JE TAKENPAKKET
1. Kennis nemen van de opdracht
Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en de te volgen richtlijnen en regels teneinde een duidelijk beeld te krijgen van de taken die uitgevoerd moeten worden
Enkele voorbeelden van activiteiten:
- Het volgen en kennen van de veiligheidsprocedures die van toepassing zijn binnen de dienst/museum.
- Het volgen en kennen van het museumreglement dat van toepassing is binnen de dienst/museum.
- Het volgen en kennen van je eigen werkplanning
- Het volgen en kennen van vluchtroutes in functie van evacuatie bij calamiteit
2. Uitvoering
Uitvoeren van de opgedragen taken teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de dagelijkse opdrachten van het team.
Enkele voorbeelden van activiteiten:
- Ontvangen en begeleiden van bezoekers op een klantvriendelijke manier opdat zij zo snel mogelijk op de juiste plaats zouden terechtkomen
- Geven van informatie aan de bezoekers tijdens rondleidingen (zowel algemeen als in functie van tijdelijke tentoonstellingen)
- Ticketting en verkoop in museumshop
- Bezoekers informeren opdat zij onmiddellijk geholpen worden o.a. uitreiken van folders, informatie verstrekken over seizoensgebonden activiteiten.
- Toezien of de bezoekers de veiligheidsprocedures en het bezoekersreglement naleven
- Voorkomen van beschadiging aan werken in de museumzalen
- Telefoons beantwoorden
- Opvangen en doorgeven van eventuele klachten en een gepaste oplossing trachten te zoeken
- Onderhoud van binnentuin (hagen knippen, rozenperken,…)
- Occasioneel onderhoud (poetsen) van de museumzalen, gangen en trappen
- Openen en afsluiten van museumzalen voor en na het bezoek
- Controle of de stroom uitgeschakeld is na sluitingstijd.
- Mee opstellen en afbouwen bij tentoonstellingen en projecten
- …
3. Materiaal
Nazien en onderhouden van het werkmateriaal teneinde altijd te beschikken over veilig, net en goed functionerend materiaal.
Enkele voorbeelden van activiteiten:
- Onderhoudprogramma’s voor machines, apparaten, voertuigen,… nauwgezet volgen
- Defecten, beschadiging van kunstwerken en problemen signaleren aan de verantwoordelijke
- Zelf herstellen van kleine defecten (lampen vervangen, …)
- Onderhouden (afwassen, oliën, oppoetsen) van de gebruikte werkmiddelen
- Ontsmetten en reinigen van werkvlakken
- Ordelijk en net houden van de werkplaats
- Materiaal op de juiste plaats opbergen
- Werkkleding en uniformen onderhouden
- …
4. Ad hoc taken
Verrichten van een aantal ad hoc taken teneinde de dienst op logistiek, technisch of administratief vlak mee te ondersteunen.
Enkele voorbeelden van activiteiten:
- Coördinatie bij reservering van gidsbeurten voor groepsbezoeken
- Inventaris van publicaties, prentkaarten, toegangsticketten,…
- Signaleren van eventuele tekorten en fouten
- Opvolgen van de voorraad
- Checken van leveringen
- …
5. Administratie en verslag uitbrengen
Bijhouden van een beperkte administratie en verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden teneinde de directeur en zijn directe medewerkers in staat te stellen het resultaat te beoordelen en indien nodig bij te sturen.
Voorbeelden van activiteiten:
- Problemen en voorvallen signaleren en bespreken met de directeur
- Gevraagde formulieren correct en tijdig invullen
- ….
6. Inspringen bij werkoverlast
Inspringen bij werkoverlast en vervangen van afwezige collega’s teneinde de continuïteit van de dienstverlening te garanderen.
Enkele voorbeelden van activiteiten:
- Telefoon opnemen bij afwezigheid
- Inspringen bij grote of uitzonderlijke opdrachten
- Overnemen van zaterdag- of zondagdienst
- Collega’s helpen om alle taken rond te krijgen
- …
JE TECHNISCHE COMPETENTIES
- Je hebt belangstelling voor cultureel erfgoed en hedendaagse beeldende kunst.
- Je hebt inzicht in de structuur, werking en organisatie van de Vlaamse overheidsadministratie en meer specifiek van het Kasteel van Gaasbeek of bent bereid deze kennis snel te verwerven.
- Kennis van Frans, Engels en Duits is een pluspunt.
- Zich flexibel kunnen opstellen en stiptheid zijn belangrijke aspecten binnen de functie.
JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES
Elk personeelslid dient de waardegebonden competenties van de Vlaamse Overheid te onderschrijven.
Betrouwbaarheid
Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen. Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen.
Niveau I: Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken
- Respecteert formele regels en afspraken
- Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega’s, klanten, medewerkers …)
- Geeft volledige en juiste informatie door
- Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie
- Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na
- Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden
Samenwerken
Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook wanneer dit niet onmiddellijk van persoonlijk belang is.
Niveau 1: Werkt mee en informeert anderen
- Houdt rekening met de mening van anderen
- Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen
- Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn
- Aanvaardt groepsbeslissingen
- Toont respect voor de verscheidenheid van mensen
Voortdurend verbeteren
Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de dienst/afdeling, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen.
Niveau I: Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie.
- Is gemotiveerd om nieuwe “leerstof” te verwerken zoals het volgen van bepaalde opleidingen,…
- Is bereid om nieuwe methodes aan te leren
- Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk
- Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is
- Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen
Klantgerichtheid
Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren.
Niveau 1: Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten.
- Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort
- Blijft beleefd bij klachten
- Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen
- Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. (bv. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd vastgelegd, levert duidelijke producten af, neemt een lagedrempelhouding aan, is beschikbaar en bereikbaar)
- Stelt zich hulpvaardig op
- Reageert snel en gepast op vragen van klanten
- Kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv. kinderen, bejaarden, zieken)
FUNCTIEGEBONDEN COMPETENTIES (EVENTUEEL KIEZEN OM OFWEL PLANNEN TE KIEZEN OFWEL ORGANISEREN?)
Nauwgezetheid
Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen.
Niveau 1: Draagt zorg voor materialen; gaat ordelijk te werk
- Vindt snel terug wat gevraagd is
- Houdt gegevens ordelijk bij
- Onderhoudt materialen conform de voorschriften
- Houdt de eigen werkplaats netjes en opgeruimd; houdt geen overbodige dingen bij
- Levert verzorgd werk af (bv. opmaak documenten, geen onnauwkeurigheden ten gevolge van slordigheid)
- Levert overzichtelijke berekeningen en gegevens af zodat controle mogelijk is
- Organiseren
De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning
Niveau 1: Organiseert het eigen werk
- Werkt onder tijdsdruk alles tijdig en correct af
- Kan op een bepaald ogenblik met oog voor de timing zijn werk afronden
- Pakt de zaken efficiënt aan
- Kan inspelen op wijzigende omstandigheden
- Ontwikkelt een aanpak die blijk geeft van doorzicht en overzicht
Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid
Niveau I: Weet de eigen boodschap vlot en begrijpelijk te verwoorden
- Communiceert duidelijk en ‘to the point’ Legt (technische) gegevens op een begrijpelijke wijze uit
- Beperkt het gebruik van jargon
- Antwoordt doelgericht en beknopt
- Is goed verstaanbaar (volume, articulatie, tempo)
- Spreekt vlot
- Ondersteunt zijn boodschap met aangepast non-verbaal gedrag
