Inleiding

'SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard' is een handboek voor musea waarin de wenselijk geachte praktijk ten aanzien van museale documentatie én museale bedrijfsvoering is uitgewerkt. Het bestaat uit eenentwintig procedures voor handelingen met museale objecten en de wijze waarop die gedocumenteerd moeten worden, waarbij de vast te leggen informatie zeer specifiek benoemd en toegelicht is.

SPECTRUM is een document in ontwikkeling, en het resultaat van een samenwerking tussen meer dan honderd professionals op het gebied van museale documentatie in musea in het Verenigd Koninkrijk. In 1991 is het werk begonnen om tot een gezamenlijke standaard te komen. Het werk werd gecoördineerd door MDA (voorheen Museum Documentation Association, vanaf 2008 Collections Trust) en naast de bijdragen uit de meer dan honderd musea, werden ook nog vele andere deskundigen geconsulteerd. Dit resulteerde in 1994 in de eerste uitgave van SPECTRUM, in 1997 in een tweede editie, in 2005 in een versie 3.0 en in maart 2007 in een versie 3.1.

SPECTRUM is uitgegaan van de behoeften op het vlak van de museale documentatie en heeft daarom ook de verwijzing naar documentatie in haar titel. Gedurende het werkproces is echter duidelijk geworden dat, om de standaard voor documentatie te definiëren, het nodig was het gehele collectiebeheer onder de loep te nemen. Van alle handelingen met museale objecten, zoals bijvoorbeeld binnenkomst, transport of afstoting, moet eerst de meest wenselijke praktijk in kaart gebracht zijn. Op basis daarvan kan dan de documentatiestandaard gedefinieerd worden. Bovendien bleek bij het gestructureerd beschrijven van deze handelingen met objecten het niet alleen zinvol om de bijbehorende documentatievereisten aan te geven, maar ook de vereisten met betrekking tot het museaal beleid. Zo werd SPECTRUM uiteindelijk veel meer dan een documentatiestandaard: het werd een standaard voor collectiemanagement. En dat is dan ook de ondertitel die – uiteraard met instemming van de Engelse collega's – de eerste Nederlandse vertaling meekrijgt: standaard voor collectiemanagement in musea.

Waarom een standaard voor collectiemanagement toepassen?

Wanneer in musea problemen met de collectie aan het licht komen, van welke aard dan ook – van te laat ontdekte schimmeluitbraken in depots tot het niet meer kunnen traceren van objecten – ligt de oorzaak hiervan vaak in slecht collectiemanagement: taken en werkwijzen zijn niet duidelijk gedefinieerd en verdeeld, controles worden niet uitgevoerd, informatie wordt niet (centraal) vastgelegd. Te vaak nog nemen musea genoegen met een organisch gegroeide praktijk, waarin medewerkers elk naar eigen inzicht (een deel van) het collectiebeheer uitvoeren. Uiteraard kan dit zonder personeelswisselingen en met genoeg deskundigheid in huis jaren goed gaan, maar een dergelijke praktijk is zeer kwetsbaar en weinig duurzaam.

Voor het voeren van adequaat collectiemanagement is het noodzakelijk terug te kunnen vallen op schriftelijke afspraken over werkwijzen (een handboek), en op een up-to-date collectie-informatiesysteem, waarin of van waaruit alle informatie over elk object beschikbaar en toegankelijk is. Veel musea zijn al begonnen met het maken van een dergelijk handboek, dat vaak de vorm heeft van een ordner met richtlijnen voor verschillende handelingen met objecten, bijvoorbeeld inkomende en uitgaande bruiklenen, en de bijbehorende te gebruiken formulieren. Sommige zaken daarin kunnen heel specifiek voor dat ene museum gelden, maar de meeste zaken zijn algemeen toepasbaar. Vanuit de musea zelf kwam dan ook de vraag naar algemene richtlijnen, die als uitgangspunt genomen kunnen worden voor het eigen handboek voor collectiemanagement. Niet alleen spaart dat tijd in de ontwikkeling, er is ook een andere meerwaarde: door zoveel mogelijk dezelfde richtlijnen te hanteren, zal de uitwisseling van informatie tussen musea vergemakkelijken.

Aan die behoefte beantwoordt SPECTRUM. Alhoewel SPECTRUM een ingewikkeld acroniem is (Standard ProcEdures for CollecTions Recording Used in Museums), is de naam SPECTRUM ook gekozen vanwege de betekenis in ons dagelijks taalgebruik: reeks van verscheidenheden. SPECTRUM is zo samengesteld, dat in de uitwerking van de procedures en de informatie-eenheden gestreefd is naar volledigheid. Dit zorgt ervoor dat SPECTRUM niet slechts voor musea van een bepaald type of een bepaalde grootte geschikt is, maar dat elk museum, elke collectiebeherende organisatie, het als handboek kan gebruiken. Sommige musea zullen slechts enkele procedures, en daarvan nog uitsluitend de minimale standaard, nodig hebben, andere zullen alle procedures implementeren. En wanneer er al een eigen handboek voor collectiemanagement is samengesteld, kan SPECTRUM heel handig als toetssteen gebruikt worden: zijn er geen aspecten over het hoofd gezien? Zijn bepaalde zaken misschien efficiënter aan te pakken?

Een goed collectiemanagement is de basis voor een bloeiend bestaan van het museum. Een paar van de voordelen op een rij:

Overzicht van werkwijzen en taakverdeling, zodat bijsturing indien noodzakelijk snel onderkend en uitgevoerd kan worden.
Alle informatie over de collectie is snel terug te vinden.
Geen dubbel werk én geen vergeten werk.
Een beleid gestoeld op feiten in plaats van op vermoedens. [1]

top

Waarom een Nederlandse vertaling?

Al sinds er begin jaren zeventig meer aandacht kwam voor standaardisering van documentatie van museale objecten, nam Engeland daarin het voortouw. Het Nederlandse en Vlaamse museale veld, ook toen al vaak samen optrekkend – onder andere binnen CIDOC (Comité international pour la documentation, onderdeel van de International Council of Museums) – nam graag goede initiatieven over en zo werden bijvoorbeeld de door MDA ontwikkelde Historical Artefact Card en bijbehorende handleiding, in het Nederlands vertaald. De Nederlandse en Vlaamse praktijk maakte echter duidelijk dat voor veel musea de uitgebreide documentatie waar deze Historische Voorwerpkaart plaats voor bood, nog een brug te ver was. Daarom werd een verkorte versie van de kaart ontwikkeld, die de naam 'Basisregistratiekaart' ging dragen. Deze kaart op haar beurt, vond ook weer weerklank in Engeland. Het uitwisselen van good practices, tussen Engeland, Nederland en Vlaanderen heeft dus al een lange traditie.

Al snel na de publicatie van de eerste editie van SPECTRUM in 1994, werd in het museale documentatieveld in zowel Nederland als Vlaanderen de wens uitgesproken dit handboek te vertalen. Nederlandse en Vlaamse museummedewerkers raadpleegden de Engelse versie en zagen er de meerwaarde van, maar een op alle vlakken direct toepasbaar referentiekader bood deze toch niet. Niet alleen de taal vormde daarin een barrière, maar ook de verwijzingen naar uiteraard specifiek Engelse wet- en regelgeving. Een vertaling van SPECTRUM die ook rekening zou houden met de in Nederland en België van toepassing zijnde wet- en regelgeving zou hét handboek kunnen worden dat alle afzonderlijke richtlijnen, handleidingen en modellen samen zou kunnen brengen.

Ongeveer zeven jaar geleden werden zowel in Vlaanderen als in Nederland pogingen ondernomen om een Nederlandse vertaling te ontwikkelen. Het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap gaf zelfs al opdracht tot een eerste vertaling van de toen actuele versie (de tweede editie), maar kon geen volgende stap in dit traject zetten, omdat MDA nog geen standpunt had geformuleerd ten aanzien van het auteursrecht op SPECTRUM. [2] Toen Nick Poole in 2004 directeur werd van MDA maakte hij direct werk van de auteursrechtkwestie rond SPECTRUM. Vanaf dat moment werd het MDA-beleid dat SPECTRUM een product was dat door en voor het veld ontwikkeld was, en dus kosteloos ter beschikking zou zijn van alle non-profit organisaties. SPECTRUM werd gratis downloadbaar vanaf de MDA-website. Ten aanzien van vertalingen van SPECTRUM nam MDA hetzelfde standpunt in: vertalingen waren van harte welkom, en organisaties in andere landen, die dergelijke initiatieven wilden ontplooien konden op alle medewerking van MDA rekenen. Dat was het groene sein dat Nederland en Vlaanderen nodig hadden om samen de vertaling weer op te pakken.

top

Hoe kwam de vertaling tot stand?

Na eerste initiatieven van de Nederlandse Museumvereniging verklaarden Culturele Biografie Vlaanderen vzw. Steunpunt voor archiefinstellingen, bewaarbibliotheken, documentatiecentra, erfgoedcellen en musea (CBV) - sinds 1 januari 2008 FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw (FARO) - en de Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten (LCM) in Nederland zich bereid om het vertaalproject uit te voeren en SPECTRUM na de projectfase te gaan beheren. Ook de Nederlandse Erfgoedinspectie en het Ministerie van de Vlaamse gemeenschap zegden hun medewerking aan het tot stand brengen van de vertaling toe, in het kader van hun stimulerende werkzaamheden op het gebied van kwaliteitszorg. Op 1 en 2 maart 2007 ondertekenden zowel CBV als LCM overeenkomsten met MDA over de vertaling van SPECTRUM, en CBV en LCM met elkaar over de onderlinge samenwerking daarin.

Voor het maken van de vertaling van SPECTRUM 3.1 werd de reeds bestaande vertaling van de tweede editie als uitgangspunt genomen. Deze werd herzien en bijgewerkt naar de actuele versie. We beschikten daarbij over de Engelstalige versie 3.1 waarin door MDA de passages die 'localisation' behoefden waren gemarkeerd. Een redactie van deskundigen uit Vlaanderen en Nederland, alsmede een aantal medewerkers uit musea en juristen uit beide landen, nam de Nederlandse vertaling in wording door en gaf commentaar. De volgende uitgangspunten zijn daarbij gehanteerd:

Eén gemeenschappelijke Nederlandstalige versie is voor Nederland en Vlaanderen bruikbaar. Terminologie die wellicht niet helemaal duidelijk is wordt in het Glossarium toegelicht.
De passages die specifiek voor de situatie in het Verenigd Koninkrijk zijn (bijvoorbeeld juridische aspecten, Museum Accreditation en verwijzingen naar literatuur en websites) zijn 'gelokaliseerd', dat wil zeggen van toepassing gemaakt op de Nederlandse en Vlaamse/Belgische situatie.
Alleen voor wat betreft specifieke wet- en regelgeving wijken de Nederlandse en Vlaamse versie van elkaar af.
De Engelse tekst is heel precies gevolgd. Alleen vergissingen in het Engels zijn gecorrigeerd.

