Veelgestelde vragen

Bijna een kwart miljoen bezoekers jaarlijks, dat moet je verdienen… Elk jaar wordt met argusogen uitgekeken naar de bezoekersaantallen van Erfgoeddag. Met 240.000 bezoekers consolideerden de deelnemers van Erfgoeddag 2012 het record van het jaar ervoor. Cijfers zeggen uiteraard niet alles, maar geven toch aan dat Erfgoeddag een belangrijk én maatschappelijk relevant evenement is. Sinds 2001 is het bezoekersaantal meer dan verdubbeld. In 2013 gaan we ervoor om daar nog een schepje bovenop te doen – met jouw hulp natuurlijk.

Neen. De coördinatiecel Erfgoeddag raadt elke deelnemende organisatie aan om een verzekeringspolis af te sluiten om de burgerlijke aansprakelijkheid tijdens het evenement te dekken. Een losliggende elektriciteitskabel, een iets te glad geboende parketvloer… Een ongeluk ligt dikwijls in een klein hoekje.

Indien de door jou ingediende activiteit om de een of andere reden niet meer doorgaat, breng je ons daar best zo snel mogelijk schriftelijk van op de hoogte. Wanneer de programmabrochure in druk is, kan de activiteit enkel nog uit het online programma gevist worden. Nodeloos om te zeggen, maar inschrijven doe je dus enkel wanneer je heel zeker bent van je stuk en jouw voorstel realistisch is. Hierdoor bespaar je jezelf én het publiek de teleurstelling…

Toegegeven, we produceren heel wat papier n.a.v. Erfgoeddag. We kiezen daarbij echter wel steeds voor ‘ecologisch verantwoord’ en ongebleekt papier, zoals FSC-gecontroleerde producten en merken die het Europese keurmerk hebben. Ook kiezen we bij verplaatsingen meestal voor het openbaar vervoer. Wanneer we de auto nemen, kiezen we voor Cambio, een autodeel-organisatie. (Eco)Logisch, toch?

Inschrijven doe je snel en eenvoudig via de inschrijvingswebsite van Erfgoeddag die vanaf begin oktober online staat. Heb je geen toegang tot het internet, kun je bij de coördinatiecel terecht voor de (papieren) inschrijvingsformulieren. Wanneer de inschrijvingssite online komt, krijg je hiervan bericht. Inschrijven doe je met een (persoonlijk) login en paswoord. Heb je deze gegevens niet, of vind je ze niet meer terug, neem je best contact op met de coördinatiecel Erfgoeddag. Na het verstrijken van de deadline, is de inschrijvingsperiode onherroepelijk voorbij. ‘Laatkomers’ worden onder geen beding nog in het programma opgenomen.

Zeker en vast. Als deelnemer hoef je niks te betalen om in het programma van Erfgoeddag opgenomen te worden, wel integendeel. Je krijgt, indien je dat wenst, gratis promotiemateriaal dat je kunt gebruiken om je activiteiten bij het publiek bekend te maken (zie ook ‘Promotiemateriaal’). Ook voor het publiek is Erfgoeddag gratis. Dat betekent niet dat je de toegang tot de volledige instelling helemaal gratis moet maken. Je kunt ook perfect één activiteit – bijvoorbeeld een tijdelijke, speciaal voor Erfgoeddag ontwikkelde tentoonstelling – gratis aanbieden. De vaste (museum)collectie kan dan wel betalend zijn. Of je kunt probleemloos versnaperingen en drankjes aanbieden tegen betaling, om bijvoorbeeld de kas van je vereniging of organisatie wat te spekken. In dat geval willen we je graag verzoeken de prijzen democratisch te houden.

Om de deelnemers te ondersteunen in aanloop naar Erfgoeddag, biedt de coördinatiecel gratis promotiemateriaal aan. Dit zijn flyers en affiches met en zonder witruimte, stickers, vlaggen en de nationale programmabrochure. Kandidaat-deelnemers geven bij hun inschrijving aan wat ze wensen, en welke hoeveelheden ze kunnen distribueren. Daarbij dient best een zo realistisch mogelijke schatting gemaakt te worden – promotiemateriaal kost immers geld. De Erfgoeddag-vlag is gratis voor nieuwe deelnemers. Wie (een) bijkomende vlag(gen) wenst, betaalt hiervoor de productieprijs. Het promotiemateriaal komt steeds in twee keer: een eerste keer vanaf eind februari. Dan ontvang je alles, uitgezonderd de programmabrochures. Die worden pas vanaf eind maart geleverd. Bijbestellingen kunnen, zolang de voorraad strekt.

