Bij de opmaak van een nieuw beleidsplan laat u externe stakeholders aan het woord. Maar vergeet ook de eigen medewerkers niet. Hoe denken zij over de werking? Vraag het hen in een korte enquête en een goed gesprek. Peil daarbij naar de waardering van de output, de interne processen of het arbeidsklimaat.  Dit blogbericht geeft een overzicht van mogelijke vragen om met uw medewerkers te bespreken.

1. Output: hoe hebben we de voorbije jaren gepresteerd?

Dit soort vragen peilt naar de tevredenheid over de concrete acties en producten. Denk aan tentoonstellingen, publicaties, vormingsdagen of nieuwsbrieven. Er zijn drie manieren om dit aan te kaarten:

• U kunt het vorige beleidsplan erbij nemen en met de medewerkers bekijken of de doelstellingen van toen behaald zijn. Wat heeft er gezorgd voor succes? Waar liep het mis? En vooral: wat leren we daaruit?
• U kunt een portfolio maken, een overzicht van alle soorten output die u levert: website, nieuwsbrieven, tijdschrift, activiteiten. De medewerkers geven dan per type activiteit aan of ze tevreden zijn. Uiteraard vraagt u dan ook door naar verbeterpunten.
• U kunt samen met de medewerkers een historielijn maken: een tijdslijn van de voorbije periode. U vraagt hen dan om aan te geven waar de hoogte- en de dieptepunten zaten. Vervolgens analyseert u samen wat de redenen hiervoor zijn.

2. Het arbeidsklimaat: hoe groot is de werktevredenheid?

Werk heeft niet alleen een inhoudelijk aspect, maar ook een belangrijke sociale kant. In het licht van burn-outpreventie is het een goed idee om bij uw medewerkers te peilen naar hun werktevredenheid. Hoe ervaren ze het samenwerken met collega’s, hoe groot is de werkdruk? En vinden zij dat de organisatie kwaliteit levert? Voorbeeldvragen vindt u hier:

• De Gallup vragenlijst bevat 12 basisvragen over de manier waarop uw team samenwerkt.
• Een basisvragenlijst voor medewerkerstevredenheid: naast vragen over werkdruk, ook vragen over opleidingsmogelijkheden.
• Een tweede voorbeeld van (lange) bevraging van medewerkerstevredenheid.

3. Het proces: hoe goed is de organisatie intern gestructureerd?

Een derde type vragen peilt naar de interne samenhang binnen een organisatie. Hoe zijn de verschillende afdelingen met elkaar verbonden? Wordt er kwaliteit geleverd in de ondersteunende processen als ICT, HRM en infrastructuur? Algemene kaders vindt u hier. Selecteer er vragen uit om aan uw medewerkers voor te leggen.

• Het EFQM-model geeft de samenhang tussen input, kernprocessen, output en outcome weer. Heel wat kwaliteitszorgmodellen zijn daarop gebaseerd. U hoorde misschien al van CAF, de kwaliscoop en CERIZE. Hier alvast een korte vragenlijst die een idee geeft over de opbouw van dit type instrumenten. Neem contact op met Jacqueline van Leeuwen als u meer toelichting wenst.
• De leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen bevat ook een aantal basisvragen om verschillende organisatorische aspecten onder de loep te nemen, een goede inspiratiebron.
• Het business model canvas legt in één oogopslag de link tussen uw activiteiten, de noden van de gebruikers en de financieringsbronnen. Vaak gebruikt als planningsinstrument, en ook bruikbaar om te evalueren.
• Specifiek voor musea biedt de museumnorm uit Nederland een goed beginpunt voor een bevraging over de verschillende aspecten van de museumwerking.

4. Specifieke instrumenten over de algemene werking van uw organisatie

Er bestaan heel veel specifieke instrumenten om aspecten van uw interne werking te evalueren. Hier geven we een paar voorbeelden die te maken hebben met de algemene werking (en die dus niet erfgoedspecifiek zijn).

• Bent u toe aan flex-werken? Doe dan de flexwerkscan.
• Benieuwd of u al maatschappelijke verantwoord handelt? Met de mvo-scan leert u vast veel bij.
• Hoe ecologisch is uw organisatie? Kom het te weten met de eco-checklist.
• Vindt u dat de raad van bestuur extra aandacht verdient? Reflecteer over uw bestuur met het evaluatie-instrument goed bestuur.
• Evaluatie van uw loopbaanbeleid.

Meer over beleidsplanning?

• Meer lezen over het opmaken van een beleidsplan? In ons basisrecept beleidsplanning vindt u criteria en een checklist.
• Het FARO-ondersteuningsaanbod in het voorjaar van 2017 kunt u hier bekijken
• We verzamelen continu leestips op een ZEEF pagina

Deze blog is de vijfde in een reeks van beleidsplanningsblogs, u vindt ze terug via de tag beleidsplan2017.