Natuurlijk kwam de redactie af en toe in de verleiding om verdergaande veranderingen door te voeren in de Engelse tekst. Soms vond de redactie de uitwerking van een procedure nogal beknopt in vergelijking met de wijze waarop andere procedures waren uitgediept. Ook leek het de redactie niet meer zo nodig om steeds zowel naar handmatige als naar geautomatiseerde informatiesystemen te verwijzen. Toch zijn deze bevindingen niet doorgevoerd in deze eerste Nederlandse vertaling, al zijn de opmerkingen wel genoteerd. Collections Trust (voorheen MDA) heeft aangegeven graag in gesprek te gaan over voorgestelde verbeteringen, zodat SPECTRUM ook werkelijk een document wordt dat gedragen wordt door museumprofessionals in meerdere landen. De redactie heeft het echter als haar taak gezien nu eerst een vertaling aan het Nederlandse en Vlaamse museale veld voor te leggen, die zeer dicht bij de inhoud van het Engelse document blijft. Het is aan het veld – op dezelfde manier zoals dat in het Verenigd Koninkrijk het geval is – om met wijzigings- en aanvullingsvoorstellen te komen, die dan zullen leiden tot een hernieuwde Nederlandstalige versie van SPECTRUM.

top

Spectrum en Museum Accreditation

In het Verenigd Koninkrijk is de toepassing van SPECTRUM een van de eisen voor het Museum Accreditation Scheme. Van de procedures Inkomend object, Inkomende bruikleen, Verwerving, Standplaats en verplaatsing, Registratie en documentatie, Uitgaand object, Uitgaande bruikleen en Retrospectieve documentatie moeten de Britse musea tenminste de Minimumstandaard toepassen, om geaccrediteerd museum te kunnen worden. Het Nederlands Museumregister en de Vlaamse museale erkenning op basis van het Erfgoeddecreet van 2004 [3] zijn verwant aan het Britse systeem van accreditatie. Hoewel de toepassing van SPECTRUM in Nederland en Vlaanderen op dit moment niet verplicht is, is SPECTRUM een instrument dat in het traject naar erkenning goede ondersteuning biedt. In deze vertaling is uiteraard wel aangegeven welke criteria met betrekking tot de Nederlandse en Vlaamse accreditatie relevant zijn in de toepassing van een bepaalde procedure.

top

Feedback

SPECTRUM-N is een doorlopend proces. FARO en LCM zullen zich daarom niet alleen inspannen om SPECTRUM uit te dragen in het museale veld, maar ook om de voortdurende groei en ontwikkeling ervan te stimuleren en gestalte te geven. Wijzigings- en aanvullingsvoorstellen uit de museale praktijk zijn hiervoor de basis.

Indien u bij wilt dragen aan de ontwikkeling van SPECTRUM, raadpleeg dan de websites van FARO (www.faronet.be) en LCM (www.museumconsulenten.nl) voor nadere informatie.

top

Glossarium

Het glossarium licht de betekenis van de gebruikte termen toe binnen de context van SPECTRUM-N.