Op Erfgoeddag 2007 hield de coördinatiecel Erfgoeddag een publieksonderzoek, i.s.m. het onderzoeksbureau TNS Dimarso. Het is (nog steeds) een interessante momentopname van wie er naar Erfgoeddag kwam. Het eindrapport kan via deze link worden opgehaald.

Timing is voor een deelname aan Erfgoeddag heel erg belangrijk (zie ook ‘Procedure’). In een paar zinnetjes: Erfgoeddag vindt elk jaar plaats op de eerste zondag na de paasvakantie. Na afloop is het tijd voor de evaluatie en de nazorg van de editie van dat jaar. Vanaf de zomer starten vervolgens de voorbereidingen van de volgende Erfgoeddag. Er worden infosessies gepland vanaf begin oktober. Daarna kan er worden ingeschreven

Erfgoeddag werkt steeds met een jaarthema. Een jaarlijks wisselend thema biedt kansen om verrassende verbanden te leggen tussen diverse soorten erfgoed, om nieuwe verhalen op te diepen over ‘oud’ erfgoed en om een breed publiek op een andere manier te laten kijken naar een gemeenschappelijk verleden. Het thema is ook telkens een uitnodiging aan de (erfgoed)organisaties om over de eigen werkvormen en (on)bewuste denkkaders te reflecteren. Het thema wordt door de Stuurgroep Erfgoeddag gekozen en door de Vlaams minister van Cultuur bekrachtigd.

Publieksaantallen zijn een nuttige barometer om het succes van een editie van Erfgoeddag aan te toetsen. Het totale aantal bezoekers wordt ook doorgegeven aan de (nationale) media en is iets dat overduidelijk ook nieuwswaarde heeft. Om die reden is het belangrijk een nauwkeurige registratie bij te houden van het aantal bezoekers.

Vragen bij wie wat doet? Erfgoeddag wordt georganiseerd door de ‘coördinatiecel Erfgoeddag’. Dit team wordt inhoudelijk aangestuurd door een ‘Stuurgroep’.

Deze coördinatiecel zorgt voor:

  • de algemene coördinatie van het evenement;
  • realisatie van alle promotietools, website, infosessies voor kandidaat-deelnemers, de publieke website en een landelijke programmabrochure;
  • de mobilisering, activering en inhoudelijk-praktische ondersteuning van deelnemers;
  • de logistiek en het financieel beheer van het evenement;
  • de uitwerking van de publiekscampagne;
  • media- en partnerakkoorden;
  • relaties met de pers;
  • communicatie met partners en de Stuurgroep van Erfgoeddag.


De coördinatiecel Erfgoeddag is ingebed in de ploeg van FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw, een expertise- en netwerkorganisatie die ter beschikking staat van het cultureel erfgoedveld. FARO heeft drie kerntaken: praktijkbegeleiding (of met andere woorden organisaties helpen hun werking te professionaliseren en uit te diepen), praktijkontwikkeling (best practices initiëren en internationale tendensen onderkennen en vertalen naar Vlaanderen en Brussel) en de beeldvorming over erfgoed aan te sturen. Deze laatste taak gebeurt o.a. door publieksgerichte evenementen zoals Erfgoeddag maar ook door de publicatie van een tijdschrift, enzovoort.

Indien je hier vragen bij hebt, bel of mail ons gerust.

 

1700 is “het unieke loket van de Vlaamse overheid; het centrale punt waar burgers en bedrijven terechtkunnen voor alle vragen en interacties met de overheid.” 1700 dient vanaf de publiekscampagne van start is gegaan – meestal een maand voor Erfgoeddag – als aanspreekpunt voor vragen over Erfgoeddag, en zorgt ervoor dat mensen die een brochure willen toegestuurd krijgen, deze ontvangen. Meer info: www.1700.be

We proberen op alle mogelijke manier de drempel voor een instap naar Erfgoeddag – en daardoor ook naar alle deelnemende organisaties, ook na Erfgoeddag – zo laag mogelijk te houden. Vandaar dat er op de publieke website van Erfgoeddag (online vanaf eind maart, begin april) steeds de info over het openbaar vervoer is opgenomen. Het is belangrijk dat deze zo accuraat mogelijk is. In 2012 stonden de drie grote openbaar vervoersmaatschappijen netjes op een lijn. Zowel De Lijn, NMBS als MIVB stonden paraat op Erfgoeddag. Elk van de drie deed bovendien een extra inspanning met een aangepast product op Erfgoeddag. Ook wordt er door de samenwerking met deze partners heel wat extra communicatie gegenereerd.

