuren in beslag. Gemiddeld werd in het depot om de 4 weken een volledige kluszaterdag van 8uur georganiseerd met een team van 4 à 8 personen De stukken werden geordend,gecategoriseerd en gefotografeerd, waarna de beschrijving en foto’s van de stukken in het collectieregistratiesysteem werden ingevoerd (per stuk of in bulk).

In deze fase werd het collectieregistratiesysteem Adlib Plus (module museum en archief) aangeschaft. De collectiestukken waren in fase I in het collectieregistratieprogramma DICE geregistreerd. De reeds geregistreerde records werden naar het nieuwe systeem gemigreerd. De Adlib-applicatie werd op de server van De Lijn geïnstalleerd, en de stukken werden verder geïnventariseerd.

De benaming van de deelcollecties werd aangepast in : 'rollend materieel' , museale objecten’, ‘reserveonderdelen trams’ en reserveonderdelen bussen’'. Gelijktijdig met de conversie van de records naar het nieuwe collectieregistratiesysteem, werd ook de structuur en nummering van de deelcollecties aangepast. Voor het invullen van de objectbeschrijvingen werd gebruik gemaakt van het Invulboek van MoVE. De objectbeschrijvingen uit de vorige fase werden geüniformiseerd, verbeterd, aangevuld en gestructureerd via de thesaurus AAT-Ned.  Na afloop van het project waren 737 thesaurstermen ingevoerd, behorende tot de categorie Objectnaam, Geografisch trefwoord, Materiaal, Techniek en in mindere mate de Periode. De voorziene velden voor de Termen, Relaties, Bronnen en definities in Adlib werden ingevuld. De termen en relaties werden gekopieerd uit de AAT-thesaurus, of uit andere bronnen als de Van Dale, waarbij de definitie werd overgenomen. Het gebruik van niet-gedocumenteerde termen wordt zoveel mogelijk vermeden. De thesaurus moet nog verder aangevuld worden. Andere voorziene bronnen zijn TGN-thesaurus (Thesaurus of Geographical Names ), maar ook detailplannen van reserveonderdelen van bussen en trams uit het archief, bestaande woordenlijsten en lexika van tram- en busonderdelen.

De reserveonderdelen werden grotendeels geïnventariseerd. Ongeveer 2/3 van het totaal aantal reserveonderdelen van trams en bussen in het depot is gedigitaliseerd. Als resultaat geeft dat 714 records.Idealiter zouden in het registratieprogramma de reserveonderdelen aan de voertuigen uit de collectie moeten kunnen worden gekoppeld zodat ook hier amper nog externe kennis nodig is om het juiste stuk te vinden voor een bepaalde tram of bus. Op dit moment is dit nog een probleem : vaak ontbreekt precies de kennis over de herkomst van een bepaald onderdeel.

In Fase II werd, dankzij de digitale inventarisatie in het collectieregistratieprogramma een groot deel van de collectie gecentraliseerd. Hoewel de inventarisatie nog niet volledig is afgerond door de grote hoeveelheid en de diversiteit van de stukken, worden nu al de vruchten geplukt. Dankzij de ordening van de onderdelen in het depot en de reeds gedigitaliseerde stukken heeft men al een veel beter overzicht van wat er zich (en wat niet) in de collectie bevindt, dit zonder zich noodzakelijkerwijze ter plaatse te moeten begeven. Op deze manier vereenvoudigt de inventarisatie van de reserveonderdelen de restauratie en wint men tijd doordat de juiste reservestukken dadelijk kunnen worden teruggevonden en er geen tijd meer verloren gaat met het contacteren van mensen die hopelijk weten waar nog een bepaald stuk kan worden gevonden