Aanwinstenregister	Een register of lijst waarin aanwinsten of nieuw verkregen objecten in het museum worden vastgelegd. De aanwinsten of verwervingen zijn toegevoegd door aankoop, langdurige bruikleen, schenking (donatie of legaat), ruil of als resultaat van veldwerk.
Basisregistratie (zie Minimale registratie)	www.museuminzicht.be Naast de velden van de Minimale registratie wordt - volgens toelichtingen bij het Invulboek van het project MovE - het museale object nader geregistreerd aan de hand van de volgende extra velden met betrekking tot identificatie (beschrijving); vervaardiging/datering (vervaardiger, datering van, tot); fysieke kenmerken (materiaal, afmeting); toestand/conservering (toestand); verwerving (aankoopprijs, valuta (aankoopprijs)).
Bewaargever	Aanbieder van een object aan het museum voor verwerving, bruikleen, onderzoek, educatie, conservering en tentoonstelling. Het kan om de eigenaar gaan van het object of om een opdrachthouder of intermediair.
Bewaarplaats of depot	Voorkeurstermen voor definitieve/permanente opslagruimte in het museum ('de reserve'), in tegenstelling tot voorlopige opslagruimte waar objecten voorlopig kunnen bewaard worden tot verdere opvolging van het dossier. Het is de ruimte waar objecten zorgvuldig kunnen worden bewaard in afwachting van nader onderzoek of conserveringsbehandeling, of in afwachting van presentatie of opstelling in de tentoonstellingsruimten.
Bulkniveau	Term gebruikt om handelingen aan te duiden met collecties als geheel of in grote subgroepen van objecten, in tegenstelling tot handelingen met individuele objecten in een collectie. Afhankelijk van de situatie kan het gaan om een groter geheel van niet gedifferentieerde of niet geregistreerde objecten.
Calamiteitenplan	Een plan op organisatie- of instellingsniveau, waarin stapsgewijs beschreven is hoe gehandeld wordt in geval van een calamiteit of rampzalige gebeurtenis (zoals brand, ongeval, noodweer, inbraak) die op plaatselijke schaal plaatsvindt.
Catalogus	Een uitgebreide, op het publiek gerichte collectie- of tentoonstellingsbeschrijving, in boekvorm of in digitale vorm.
Collectiebeleid	Het beleid dat een museale instelling voert over het geheel van activiteiten met betrekking tot de collectie in het museum. Het collectiebeleid wordt opgemaakt in een collectieplan dat de grondslag vormt voor het museumbeleid. Hiertoe behoort ook een gefundeerd verzamelbeleid. In het collectieplan (of colletiebeleidsplan) zijn de volgende elementen opgenomen om een goed museaal functioneren in kaart te brengen: oorsprong, omschrijving en samenstelling van de collectie (inclusief juridische status van de collectie en het belang van de collectie); het toekomstige verzamel-, aankoop- en afstotingsbeleid; het beleid met betrekking tot registratie, documentatie, onderzoek, behoud en toegankelijkheid van de collectie.
Collectie-informatiesysteem (CIS)	Voorkeursterm voor het geautomatiseerde registratie- en/of documentatiesysteem waarin alle beschikbare informatie met betrekking tot de collectie(s) en objecten en de bijbehorende documenten, verzameld is en geordend, gedocumenteerd en toegankelijk wordt gemaakt. Deze kennisinformatie wordt permanent bijgewerkt na onderzoek. Hierin wordt het proces en de geschiedenis van het object binnen het museum opgevolgd.
Conditiebeschrijving	Uitgebreide beschrijving van de fysieke toestand of conditie van een object op een bepaald moment; uitgevoerd voordat het object voor bijvoorbeeld bruikleen op transport gaat. De conditiebeschrijving wordt ook opgenomen in, of is gelinked aan het collectie-informatiesysteem, als noodzakelijke controle in de gebruiksgeschiedenis van het object.
Conservator-restaurator	De specialist die conserverende handelingen (actieve en preventieve) uitvoert of die de opstelling van museumobjecten opvolgt. Deze tweevoudige benaming wordt bij voorkeur gebruikt om verwarring te vermijden tussen de Engelstalige term conservator (diegene die conserverende handelingen uitvoert) en de Nederlandse term conservator (de museumdirecteur of afdelingsverantwoordelijke). De enkelvoudige term restaurator verwijst teveel naar restauratie-ingrepen om ook die handelingen te dekken die alleen preventief zijn. In meer algemene context van het conserveringsbeleid wordt een onderscheid gemaakt tussen de verantwoordelijke (beslissingsbevoegdheid) en de uitvoerder van de conserverende handelingen (bij voorkeur de conservator-restaurator).
Curator	De verantwoordelijke in het museum voor het beleid van een (deel)verzameling of voor de inrichting van een tentoonstelling. Hier kan in het Nederlandse taalgebied ook de gangbare term conservator gebruikt worden. Het kan gaan om de museumdirecteur, afdelingsverantwoordelijke of tentoonstellingsverantwoordelijke, niet te verwarren met de Engelse betekenis van conservator.
Depot of bewaarplaats	Voorkeurstermen voor definitieve/permanente opslagruimte in het museum ('de reserve'), in tegenstelling tot voorlopige opslagruimte waar objecten voorlopig kunnen bewaard worden tot verdere opvolging van het dossier. Het is de ruimte waar objecten zorgvuldig kunnen worden bewaard in afwachting van nader onderzoek of conserveringsbehandeling, of in afwachting van presentatie of opstelling in de tentoonstellingsruimten.
Documentatiesysteem	Het vroegere handmatige steekkaartencatalogussysteem, dat in de meeste musea vandaag in een aangepast en uitgebreid geautomatiseerd bestand, het registratie- en/of documentatiesysteem is opgeslagen. Hierin wordt alle beschikbare informatie verzameld, geordend en toegankelijk gemaakt over gegevens ontleend aan objecten en gerelateerde documenten. SPECTRUM-N gebruikt de voorkeursterm collectie-informatiesysteem (CIS).
Due diligence of zorgvuldigheidsprincipe	Engelse juridische eis uit de bedrijfswereld, die 'vereiste zorgvuldigheid, na nauwkeurig en verantwoord onderzoek' betekent. Volgens de ethische code van ICOM gaat het over de verplichting om alles in het werk te stellen om de feiten per geval vast te stellen, alvorens tot een bepaalde handelwijze wordt besloten, met name de identificatie van de herkomst en de eigendomsgeschiedenis van een object dat voor aanschaf of gebruik wordt aangeboden, voordat dit als zodanig wordt aanvaard.
Erfgoeddecreet	www.wvg.vlaanderen.be/erfgoed Decreet van 7 mei 2004 houdende de organisatie en subsidiëring van een cultureel-erfgoedbeleid (gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 9 juli 2004) met bijhorend het Besluit van de Vlaamse Regering van 14 januari 2005 ter uitvoering van het Erfgoeddecreet van 7 mei 2004 voor wat betreft de musea, de cultureel-erfgoedpublicaties en de projecten cultureel erfgoed (gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 12 mei 2005). Het erfgoeddecreet is een gemeenschapsaangelegenheid en voorziet in de erkenning en subsidiëring van musea in Vlaanderen. Met dit decreet wil de Vlaamse Gemeenschap een cultureel-erfgoedbeleid uitbouwen dat vanuit een geïntegreerde aanpak een kwaliteitsvolle en duurzame zorg voor en de ontsluiting van het cultureel erfgoed stimuleert. Voor de museale erkenning in Vlaanderen is in deze eerste versie van SPECTRUM-N uitgegaan van de tekst van het Erfgoeddecreet van 2004. Een nieuw Cultureel-erfgoeddecreet (decreet houdende de ontwikkeling, de organisatie en de subsidiëring van het Vlaams cultureel-erfgoedbeleid, waarin het Decreet op de Volkscultuur van 1998, het Archiefdecreet van 2002, en het Erfgoeddecreet van 2004 zijn geïntegreerd) is momenteel in voorbereiding. Tijdens het ter perse gaan van SPECTRUM-N kwam de tekst ter beschikking van de principiële goedkeuring door de Vlaamse regering van het voorontwerp van dit decreet.
Faciliteitenrapport	Een rapport dat wordt opgemaakt door de bruikleennemer met gedetailleerde informatie over de tentoonstellingsruimte, de bewaaromstandigheden en de wijze van presenteren voor de bruikleenaanvraag. Het gaat dieper in op de klimatologische en fysische omstandigheden waarin het object terecht zal komen.
Gebruikscollectie	Ook rekwisietencollectie of educatieve collectie genoemd. Objecten die gebruikt mogen worden, aangeraakt, hersteld en weggegooid als 'gewone' gebruiksvoorwerpen; de objecten maken geen deel uit van de geregistreerde museumcollectie. De gebruikscollectie is onderdeel van de steuncollectie.
Housekeeping	Aan de National Trust ontleende term waarmee bedoeld wordt het regelmatige onderhoud (stoffen, stofzuigen) en het op orde houden van de museale ruimte en de objecten daarin.
Inkomstformulier	Een formulier dat wordt opgemaakt bij binnenkomst van een object in het museum en waarin het object volgens een uniek nummer beschreven wordt aan de hand van de aanwezige kerninformatie. Synoniem voor record inkomend object. SPECTRUM-N geeft de voorkeur aan het gebruik van een inkomst- en vertrekformulier tegenover het register van inkomende en uitgaande objecten/stukken.
Inventarisinformatie	De informatie die vereist is bij Minimale registratie voor alle objecten in het museum of groepen van objecten, ongeacht of ze tot de vaste of de steuncollectie behoren.
Kerninformatie	De informatie die nodig is voor het kunnen afleggen van verantwoording voor ieder object op ieder moment, zie Minimale registratie.
Label/labeling	Aanbrengen van een kaartje in verantwoord materiaal (lichtecht en duurzaam, bijvoorbeeld melinex) met notitie van het objectnummer. Het is bij voorkeur met een ongebleekt katoenen draad onlosmakelijk aan het object bevestigd. Een label wordt gebruikt wanneer het onmogelijk is het object op een verantwoorde wijze fysiek te nummeren of wanneer het object een tijdelijk nummer krijgt. Zie Voor verdere informatie.
Minimale registratie (zie Basisregistratie)	www.museuminzicht.be Volgens toelichtingen bij het Invulboek van het project MovE wordt het museale object geregistreerd aan de hand van acht velden met betrekking tot identificatie (instellingsnaam, objectnummer, objectnaam, titel); verwerving (datum, methode, van); standplaats (huidige standplaats). In Nederland maakt het veld titelgeen deel uit van de eisen voor Minimale registratie.
Museumregister	www.museumvereniging.nl Lijst van musea in Nederland die volgens vastgestelde professionele normen werken en museaal erkend zijn. Het reglement staat genoteerd op de website van de Nederlandse Museumvereniging.
Nummering	Fysiek markeren of aanbrengen van het objectnummer op het object volgens het principe van reversibiliteit, en wel op die wijze dat het niet accidenteel verwijderd kan worden, zie Voor verdere informatie.
Objectnummer	Het vroegere inventarisnummer, het unieke nummer dat op het object staat of door middel van een label aan het object is aangehecht, ter vaststelling van de identiteit en ter verwijzing naar de beschrijving van dat object in het collectie-informatiesysteem.
(Object)record	Een record of digitale gegevenskaart van het object in het collectie-informatiesysteem. Een documentbeschrijving is opgebouwd uit meerdere velden.
Ontvangstbewijs	Schriftelijk bewijs dat de aanbieder van een object ontvangt van het museum bij afgifte van een object en waarin kerninformatie omtrent het aangebodene is vastgelegd.
Opslagruimte	Voorlopige opslagplaats in het museum waar objecten voorlopig kunnen bewaard worden tot verdere opvolging van het dossier.
Quarantaineruimte	Ruimte bij het depot waar onderzoek en observatie van nieuw binnengekomen objecten plaatsvindt; met name ook belangrijk voor controle op aantasting door ongedierte en schimmel.
Record inkomend object	Synoniem voor inkomstformulier, een document met kerninformatie van een object dat wordt opgemaakt bij binnenkomst in het museum. SPECTRUM-N gebruikt de voorkeursterm inkomstformulier.
Register van in- en uitgaande objecten	Register waarin de bewegingen van objecten die een museum binnenkomen en verlaten, worden vastgelegd. De objecten worden in volgorde van binnenkomst in het register ingeschreven. SPECTRUM-N opteert voor het gebruik van een inkomstformulier en vertrekformulier, naast een aanwinstenregister.
Registratie	Het administratief noteren in een voortdurend bijgehouden gegevensbestand, van de in een museumcollectie op te nemen objecten, waarbij tenminste gegevens betreffende identiteit, eigendomsrecht en standplaats worden vermeld. De registratie kan minder of meer uitgebreid worden ingevuld. Afhankelijk van de situatie wordt minimale registratie, basisregistratie, kerninformatie, of inventarisinformatie bedoeld.
Registratie en documentatie	Het zodanig vastleggen van alle beschikbare informatie (minimale gegevens en aanvullende documentatie) die over een collectie en de objecten bekend is, dat deze verantwoord kan worden beheerd en aangevuld na onderzoek
Standplaats	Plaats van het object in het museum, hetzij in de vaste opstelling, hetzij in het depot. Een onderscheid kan gemaakt worden tussen vaste standplaats (waar het object normaal gesproken thuishoort) en huidige standplaats (waar het zich nu werkelijk bevindt). Niet te verwarren met 'locatie', dat een algemener begrip is.
Steuncollectie	Een verzameling objecten en/of documenten die buiten de gebruikelijke museale en cultuurhistorische waarde vallen van de collectie en juist daarom geen deel uitmaken van de vaste collectie. Deze objecten kunnen echter het museum dienstig ondersteunen voor bruikleen, educatie, onderzoek, tentoonstelling of wetenschappelijke analyse.
Thesaurus	Woordsysteem dat bestaat uit gecontroleerde termen, met toegevoegde verwijzingen tussen synoniemen, meer algemene en meer specifieke termen en gerelateerde termen.
Vaste collectie	Het geheel van objecten die het museum in eigendom dan wel in langdurig bruikleen heeft.
Veldwerk	Objecten die op het terrein buiten de museale ruimte zijn verzameld. Ze kunnen tentoongesteld worden in museale context, of de resultaten en documentatie kunnen opgenomen worden in de museumcollectie: archeologische vondsten, industriële archeologie, natuurhistorische objecten, immaterieel erfgoed, antropologische objecten, etnografische objecten, volkenkundige objecten, botanisch erfgoed, verzamelreis.
Vertrekformulier	Een formulier dat wordt opgemaakt wanneer een object uit de vaste collectie de museumgebouwen verlaat. SPECTRUM-N geeft de voorkeur aan het gebruik van een inkomst- en vertrekformulier tegenover het register van inkomende en uitgaande objecten/stukken.
Verzamelbeleid	Het beleid van een museum met betrekking tot het verzamelen van objecten, waarbij het verbeteren van de kwaliteit en het aanvullen van leemtes in de verzameling voorop moeten staan. Het verzamelbeleid is onderdeel van het collectiebeleid.
Verzamelreis	Het verzamelen van aanvullend materiaal in het kader van studie of onderzoek. Deze term komt vaak aan bod bij deelverzamelingen van bijvoorbeeld botanische tuinen, volkenkundige musea, etnografische collecties. Deze extra objecten kunnen ter illustratie opgenomen worden in een tentoonstelling zonder daarom deel uit te maken van de collectie.
Volgnummer	Het vroegere binnenkomstnummer, met name het nummer dat de volgorde van binnenkomst van museumobjecten of de volgorde bij standplaats van documenten aangeeft. Objecten krijgen bij binnenkomst in het museum een tijdelijk volgnummer toegekend dat wordt genoteerd op het inkomstformulier of het record inkomend object.
Vrije tekst	De mogelijkheid waarbij op alle woorden in een tekst kan worden gezocht, met uitzondering van stopwoorden als lidwoorden en voorzetsels.

top

1 - Voorbereiding inkomend object

Definitie

Het beheren en documenteren van de overwegingen bij potentiële verwervingen van objecten in de periode voor hun aankomst in het museum.

top

Minimumstandaard

Het museum moet een beleid hebben waarin is vastgelegd wat gedaan moet worden vóór binnenkomst van objecten en daarbij behorende documentatie. Houd er rekening mee dat sommige soorten veldwerk alleen documentatie opleveren, en geen objecten. Zie Voor u begint - Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Zorg dat de procedure voor het beheren en documenteren van de voorbereiding van inkomende objecten de volgende zaken regelt:

Het bieden van duidelijkheid aan de potentiële bewaargever over het verzamelbeleid van het museum en de voorwaarden voor het in bewaring nemen van de objecten en de bijbehorende documentatie.
Duidelijkheid voor het museum over de omvang en de aard van het aangeboden materiaal.
De beoordeling van de extra druk die de verwerving op het museum legt met betrekking tot ruimte en menskracht, alsmede op het gebied van financiën, juridische zaken en conservering.
Het toekennen van een (internationaal) registratienummer aan de vindplaats (bij veldwerk) of aan de collectie (bij legaten of aankopen), indien nodig.
Het opstellen van een overeenkomst met de bewaargever over de datum van inbewaargeving en de verantwoordelijkheid voor de objecten tijdens het transport.

top

Voor u begint

De procedure Voorbereiding inkomend object regelt de verantwoordelijkheid van het museum bij verwervingen of aanmelding van potentiële verwervingen in de periode voordat de betreffende objecten bij het museum binnenkomen. De procedure is daarom relevant voor alle soorten veldwerk. Denk daarbij bijvoorbeeld aan archeologisch, natuurwetenschappelijk of antropologisch veldwerk.