De Stuurgroep Erfgoeddag is een feitelijk samenwerkingsverband van de betrokken partners uit de erfgoedsector. De stuurgroep komt twee- of driemaandelijks bij elkaar en zet de inhoudelijke lijnen van het evenement uit. Alle belangrijke beslissingen op vlak van concept en communicatie van de Erfgoeddag worden door de stuurgroep genomen.

De lokale coördinator stimuleert (erfgoed)organisaties en verenigingen om deel te nemen aan Erfgoeddag. De lokale coördinator zorgt ook voor de lokale promotie van de Erfgoeddag. Hij schrijft de verenigingen of instellingen evenwel niet in, dat doen de deelnemers zelf. De coördinatoren lezen via het online inschrijvingssysteem wel de inschrijvingsformulieren van verenigingen en organisaties na en vullen aan of corrigeren, indien nodig. Aan de erfgoedinstellingen en lokale coördinatoren wordt bovendien gevraagd een intermediaire rol te spelen om ook het culturele erfgoed dat elders (of nergens) werd ondergebracht – het zgn. zwerfgoed – op te sporen en te integreren in de activiteiten en projecten. Tijdens de voorbije editie heeft deze werkwijze opnieuw aangetoond erg succesvol te zijn, o.a. door de afstemming met de WAK.

Om te achterhalen wie in jouw gemeente, stad of regio lokale coördinator is, kun je het overzicht bij 'Lokale coördinatoren' bij de tab 'Procedure' (bovenaan het scherm) openen. Neem contact op met de coördinatiecel indien je hierbij vragen hebt.

Het Kwaliteitscomité reikt ook een aantal ‘speciale vermeldingen’ uit – initiatieven die er met kop en schouders bovenuit steken. Organisaties die een speciale vermelding krijgen, worden bedacht met extra aandacht in de programmabrochure, op de website, in het persdossier, enzovoort. Wat zijn de criteria voor een ‘speciale vermelding’? Daarvoor kun je je baseren op het eerste deel van de Algemene voorwaarden: overleg en samenwerking, kwalitatieve deelname aan de Erfgoeddag, het organiseren van kwalitatieve en creatieve activiteiten die verband houden met het vooropgestelde thema en originaliteit … Veel succes!

FARO is het Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw. De coördinatiecel Erfgoeddag is in dit steunpunt ingebed om tal van redenen die congrueren met de opdracht van het steunpunt zoals die omschreven staat in het Cultureel-erfgoeddecreet. Meer info over FARO vind je op elders op deze site. Het Beleidsplan 2012-2016 legt je haarfijn uit wat FARO doet, en voor wie.

Een klassieke vraag. De Erfgoeddag focust op het roerend (voorwerpen) en immaterieel (verhalen, technieken en vaardigheden) cultureel erfgoed en onderscheidt zich zo van de Open Monumentendag, die zich op het onroerend erfgoed toespitst. Erfgoeddag vindt steeds plaats op de eerste zondag na de paasvakantie.

Het Kwaliteitscomité van Erfgoeddag komt twee keer per jaar samen. De eerste keer is vlak na het afsluiten van de inschrijvingsperiode. Elke activiteit wordt dan overlopen en, ingeval het Kwaliteitscomité twijfelt of de activiteit wel voldoet aan de Algemene voorwaarden (zie hierboven), worden er suggesties gedaan om de activiteit bij te sturen. Dat kan gaan van een eenvoudige herformulering van de inschrijvingstekst, tot het volledig herdenken van het opzet. Het Kwaliteitscomité probeert in deze zo constructief mogelijk te werk te gaan. Het is de lokale coördinator die de suggesties en de commentaar van het Kwaliteitscomité ontvangt. Daar waar er geen lokale coördinator is, wordt rechtstreeks met de betrokken organisatie overlegd. De tweede ronde van het Kwaliteitscomité vindt plaats na de periode waarin de lokale coördinatoren aan de activiteiten hebben kunnen sleutelen. Tijdens deze ronde worden de twijfel- en de probleemgevallen uit het eerste Kwaliteitcomité opnieuw bekeken en beslist of de activiteit vooralsnog kan meedoen aan Erfgoeddag. Het Kwaliteitscomité beslist ook over de ‘speciale vermeldingen’ (zie bij ‘Speciale vermeldingen’ hierboven).