De procedure Voorbereiding inkomend object is ook relevant bij legaten, aankopen op veilingen en bij aanbiedingen van grote stukken of collecties die beoordeling vereisen en waarvan dus nadere gegevens vóór aankomst bij het museum verzameld moeten zijn. De procedure kan tevens van toepassing zijn bij het inventariseren van collecties.

Gebruik deze procedure in combinatie met de volgende procedures, waarbij collecties worden beoordeeld voordat zij bij het museum in bewaring worden gegeven:

Conditiecontrole en -onderzoek
Actieve en preventieve conservering
Verwerving
Gebruik collecties
Inventaris
Standplaats en verplaatsing

Wettelijke bepalingen

Invoerrechten en BTW

Kunstwerken, objecten voor verzamelingen en antiquiteiten zijn in het algemeen vrijgesteld van douanerechten bij invoer uit een derde land in de Europese Unie.

Overeenkomstig het BTW-Wetboek geldt een vrijstelling voor definitieve invoer in België van objecten die deel uitmaken van verzamelingen en kunstvoorwerpen van culturele aard, die niet voor de verkoop zijn bestemd. Musea kunnen zich op deze vrijstelling beroepen voor zover zij door het Ministerie van Financiën toestemming hebben gekregen om deze objecten met vrijstelling in te voeren. (Zij dienen daartoe een aanvraag tot definitieve invoer van kunstvoorwerpen te richten aan de Centrale administratie der douane en accijnzen, dienst douaneprocedures). Daartoe is onder meer vereist dat de betrokken objecten om niet (zonder tegenprestatie) worden ingevoerd (bijvoorbeeld via legaat, gift of schenking), of, indien de invoer onder bezwarende titel gebeurt (verkoop of ruil), mogen deze objecten niet worden geleverd door een BTW-belastingplichtige. Gespecialiseerde vervoerders hebben voldoende kennis in huis om musea over de toepasselijke formaliteiten te informeren.

top

Zorgvuldigheid betrachten (due diligence) in het bestrijden van illegale handel en roof

Musea moeten de nodige voorzorgen treffen opdat ze er zeker van zijn enkel ethisch aanvaardbare objecten te verwerven. Ze moeten objecten die mogelijk illegaal weggenomen zijn van archeologische sites, die het resultaat zijn van roof, of die bestaan uit een beschermd natuurlijk materiaal weigeren. Om er zeker van te zijn dat het museum zich hieraan houdt, moet het het zorgvuldigheidsprincipe (due diligence) toepassen en alle relevante documenten bewaren.

top

Rechten

Aan objecten en ander materiaal kunnen rechten verbonden zijn, bijvoorbeeld het auteursrecht. Ook het verwerken van gegevens is gebonden aan wettelijke bepalingen, bijvoorbeeld de wetgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens en databanken. Houd in de procedure Voorbereiding inkomend object rekening met deze rechten.

Zie 15 - Rechten

top

Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Noteer in het beleid met betrekking tot de voorbereiding van inkomende objecten de volgende punten:

De stappen die gezet moeten worden om te voorzien in een juiste controle volgens het zorgvuldigheidsprincipe op herkomst van de potentiële verwerving.
De stappen die gezet moeten worden om de extra druk die de verwerving op het museum legt met betrekking tot ruimte en menskracht, alsmede op het gebied van financiën, juridische zaken en conservering, in kaart te brengen.
De wijze waarop particulieren die objecten willen onderbrengen bij het museum op de hoogte gehouden worden van het huidige beleid en veranderingen daarin.

De bewaargever moet zorgen voor transport en verzekering van de objecten.

top

Procedure

Formuleren en aanpassen van de procedure

1

Bestudeer eerst de paragraaf Voor u begint en let op dat u:

zich bewust bent van het juridisch kader dat van invloed is op de afhandeling van de procedure;
een uitgeschreven beleid hebt dat de grondslag kan vormen voor de procedure;
dat deel van de procedurehandleiding hebt geschreven dat betrekking heeft op de voorbereiding van inkomende objecten.

top

2	Evalueer regelmatig en pas, indien noodzakelijk, dat deel van de handleiding aan dat de voorbereiding van inkomende objecten beschrijft. Veranderingen kunnen noodzakelijk zijn naar aanleiding van: wijzigingen in het juridisch kader; wijzigingen in het beleid van het museum.

top

Uitvoering van de voorbereidingsfase

3

Bepaal of het museum de juiste organisatie is om de mogelijk te verwerven objecten onder te brengen. Het museum moet haar verzamelbeleid en de voorwaarden voor het in bewaring nemen van objecten en bijbehorende documentatie kenbaar maken aan potentiële bewaargevers.

Bevorder samenwerking tussen de potentiële bewaargever en het museum voor, tijdens en na het veldwerk.

In de opgravingsvergunning moet worden opgenomen waar de vondsten ter bewaring worden gegeven. Indien een museum de vondsten wenst te bewaren, moet dit op voorhand afgesproken worden met de opgravers.

top

4	Ken een uniek nummer toe aan objecten of groepen objecten. Vereiste informatiegroepen: Objectidentificatie top

5	Maak afspraken over de wijze van aanlevering van objecten en/of documentatie die uit veldwerk afkomstig zijn. Geef aanbevelingen voor inhoud en presentatie van de collectie, als mede voor de documentatie, de verpakking en de conservering. Regel de wijze van eigendomsoverdracht.

top

6

Beoordeel en leg essentiële informatie vast over omvang en inhoud van de collectie en de daarbij behorende documentatie voor de volgende doeleinden:

de relatie tot het verzamelbeleid, inclusief selectiecriteria;
de conditie van het materiaal;
de wijze van transport en de vereiste transportfaciliteiten;
soort en omvang van de bewaarplaatsen;
de financiële bijdrage voor de bewaring (indien van toepassing);
de eigendom van de objecten door middel van het zorgvuldigheidsprincipe;
de intellectuele eigendom van het materiaal en/of de documentatie.

Gebruik voor archeologisch materiaal een checklist die de volgende informatie bevat:

hoeveelheid/soort kleine vondsten, grote vondsten en zichtbare overblijfselen. In het geval van grote archeologische groepen is het mogelijk om de hoeveelheid aan te geven door het aantal dozen en materiaalsoorten, bijvoorbeeld 6 dozen met neolithische vuurstenen, 20 dozen met laatmiddeleeuws aardewerk;
hoeveelheid/soort van documentair materiaal op papier, film, band, in digitale vorm en andere media;
stabiliteit van objecten, uitgevoerd en vereist conserveringswerk;
geschiktheid van de verpakking voor bewaring in het museum;
bijbehorende labels, nummers, lijsten en indexen;
kosten van de objecten (wanneer deze zijn aangekocht).

Verwijs naar deze documentatie.

Vereiste informatiegroepen:

Referentie

top

7	Beslis bij veldwerk of selectie van objecten plaats moet vinden tijdens het veldwerk zelf of bij de beoordeling voor binnenkomst en verwerving.

top

8	Leg de datum, of de waarschijnlijke datum, waarop de objecten bij het museum verwacht worden vast. Geef de eigenaar aanbevelingen over de zorg, opslag en documentatie van de objecten in de periode tot aan de verwerving.

top

9

Een museum mag uitsluitend een object verwerven op grond van een geldige titel van de eigendomsoverdracht en van een beschikkingsbevoegde persoon. Sluit een overeenkomst met de landeigenaar indien objecten, verworven als het resultaat van veldwerk, gedoneerd zullen worden aan het museum. De overdracht van het eigendomsrecht moet voor of op het moment van bewaargeving voltooid zijn.

top

10	Controleer de conditie van de objecten voordat zij getransporteerd worden ter bevestiging van hun stabiele toestand en controleer of zij op de juiste wijze verpakt zijn voor opslag. Zie 9 - Conditiecontrole en -onderzoek - Procedure Zie 2 - Inkomend object - Procedure

top

Voor verdere informatie

Publicaties

ASHBY, H., MCKENNA, G. en M. STIFF, Spectrum Knowledge. Standards for cultural information management, Cambridge (MDA), 2001.

BAUTERS, L. en J. VAN DAMME, Het wettelijk kader. Het wettelijk kader van het Vlaams beleid inzake monumenten, stads- en dorpszichten, landschappen en archeologisch patrimonium. Eigendomsrechten van archeologische voorwerpen en hun gevolgen, in Jaarverslag van de provincie Oost-Vlaanderen 1998. Monumentenzorg en cultuurpatrimonium, Gent, 1999, p. 11-16.

BOYLAN, P. (red.), Running a museum. A practical handbook, Parijs (ICOM/UNESCO), 2004.

DRIESSEN, P. en E. WESEMAEL, Standaarden voor de registratie van archeologische objecten in een museale context. Registratie en automatisering van museale collecties, 6, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2001.

ELOY, A., Technische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 3, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2000.

HOLM, S., Facts and artefacts: How to document a museum collection, 2de uitg., Cambridge (MDA), 1998.

LUGER, T., Handreiking voor het schrijven van een collectieplan, Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten/Instituut Collectie Nederland), 2003 (herdruk in voorbereiding).

MONSIEUR, P., Archeologische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 2, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

SMETS, L. (red.), VerzekerDe bewaring, Brussel – Antwerpen (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – Culturele Biografie Vlaanderen vzw), 2000 - 2008.

Syllabus bij de basiscursus preventieve conservering, Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2002 (nieuwe uitgave in voorbereiding).