RSS staat voor Really Simple Syndication, simpel abonneren dus. Door in te schrijven op één van de FARO RSS feeds wordt een bezoeker automatisch op de hoogte gehouden van nieuwe berichten op de site. Dankzij RSS komt het nieuws naar je toe en moet je niet steeds alle interessante websites zelf afschuimen naar nieuwtjes. Wanneer het mogelijk is om je te abonneren op RSS feeds verschijnt het oranje RSS symbool in de rechterbovenhoek. Door dit aan te klikken, abonneer je je.

De Algemene voorwaarden vatten de doelstellingen en de werkwijze van Erfgoeddag in één, compact document. Je leest er over de plichten van de (kandidaat-)deelnemer, maar ook over de plichten van de coördinatiecel Erfgoeddag. Verder stipuleren de Algemene voorwaarden ook wat de geplogenheden zijn voor de communicatie en de promotie van het evenement, de procedure en de financiering. De Algemene voorwaarden zijn ook de toetssteen voor het Kwaliteitscomité, wanneer de inschrijvingen worden beoordeeld. De belangrijkste elementen voor de beoordeling zijn dat de activiteit gratis voor het publiek moet zijn, dat de voorgestelde activiteit ook meer inhoudt dan een opendeurdag en dat er bovendien een aantoonbare link is met het thema. Vanzelfsprekend moet de activiteit plaatsvinden op Erfgoeddag zelf. Activiteiten kunnen weliswaar ook na Erfgoeddag doorlopen, iets waarop in de communicatie ook geattendeerd wordt.

Voor velen zijn ‘social media’, of ‘sociale media’ nog een onbekende. Onbekend, en dus onbemind? Ook voor Erfgoeddag – en daarnaast, voor je reguliere werking – bieden de social media een bijzonder groot communicatiepotentieel.

We gaan te rade bij Wikipedia: “Social media of sociale media is een verzamelbegrip voor online platformen waar de gebruikers, met geen of weinig tussenkomst van een professionele redactie, de inhoud verzorgen. Tevens is er sprake van interactie en dialoog tussen de gebruikers onderling. […]     Onder de noemer social media worden onder andere weblogs, fora, sociale netwerken als Facebook en LinkedIn en diensten als Twitter geschaard. […] Via deze media delen mensen verhalen, kennis en ervaringen. Dit doen zij door zelf berichten te publiceren of door gebruik te maken van ingebouwde reactiemogelijkheden.”
 
De Coördinatie Erfgoeddag werkt vooral met Facebook en Twitter. Nog nooit van Facebook gehoord, of heb je geen idee wat dit medium vermag? In dit korte filmpje krijg je een duidelijke introductie.
 
En, tweedens, Twitter [een vogeltje] en #erfgoeddag. Klinkt dat je vreemd in de oren, of heb je het raden naar wat die waterval van berichten en symbolen betekent? Neem dan even de tijd om dit filmpje te bekijken. Als je al Twitter gebruikt, maak dan zeker gebruik van de hashtag #EGD2013. Dan vindt onze zoekmachine je in een handomdraai terug.
 
Je vindt Erfgoeddag op Facebook en Twitter.
 
 
Zie hieronder, bij de vraag 'Wie doet de invoer van de gegevens in UiTinVlaanderen.be'?

De coördinatiecel onderhoudt de contacten met de nationale pers. Eens het volledige programma bekend is, steeds een maand voor Erfgoeddag zelf, organiseert de coördinatiecel een persconferentie, bedoeld voor de nationale media (tv, radio, internetfora, kranten en weekbladen). De maandbladen worden reeds in januari gecontacteerd. Complementair met deze werking, is het aan de organisaties – uiteraard steeds in nauw overleg met de lokale coördinator – om de lokale en regionale pers te activeren. Zowel de timing als de aanpak daarvan kan heel sterk verschillen. Lokale coördinatoren en organisaties wordt nadrukkelijk gevraagd zelf geen contact op te nemen met de nationale pers.

Nadat de teksten van de inschrijvingen zijn geredigeerd door een eindredacteur en alle kromme zinnen, dubbelzinnigheden, taalfouten en vaagheden eruit zijn gefilterd, zorgt de coördinatiecel Erfgoeddag ervoor dat de informatie in de databank van UiTinVlaanderen.be (de oude ‘CultuurDatabank’) terecht komt. Voor het Brusselse aanbod wordt samengewerkt met de Stichting voor de Kunsten Brussel. Organisaties die rechtstreeks inschrijven via deze kanalen, en niet via de door de coördinatiecel Erfgoeddag ontwikkelde online inschrijvingswebsite, worden niet in het Erfgoeddagprogramma opgenomen. Voor deze organisaties wordt evenmin promotiemateriaal voorzien.