Syllabus bij de basiscursus registratie en documentatie, 3de herz. uitg., Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2002.

top

Organisaties

Administratie der douane en accijnzen (Invoerrechten)
http://customs.fgov.be

Belastingdienst (BTW)
http://www.belastingdienst.nl

Belgische wet- en regelgeving
http://www.belgielex.be
Archiefwet van 24 juni 1955, Decreet en Besluit privaatrechterlijke culturele Archiefwerking (2002); Archeologiedecreet (1993); Algemene aannemingsvoorwaarden (1996); Decreet natuurbehoud (1997); Erfgoeddecreet (2004) - Erfgoedbesluit (2005) - Cultureel-erfgoeddecreet in voorbereiding (2008).

Collections Link
http://www.collectionslink.org.uk/manage_information
Museums and Galleries Commission

Culturele Biografie Vlaanderen vzw
http://www.culturelebiografie.be

Douane (invoerrechten)
http://www.douane.nl

Erfgoedcellen
http://www.erfgoednet.be

Erfgoedinspectie
http://www.erfgoedinspectie.nl

FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw
http://www.faronet.be

Federale overheidsdienst financiën (BTW)
http://fiscus.fgov.be

ICOM
http://www.icom.org

Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium
http://www.kikirpa.be

MDA (huidige Collections Trust)
http://www.mda.org.uk

Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media – Agentschap Kunsten en Erfgoed
http://www.wvg.vlaanderen.be/erfgoed
Voor de museale erkenning in Vlaanderen is in deze eerste versie van SPECTRUM-N uitgegaan van de tekst van het Erfgoeddecreet van 2004. Een nieuw Cultureel-erfgoeddecreet (decreet houdende de ontwikkeling, de organisatie en de subsidiëring van het Vlaams cultureel-erfgoedbeleid, waarin het Decreet op de Volkscultuur van 1998, het Archiefdecreet van 2002, en het Erfgoeddecreet van 2004 zijn geïntegreerd) is momenteel in voorbereiding.

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.nl
Ethische code voor musea, Ethische codecommissie voor musea, het Nederlands Museumregister en SIMIN (Sectie Informatieverzorging Musea in Nederland)

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.be

Unesco / Culture
http://www.unesco.org/culture
Ethische code – ICOM Code of Ethics for Museums; informatie over illegale handel in cultuurgoed: Unesco verdrag ter voorkoming van illegale in-, uit- en doorvoer van cultuurobjecten (1970) - Convention on the Means of Prohibiting and Preventing the Illicit Import, Export and Transfer of Ownership of Cultural property (Parijs, 1970); Convention for the Protection of Cultural Property in the Event of Armed Conflict (Den Haag, 1954 en 1999).

Unidroit
http://www.unidroit.org
Unidroit Verdrag inzake de internationale terugkeer van gestolen of onrechtmatig uitgevoerde cultuurgoederen (1995) – Convention on Stolen or Illegally Exported Cultural Objects (Rome, 1995)

Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten
http://www.museumconsulent.nl

Vlaamse overheid. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Vlaanderen
http://www.cjsm.vlaanderen.be

Wet- en regelgeving Nederland
http://wetten.overheid.nl

top

2 - Inkomend object

Definitie

Het beheren en documenteren van inkomende objecten en van de bijbehorende informatie die nog geen deel uitmaken van de collectie. Voer deze procedure uit voor alle objecten die nog geen objectnummer van het ontvangend museum hebben gekregen.

top

Minimumstandaard

Uw museum moet een beleid hebben inzake het binnenkomen en het in bewaring nemen van objecten. Zie Voor u begint - Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Zorg dat de procedure voor het beheren en documenteren van het inkomend object voorziet in de volgende zaken:

De voorwaarden waaronder objecten in bewaring worden genomen.
Het op unieke wijze identificeren van het inkomend object of de groep objecten.
Het kunnen afleggen van verantwoording voor alle aan het museum toevertrouwde objecten.
Het afgeven van een ontvangstbewijs aan de eigenaar of bewaargever.
Het bepalen van de aansprakelijkheid van het museum.
De vermelding van de reden voor de ontvangst van het object.
De vastlegging van de eind- of herzieningsdatum voor de bewaargeving.
De terugbezorging van het object aan de eigenaar of bewaargever, wanneer dat aan de orde is.
Het bij aankomst controleren of de objecten en bijgevoegde documenten overeenstemmen met begeleidende inventarisdocumentatie en/of informatie inzake eigendomsoverdracht.
De bepaling van de wettelijke eigendom met het oog op latere verwerving.
De vastlegging van basisinformatie over het object, die nadien kan worden aangevuld.
De vastlegging van informatie voor het besluitvormingsproces.

top

Voor u begint

De procedure Inkomend object zorgt ervoor dat vastgelegd is welke objecten binnengekomen zijn in een museum. Dat geldt voor alle objecten die aan het museum worden toevertrouwd, inclusief aanwinsten en bruiklenen voor vaste of steuncollecties. Musea worden geacht voor objecten die niet tot hun eigen collectie behoren evenveel zorg aan de dag te leggen als voor objecten die wel in eigen bezit zijn. Musea kunnen aansprakelijk worden gesteld voor het verlies of de beschadiging van objecten die gevraagd of ongevraagd zijn aangeboden en aangenomen.

Gebruik de procedure Inkomend object samen met elke andere procedure, waarin sprake is van inkomende objecten die nog geen objectnummer van uw museum hebben gekregen. Op die manier kunnen object en bijbehorende informatie worden opgevolgd.

Objecten en documentaire archiefstukken afkomstig uit veldwerkprojecten kunnen een volgnummer krijgen voordat ze in het museum in bewaring worden gegeven. Bij dergelijke objecten hoeft de volledige procedure Inkomend object niet doorlopen te worden indien de procedure Voorbereiding inkomend object volledig is toegepast. Gebruik bij aankomst van het object in het museum de procedure Verwerving.

Wettelijke bepalingen

Bij toekomstige verwerving is het van groot belang dat de eigenaar van het in bewaring gegeven object bekend is. Laat de bewaargever, wanneer hij het object niet in eigendom heeft, en vooral als het object als schenking of te koop wordt aangeboden, tekenen ter bevestiging dat hij gemachtigd is het object aan te bieden. Beter is het echter een ondertekende verklaring van de eigenaar te krijgen, die bevestigt dat de bewaargever in zijn of haar naam optreedt.

Win juridisch advies in bij het bepalen van de voorwaarden voor bewaargeving, of als u twijfelt aan de eigendom of de juridische status van een object.

De bewaargeving van sommige natuurwetenschappelijke specimina en objecten, bijvoorbeeld ivoor, kan aan beperkingen onderhevig zijn volgens de bepalingen van respectievelijk de Fauna- en florawetgeving en CITES (Convention on International Trade in Endangered Species of Wild Fauna and Flora).

Fauna- en florawetgeving

Op Vlaams niveau vormt het Decreet natuurbehoud de basis van de bescherming van plant- en diersoorten en van hun levensgemeenschappen in de Vlaamse Gemeenschap. De Vlaamse regering kan op basis hiervan maatregelen nemen om bepaalde populaties van soorten of ondersoorten van organismen, en van hun habitats in stand te houden, te herstellen of te ontwikkelen. Aldus kunnen bepaalde activiteiten met betrekking tot bepaalde organismen, zoals het in het bezit houden, vangen, doden, verzamelen, wegnemen of vernielen, verhandelen, ruilen, het te koop of in ruil aanbieden of vragen, het vervoeren en het in- of uitvoeren, levend of dood, tijdelijk of permanent, plaatselijk of over het hele grondgebied geregeld of verboden worden.

Vele beschermingsmaatregelen zijn ingegeven door de Europese reglementering betreffende onder meer de instandhouding van natuurlijke habitats en wilde flora en fauna, vogelbescherming. Ook de jacht- en visserijreglementering bevat voorschriften ter bescherming van bedreigde fauna en flora.

Overeenkomstig de Cites is het in België in principe verboden gemakkelijk identificeerbare, levende of dode specimina, die in bijlage I van de CITES voorkomen, te houden, te koop aan te bieden of te kopen. Daarop werden afwijkingen toegestaan, onder meer als de dierlijke of plantaardige specimina museumstukken zijn, gehouden in wetenschappelijke organisaties, geregistreerd op de CITES dienst van de Federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu.

top

Convention on International Trade in Endangered Species of Wild Fauna and Flora (CITES)

De handel in en het bezit van beschermde dieren en planten, of producten die van beschermde dieren of planten zijn gemaakt, is aan strikte regels gebonden. Het CITES-verdrag (in het Nederlands: Overeenkomst inzake de internationale handel in bedreigde uitheemse dieren en planten) regelt de internationale handel in bedreigde dieren en planten. Het is een conventie van de Verenigde Naties, die ook door België en Nederland ondertekend is.

Zie Voor verdere informatie

top

Rechten

Aan objecten en ander materiaal kunnen rechten verbonden zijn, bijvoorbeeld het auteursrecht. Ook het verwerken van gegevens is gebonden aan wettelijke bepalingen, bijvoorbeeld de wetgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens en databanken. Houd in de procedure Inkomend object rekening met deze rechten.
Zie 15 - Rechten

top

Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Schrijf een beleid over inkomende objecten (aanwinsten, bruiklenen, objecten met verzoek om informatie en om andere redenen in bewaring gegeven objecten). Wees terughoudend bij het in bewaring nemen van objecten en sta slechts per uitzondering toe dat objecten in uw museum worden achtergelaten voor expertise en onderzoek.

Zorg dat uw beleid in de volgende punten voorziet:

De omstandigheden waarin objecten worden aanvaard en de personen die hier verantwoordelijk voor zijn.
De voorwaarden die het museum stelt aan de teruggave van de in bewaring gegeven objecten.
Hoelang, en in welke vorm, gegevens over verzoek om informatie worden bewaard.
Hoe het museum omgaat met objecten die niet zijn opgehaald door of zijn teruggegeven aan de personen die ze in bewaring gaven.

Noteer expliciet de voorwaarden verbonden aan in bewaring gegeven objecten:

Een verklaring over de zorg en de verantwoordelijkheid die het museum op zich neemt.
De uitsluiting van elke aansprakelijkheid van het museum.
Het recht om objecten af te stoten die door de bewaargever niet tegen de afgesproken datum zijn afgehaald.
Het niet geven van een garantie door het museum inzake identificatie en interpretatie van objecten (disclaimer).
Een weigering om waardebepalingen mee te delen.
Voor een verwervingsvoorstel, een verklaring over de eigendomsstatus van het object of de objecten.
Voor een inkomende bruikleen, de stappen die het museum zal ondernemen om het object of de objecten terug te bezorgen.
In alle bovenstaande gevallen, een tijdschema voor elke activiteit.
Een vaststelling van de partij die de kosten verbonden aan de bewaargeving, bijvoorbeeld de transportkosten en de verzekeringspremie, draagt.

top

Procedure

Formuleren en aanpassen van de procedure

1

Bestudeer eerst de paragraaf Voor u begint en zorg dat u:

zich bewust bent van het juridisch kader dat van invloed is op de afhandeling van de procedure;
een uitgeschreven beleid hebt dat de grondslag kan vormen voor de procedure;
dat deel van de procedurehandleiding hebt geschreven dat betrekking heeft op de voorbereiding van inkomende objecten.

top

2	Evalueer regelmatig en pas, indien noodzakelijk, dat deel van de handleiding aan dat de voorbereiding van inkomende objecten beschrijft. Veranderingen kunnen noodzakelijk zijn naar aanleiding van: wijzigingen in het juridisch kader; wijzigingen in het beleid van het museum.

top

Een ontvangstbewijs en een record inkomend object of een inkomstformulier aanmaken

3

Probeer, wanneer een inkomend object aangekondigd is, dit zo goed mogelijk voor te bereiden door:

duidelijk te zijn over de voorwaarden die aan het in bewaring nemen verbonden zijn (voor zover afwijkend van de standaardvoorwaarden);
de betrokken personen in te lichten;
voor een geschikte opslagruimte te zorgen;
te controleren of het object in een voldoende conditie verkeert om bij het museum in bewaring te geven. Zonder nieuwe objecten af van andere collecties door ze in een quarantaineruimte te plaatsen tot duidelijk is dat er geen gevaar is voor andere objecten en er een conditierapport is opgemaakt;

top

4

Leg de gegevens over het object vast op een formulier of in een record zodra het het museum binnenkomt. Probeer voor binnenkomst al zoveel mogelijk informatie over het object te verkrijgen. Als de bewaargever een inventaris verschaft van de objecten die hij in bewaring geeft, controleer deze inventaris op discrepanties en zorg dat er overeenstemming bestaat over de objecten die in bewaring worden gegeven. Leg de volgende elementen vast:

volgnummer;
naam, adres en telefoonnummer van de huidige eigenaar (en bewaargever, indien verschillend). Let hierbij op de Wet op de bescherming van persoonsgegevens;
datum van binnenkomst;
een korte beschrijving van conditie en compleetheid van de objecten (identificeer de samengestelde delen van objecten die er als één geheel uitzien);
een korte beschrijving van de objecten, met inbegrip van eventuele informatie betreffende vervaardiging en gebruik;
reden van binnenkomst;
wijze van binnenkomst;
aantal in bewaring gegeven objecten (indien mogelijk, zie Opmerking hieronder);
voorschriften opgelegd door de eigenaar (of bewaargever), waaronder afspraken voor de teruggave en de vertrouwelijkheid van de informatie die aan het museum wordt verstrekt;
overeengekomen datum van teruggave;
handtekening van de eigenaar (of van de bewaargever indien niet dezelfde) (of een verwijzing naar de handtekening wanneer een geautomatiseerd systeem gebruikt wordt);
naam en handtekening van de museummedewerker die het object in ontvangst neemt;
verzekeringsgegevens (met inbegrip van de van te voren overeengekomen waarde);
een toelichting over het verpakkingsmateriaal (kan deel uitmaken van het object);
informatie over het veldwerk (methode, context, coördinaten, vinder);
bijkomende informatie over het object: toelichting op de risico's, bijvoorbeeld van chemische of radioactieve aard; wettelijke voorschriften en vergunningen, bijvoorbeeld wapenvergunningen; van toepassing zijnde rechten, bijvoorbeeld auteursrecht; de vraagprijs, indien het object te koop wordt aangeboden.

top

Opmerking: Grote groepen objecten

Als het aantal in bewaring gegeven objecten niet kan worden geteld, bijvoorbeeld als het gaat om een groot aantal potscherven, maak dan een praktische aantekening van de omvang, bijvoorbeeld "2 dozen". Geef in dat geval nummers aan groepen van objecten en niet aan individuele items. Kies daarbij ook het geschikte registratieniveau. Zo volstaat soms een overzichtslijst en is een registratie op objectniveau niet onmiddellijk vereist of zelfs ook niet mogelijk.

top

5

Het is essentieel dat u de conditie van het object controleert op het moment van afgifte. Zo blijft het mogelijk de oorspronkelijke toestand van het object te achterhalen indien de eigenaar een vordering zou instellen. Een object wordt in eerste instantie opgeborgen in een quarantaineruimte. Pas na controle van de conditie kan een object een plaats krijgen in het depot. Dit om de rest van de objecten te beschermen tegen mogelijke besmetting of aantasting door houtworm, schimmels e.d.
Zie 9 - Conditiecontrole en -onderzoek - Procedure

Het conditierapport moet aan de omstandigheden zijn aangepast. Maak een beknopte omschrijving van de conditie van het object, bijvoorbeeld 'barstje in voetstuk', 'vlek op achterzijde'. Probeer indien mogelijk een afbeelding van het object toe te voegen. In sommige gevallen is uitgebreide conditierapportage vereist en is ook een beoordeling nodig van zowel risico's voor mensen als risico's voor andere objecten.

Vereiste informatiegroepen:

Objectidentificatie
Conditiecontrole en -onderzoek
Datering
Persoon
Adres

top

Objecten worden alleen zonder direct onderzoek aanvaard als het uitpakken door gespecialiseerd personeel dient te gebeuren. In dat geval moet het ontvangstbewijs vermelden dat de objecten zonder nazicht in ontvangst zijn genomen.

6

Bezorg als ontvangstbewijs voor het object of de objecten een kopie van de geregistreerde informatie aan de bewaargever. Informeer de bewaargever over de algemene voorwaarden die het museum hanteert met betrekking tot de aanvaarding van de in bewaring gegeven objecten, op basis van de reden van bewaargeving. Informeer de bewaargever ook over zijn of haar rechten betreffende de persoonlijke informatie die in het bezit is van het museum (Wetgeving betreffende de bescherming van de persoonsgegevens).

top

7

Als de bewaargever op het moment van ontvangst van het object niet aanwezig, maar wel bekend is (bijvoorbeeld als objecten per post worden verstuurd), stuur hem of haar dan een kopie van de vastgelegde gegevens als ontvangstbewijs en vraag een kopie ondertekend terug te sturen.

Als de bewaargever onverhoopt niet bekend is, bijvoorbeeld wanneer objecten per post zonder afzender en zonder aankondiging aankomen, leg dan zoveel mogelijk gegevens vast, inclusief foto's (indien wettelijk mogelijk).
Voeg een aantekening toe waarin toegelicht wordt dat de bewaargever niet beschikbaar was om een en ander te verifiëren. Zie stap 12 hieronder voor de wijze van verwerking.

top

8	Bevestig een tijdelijk label aan het object met daarop het volgnummer. Als het object uit afzonderlijke onderdelen bestaat of als het aanbrengen van een label moeilijk is, plaats het object dan in een houder/doos en bevestig het label aan de houder/doos.

top

9	Registreer de voorlopige standplaats van het object en zorg ervoor dat deze bijgewerkt wordt zodra het object verplaatst of teruggegeven wordt. Zie 6 - Standplaats en verplaatsing - Procedure Vereiste informatiegroepen: Objectstandplaats Plaats Datering Adres top

Verdere verwerking van het object

10

Als een object voor verwerving wordt aangeboden, noteer:

de voorgestelde aankoopprijs voor het object;
verwijzingen naar bijbehorende informatie en correspondentie over de eventuele verwerving;
eigendomsrechten;
andere rechten verbonden aan het object (bijvoorbeeld auteursrecht);
Zie 15 - Rechten - Procedure
de waardebepaling (voor verzekerings- of indemniteitsdoeleinden).
Zie 13 - Waardebepaling - Procedure
Zie 12 - Verzekering en indemniteit - Procedure

Vereiste informatiegroepen:

Verwerving
Rechten
Objectwaarde
Datering
Organisatie
Persoon
Adres

top

Zie 4 - Verwerving - Procedure

11

Als een object voor bruikleen of onderzoek wordt aangeboden, noteer:

verwijzingen naar een bruikleendossier of een ander informatiedossier;
de waardebepaling van het object (enkel voor verzekerings- of indemniteitsdoeleinden);
andere rechten verbonden aan het object (bijvoorbeeld auteursrecht).
Zie 15 - Rechten - Procedure

Vereiste informatiegroepen:

Referentie
Objectwaarde
Rechten
Organisatie
Persoon
Adres

top

Zie 3 - Inkomende bruikleen - Procedure

12	Wanneer objecten ongevraagd en anoniem worden gedeponeerd, behandel ze dan volgens het vastgestelde beleid: in geval van verwerving, zie 4 - Verwerving - Procedure in geval van afstoting, zie 20 - Afstoting - Procedure

top

13	Wanneer het object aan de eigenaar wordt terugbezorgd, gebruik dan de procedure over uitgaande objecten. Zie 17 - Uitgaand object - Procedure

top

Voor verdere informatie

Publicaties

ASHBY, H., MCKENNA, G. en M. STIFF, Spectrum Knowledge. Standards for cultural information management, Cambridge (MDA), 2001.

BOTTERMAN, R., HEYLEN, R., SALIÈRES, R. en G. ELSEN (red.), Musea, risicobeheer en verzekeringen. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 10, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2002.

BOYLAN, P. (red.), Running a museum. A practical handbook, Parijs (ICOM/UNESCO), 2004.

Elementen voor een beleidsplan van een museum, Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 1995.

ELOY, A., Technische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 3, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2000.

EXTERBILLE, K., BORGHUIS, G. en J. VAN DER STARRE, Vlaamse collectiegegevens op het internet; behoefte aan een gefaseerde aanpak. Registratie en automatisering van museale collecties, 5, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2001.

GAALMAN, A. en M. PRAGT, Handleiding bij het gebruik van de Art & Architecture Thesaurus, Amsterdam (Nederlandse Museumvereniging), 2000.

HOLM, S., Facts and artefacts: How to document a museum collection, 2de uitg., Cambridge (MDA), 1998.

LUGER, T., Handreiking voor het schrijven van een collectieplan, Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten - Instituut Collectie Nederland), 2003 (herdruk in voorbereiding).

MONSIEUR, P., Archeologische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 2, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

Registratie stap voor stap: als een object het museum binnenkomt. CIDOC-richtlijnen, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), z.d. (1993).

SMETS, L. (red.), VerzekerDe bewaring, Brussel – Antwerpen (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – Culturele Biografie Vlaanderen vzw), 2000 - 2008.

Syllabus bij de basiscursus preventieve conservering, Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2002 (nieuwe uitgave in voorbereiding).

Syllabus bij de basiscursus registratie en documentatie, 3de herz. uitg., Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2002.

VAN DOORSELAER, M., VERSTAPPEN, H., en S. LEMAN e.a., Collectiemanagement in de praktijk: het belang van registratie voor het informatiebeheer van uw collectie, Antwerpen (Culturele Biografie Vlaanderen vzw), 2007.

top

Organisaties

Art & Architecture Thesaurus (AAT)
http://www.aat-ned.nl

Cidoc Fact sheet 1 registration
http://cidoc.mediahost.org/FactSheet1(en)(E1).xml

Cidoc Fact sheet 2 labelling
http://cidoc.mediahost.org/FactSheet2(en)(E1).xmlCidoc

Collections Link
http://www.collectionslink.org.uk/manage_information
Museums and Galleries Commission

Convention on International Trade in Endangered Species of Wild Fauna and Flora
http://www.cites.org

Culturele Biografie Vlaanderen vzw
http://www.culturelebiografie.be

Erfgoedcellen
http://www.erfgoednet.be

Erfgoedinspectie
http://www.erfgoedinspectie.nl

FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw
http://www.faronet.be

Federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg
http://www.werk.belgie.be
Welzijn op het werk

Instituut Collectie Nederland
http://www.icn.nl

International Committee for Museum Documentation
http://www.icom.org/cidoc

Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium
http://www.kikirpa.be

MDA (huidige Collections Trust)
http://www.mda.org.uk

Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Voedselkwaliteit
http://www.minlnv.nl

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.nl
Ethische code voor musea, Ethische codecommissie voor musea, het Nederlandse Museumregister en SIMIN (Sectie Informatieverzorging Musea in Nederland)

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.be

Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten
http://www.museumconsulent.nl

Verenigde Naties
http://www.un.org

Vlaamse overheid. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Vlaanderen
http://www.cjsm.vlaanderen.be

Wet- en regelgeving Nederland
http://wetten.overheid.nl

top

3 - Inkomende bruikleen

Definitie

Het beheren en documenteren van bruiklenen waarvoor het museum verantwoordelijk is gedurende een bepaalde periode en voor een bepaald doel, meestal tentoonstelling, maar ook onderzoek, educatie of fotografie/publicatie.

top

Minimumstandaard

Uw museum moet een beleid hebben inzake inkomende bruiklenen. Zie Voor u begint - Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Zorg dat de procedure voor het beheren en documenteren van inkomende bruiklenen de volgende zaken regelt:

Het vastleggen van de reden waarom de bruikleen is aangevraagd.
Het op dezelfde wijze omgaan met de bruikleen als de objecten in de vaste collectie.
Het ondertekenen van een schriftelijke overeenkomst door zowel de bruikleennemer als de bruikleengever voor de aanvang van de bruikleen, al naargelang de collectie.
Het voldoen aan de voorwaarden die van toepassing zijn op de bruikleen.
Het vastleggen van de (altijd beperkte) duur van de bruikleenperiode.
De registratie van de bruikleen en het bewaren hiervan.
Een doeltreffende opvolging van het bruikleenproces.
Het verschaffen van informatie over de bruikleennemer en de bruikleen aan de bruikleengever, op diens verzoek.
Het verzekeren van de bruikleen gedurende de bruikleenperiode.
Het actueel houden van informatie over de standplaats van de bruikleen.
Het actueel houden van informatie over de veiligheid van de bruikleen.
Het actueel houden van informatie over de fysieke toestand van de bruikleen, zowel de conditie van de bruikleen zelf als de bewaaromstandigheden.

top

Voor u begint

Het initiatief voor het lenen van objecten kan zowel genomen worden door het ontvangende museum als door de bruikleengever. Redenen voor een bruikleenverzoek kunnen zijn:

tentoonstelling;
fotografie of publicatie;
conservering;
onderzoek.

Musea moeten – normaal gesproken – aangeboden bruiklenen niet accepteren, tenzij het publieksbelang er zeer mee gediend is.

Bruiklenen in het kader van wetenschappelijk onderzoek

Bruiklenen van wetenschappelijke collecties zijn doorgaans frequenter en minder formeel. Ze worden gewoonlijk georganiseerd op basis van internationale afspraken, die vaak specifiek voor elk vakgebied zijn. Zo kunnen organisaties onderling afspraken hebben gemaakt over bruikleenverkeer; of de bruikleen zelf kan het voorwerp zijn van een overeenkomst voor teruggave met kennisgeving van ontvangst, zoals bijvoorbeeld bij natuurhistorische collecties.

top

Wettelijke bepalingen

Rechten

Aan objecten en ander materiaal kunnen rechten verbonden zijn, bijvoorbeeld het auteursrecht. Ook het verwerken van gegevens is gebonden aan wettelijke bepalingen, bijvoorbeeld de wetgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens en databanken. Houd in de procedure Inkomende bruikleen rekening met deze rechten.
Zie 15 - Rechten

top

Zorgvuldigheid betrachten (due diligence) in de bestrijding van illegale handel en roof

Musea moeten de nodige voorzorgen treffen opdat ze er zeer zeker van zijn enkel ethisch aanvaardbare objecten te ontlenen. Ze moeten objecten die mogelijk illegaal weggenomen zijn van archeologische sites, die het resultaat zijn van roof, of die bestaan uit een beschermd natuurlijk materiaal weigeren. Om er zeker van te zijn dat het museum zich hieraan houdt, moet het het zorgvuldigheidsprincipe (due diligence) toepassen en alle relevante documenten bewaren.

top

Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Formuleer in het beleid van uw museum inzake inkomende bruiklenen de volgende punten:

De redenen waarom objecten in bruikleen mogen worden genomen.
De voorwaarden die uw museum zal naleven.
De minimale en maximale duur van de bruikleentermijn.
De wijze waarop bruiklenen worden geautoriseerd.
Hoe het museum het eigendomsrecht van de bruikleengever op objecten vaststelt (bijvoorbeeld om te vermijden dat objecten worden tentoongesteld waarvan bekend is is dat ze uit archeologische sites zijn ontvreemd, het resultaat zijn van roof of beschermde natuurlijke materialen zijn).
De te ondernemen stappen voor objecten in bruikleen waarvan de oorspronkelijke bruikleengever niet te bereiken is.

top

Procedure

Formuleren en aanpassen van de procedure

1	Bestudeer de paragraaf Voor u begint en zorg dat u: zich bewust bent van het juridisch kader dat van invloed is op de procedure; het beleid vastlegt dat de grondslag vormt voor de procedure; dat deel van de procedurehandleiding schrijft dat betrekking heeft op inkomende bruiklenen.

top

2	Evalueer het deel van de handleiding dat inkomende bruiklenen beschrijft regelmatig en pas dit, indien nodig, aan. Veranderingen kunnen noodzakelijk zijn naar aanleiding van: wijzigingen in het juridisch kader; wijzigingen in het beleid van het museum.

top

Start en onderzoek

3

Een bruikleen geldt voor een eindige periode en kan niet 'blijvend' zijn. De bruikleenovereenkomst kan echter wel voorzien in een optie voor verlenging aan het einde van een bruikleenperiode.
Als er al langdurige bruiklenen voor onbepaalde tijd zijn, moet het museum zich inspannen om de eigenaar op te sporen en de overeenkomst om te zetten in een langdurige bruikleenovereenkomst voor bepaalde tijd of een schenking.

Bruiklenen kunnen geïnitieerd worden door zowel de bruikleennemer als de bruikleengever. Houd tijdens het volledige bruikleenproces een up-to-date record bij over de status van de bruikleen. Bewaar alle briefwisseling en bijkomende informatie over de bruikleen in een dossier dat minstens op naam van de bruikleengever en op bruikleennummer ontsloten is. Noteer verwijzingen naar deze documenten.

Vereiste informatiegroepen:

Referentie

top

4	Noteer en bewaar tijdens het hele onderzoeksproces alle informatie over alle mogelijke bruiklenen. Vereiste informatiegroepen: Referentie top

Aanvragen van de bruikleen

5

Dien bruikleenaanvragen schriftelijk in, liefst zo vroeg mogelijk. Dit, in overeenkomst met de aanvraagperiode vereist door de bruikleengever. Houd rekening met de tijd die nodig is om te voldoen aan indemniteits- en in- en uitvoervereisten, douanevereisten, of enige andere noodzakelijke voorbereiding, indien relevant.

Vermeld de volgende informatie:

datum van de aangevraagde bruikleen;
bewaarplaats van de aangevraagde bruikleen;
context en doel van de aangevraagde bruikleen (met inbegrip van de motivatie om specifiek dit object in de tentoonstelling op te nemen, indien relevant);
naam en adres van de bruikleengever;
contactgegevens
objectnummer van het aangevraagde object;
korte beschrijving van het aangevraagde object;
de verzekerings- of indemniteitsregelingen.

Vereiste informatiegroepen:

Inkomende bruikleen
Objectidentificatie
Verzekering
Indemniteit
Datering
Organisatie
Groep
Persoon
Adres

top

Bij de aanvraag geeft de bruikleennemer aanvullende informatie aan de bruikleengever, waaronder in ieder geval een beschrijving van de bewaarplaats(en) en een specificatie van de verantwoordelijkheid van de bruikleennemer gedurende de bruikleenperiode. Het kan samen met de bruikleenaanvraag verzonden worden. De omschreven faciliteiten gelden uiteraard niet als vervanging van de voorwaarden gesteld door de bruikleengever, maar zij lichten de verplichting van de bruikleennemer om de bruikleen veilig te bewaren toe.

6	Wijzig de aanvraag als de aangevraagde objecten niet beschikbaar zijn en werk de objectinformatie bij.

top

Onderhandeling en uitwisseling van belangrijke informatie

7

Als de bruikleengever de bruikleen in overweging neemt, verschaf hem dan aanvullend gedetailleerde informatie over de bewaaromstandigheden. In sommige gevallen zult u een formeel faciliteitenrapport moeten opstellen.

Voer de geëigende controles uit (volgens het zorgvuldigheidsprincipe) om vast te stellen dat de bruikleengever de gevraagde bruikleen niet heeft verkregen uit illegale handel of roof, en dat de bruikleen geen beschermd natuurlijk materiaal betreft.

Voor particulieren die nog niet eerder objecten in bruikleen aan een museum hebben gegeven, kan aparte of bijkomende begeleiding nodig zijn. De verantwoordelijkheden van beide partijen moeten duidelijk worden omschreven en indien nodig moet de bruikleengever het eigendomsrecht en de herkomst van het object bevestigen.

Noteer verwijzingen naar correspondentie en documenten.

Vereiste informatiegroepen:

Referentie

top

8

Wanneer de bruikleengever in principe met de bruikleen heeft ingestemd, en zodra de lijst van te lenen objecten zo goed als definitief is, vraag dan om bijkomende gegevens over de objecten en noteer die in het overeenkomstige bestand. Vermeld voor elk object de volgende gegevens:

het objectnummer en de beschrijving van de bruikleengever;
naam en adres van de eigenaar;
verzekeringswaarde;
conditie;
vereisten voor het tentoonstellen;
vereisten voor de omgeving;
vereisten voor het transport en het hanteren van het object;
afmetingen (en gewicht indien van toepassing);
de eventuele aanwezigheid van foto's voor onderzoek of de toestemming voor het maken van foto's voor onderzoek;
bijkomende beschrijvende en historische informatie;
tentoonstellingsnummer.

Vereiste informatiegroepen:

Inkomende bruikleen
Objectidentificatie
Waarde
Conditiecontrole en -onderzoek
Objectvereisten
Objectbeschrijving
Objectverzameling
Objectgeschiedenis en -associaties
Objectvervaardiging
Gebruik collecties
Referentie
Datering
Organisatie
Groep
Persoon
Adres

top

Het kan nodig zijn om stappen 7 en 8 te herhalen, afhankelijk van de beschikbaarheid van objecten, de veiligheid en bewaaromstandigheden.

Goedkeuring van de bruikleen

9

Stel de definitieve voorwaarden voor de bruikleen op en noteer alle beslissingen in het betreffende bestand. Vermeld de volgende informatie:

informatie betreffende het object, zoals richtlijnen voor conservering, tentoonstelling, hanteren, gebruik (bijvoorbeeld hands on-toepassingen, machinerie), veiligheid en omgeving; conditiecontrole en -rapportage; een akkoord over de aard en de omvang van elke onderzoeksgerichte, actieve of remediërende conservering; het recht van de bruikleennemer om maatregelen te treffen (bijvoorbeeld wanneer blijkt dat het geleende object geïnfecteerd is);
vereisten inzake verzekering en indemniteit;
kosten en verantwoordelijkheden, waaronder conservering, transport, medewerkers en onvoorziene kosten;
van toepassing zijnde auteurs- en gebruiksrechten en daaruit voortvloeiende voorwaarden en kosten;
vereisten inzake verpakking, transport, koeriers en expediteurs;
afspraken voor bruiklenen bestemd voor wetenschappelijk onderzoek, waaronder onderzoek voor destructieve analyse of technische preparatie. Deze afspraken omvatten voorwaarden betreffende de omvang van de vernietiging of preparatie, naast een eigendomsverklaring voor de resultaten van dit onderzoek;
bijkomende voorwaarden die met de bruikleengever worden overeengekomen, zoals de wijze van bronvermelding op de labels, de rechten van de eigenaar op het object tijdens de bruikleenperiode.
de datum voor de verlengingsaanvraag indien de bruikleen verlengd wordt;
contactgegevens, met nadruk op de verantwoordelijkheid van de bruikleennemer de bruikleengever op de hoogte te houden van alle wijzigingen.

Het is niet aan te raden om verantwoordelijkheid te dragen voor de overdracht van bruiklenen van de bruikleengever aan een derde partij. Het is wel mogelijk dat een bruikleennemer aan het einde van de bruikleenperiode medewerking verleent aan overdracht aan een derde partij. Zulke overeenkomsten moeten rechtstreeks tussen de bruikleengever en de derde partij geregeld worden, tenzij het museum optreedt als organisator van een reizende tentoonstelling.

Noteer verwijzingen naar correspondentie en documenten.

Vereiste informatiegroepen:

Referentie

top

10

Wanneer de bruikleen bevestigd wordt, moeten bruikleengever en -nemer de benodigde overeenkomst afsluiten. Die overeenkomst moet alle bruikleenvoorwaarden omvatten.

Bij bruikleenverkeer tussen musea is het waarschijnlijk dat de bruikleengever een standaard overeenkomst heeft voor Uitgaande bruikleen en dat de bruikleennemer een standaard overeenkomst heeft voor Inkomende bruikleen. Het is niet aan te raden meer dan één overeenkomst te gebruiken. Het is de plicht van de bruikleennemer om de overeenkomst van de bruikleengever, als eigenaar van het object, te aanvaarden indien deze alle noodzakelijke punten bevat. Maak indien nodig een voorstel op maat dat alle relevante punten bevat en door beide partijen wordt aanvaard.

top

Tijdschema en ontvangst

11	Bereid de binnenkomst van de bruikleen degelijk voor en leg een tijdschema vast. Informeer alle betrokken medewerkers en voer alle voorschriften uit die de bruikleengever heeft opgelegd. Zorg voor een standplaats voor de bruikleen bij zijn aankomst.

top

12

Verschaf de bruikleengever schriftelijk bewijs van de verzekering of de indemniteitsregeling en de douane-inklaring zodra de exacte duur van de bruikleen, inclusief het vervoer, overeen is gekomen en ten laatste bij afhaling van het object. Zorg er ook voor dat de benodigde vergunningen zijn verkregen, bijvoorbeeld voor werkende objecten.

top

Ontvangst van de bruikleen

13	Noteer de ontvangstgegevens bij aankomst van het object. Zie 2 - Inkomend object - Procedure

top

14

Pak het object uit, controleer het bijgevoegde conditierapport of stel een conditierapport op. Voeg indien (praktisch en wettelijk) mogelijk een foto toe.
Zie 9 - Conditiecontrole en -onderzoek - Procedure

Tref alle nodige remediërende maatregelen maar vraag daarvoor eerst toestemming aan de eigenaar, zoals bepaald in de bruikleenovereenkomst.
Zie 10 - Actieve en preventieve conservering - Procedure

top

15

Als er een specifiek bruikleennummer wordt toegekend, noteer dit dan op het inkomstformulier. In andere gevallen: wijs een uniek nummer (volgnummer) toe aan elk object of groep van verwante objecten. Noteer dit nummer in de bruikleendocumentatie. Het is aan te bevelen een verwijderbaar label met het toegekende nummer te bevestigen aan het object, zodat het gemakkelijk geïdentificeerd kan worden.
Zie 2 - Inkomend object - Procedure

top

16	Noteer de standplaats van alle objecten en zorg dat die informatie bewaard wordt. Een museumplattegrond kan nuttig zijn voor het identificeren en lokaliseren van objecten. Zie 6 - Standplaats en verplaatsing - Procedure

top

17	Stuur een ontvangstbewijs naar de bruikleengever om de goede aankomst van het object te bevestigen en bewaar een kopie van dat bewijs.

top

Opvolging van de bruikleen

18

Controleer de bruikleen, zijn conditie en de omgeving. Verleen toegang aan de bruikleengever of zijn vertegenwoordiger wanneer dat gevraagd wordt.
Zie 9 - Conditiecontrole en -onderzoek - Procedure

Verschaf de nodige conditierapporten en meld alle gewijzigde omstandigheden, zelfs indien de objecten in bruikleen er niet rechtstreeks door zijn getroffen (bijvoorbeeld poging tot diefstal van andere objecten in bruikleen). Wanneer de bruikleen beschadigd is, informeer dan de bruikleengever onmiddellijk en voorzie hem van een gedetailleerde rapportage, uitgevoerd door de bruikleennemer.

top

Verlenging van de bruikleen

19

Als een bruikleen voor verlenging in aanmerking komt, vraag dan op de overeengekomen wijze verlenging van de bruikleenperiode aan. Pas de dekking en status van de bruikleen in de verzekering of de indemniteitsregeling aan. Doe dit volgens de bepalingen van de bruikleenovereenkomst en de voorwaarden van de verzekering of indemniteitsregeling.
Zie 13 - Waardebepaling - Procedure
Zie 12 - Verzekering en indemniteit - Procedure

top

Teruggave en beëindiging van de bruikleen

20

Regel de teruggave van de bruikleen en bevestig de afspraken inzake verpakking, transport en ontvangst zoals bepaald in de stappen 9 en 10. Als de bruikleendata gewijzigd worden, zorg er dan voor dat de bruikleengever zo snel mogelijk wordt geraadpleegd over de verlenging of de vervroegde teruggave van de bruikleen.

top

21	Controleer het conditierapport of stel een laatste conditierapport over het object op en neem eventueel foto's (indien wettelijk mogelijk). Zie 9 - Conditiecontrole en -onderzoek - Procedure

top

22	Geef het object terug aan de bruikleengever. Zie 17 - Uitgaand object - Procedure Vraag aan de transporteurs een bewijs dat alle objecten zijn terugbezorgd en bewaar dit bewijs. Noteer de verwijzing naar deze informatie. Vereiste informatiegroepen: Referentie top

23	Vraag aan de bruikleengever een schriftelijke bevestiging dat de objecten in goede staat ontvangen zijn en bewaar die bevestiging. Volg eventuele afwikkelingen op, bijvoorbeeld verzekeringsclaims. Zie 12 - Verzekering en indemniteit - Procedure

top

24	Zorg ervoor dat alle onkosten vergoed zijn.

top

25	Bewaar de documentatie permanent als controlespoor voor de bruikleen.

top

26

Indien de eigenaar overleden is sinds het object in bruikleen werd gegeven, neem dan contact op met de executeur-testamentair. Als u twijfelt aan de huidige juridische eigendom van het object, en/of als er geen gevolmachtigde handtekeningen zijn, win dan professioneel juridisch advies in.

Het kan ook nodig zijn juridisch advies te vragen over de stappen die uw museum moet ondernemen indien de oorspronkelijke eigenaar van een gedeponeerd stuk of een bruikleen niet langer gecontacteerd kan worden of overleden is. Dit kan nodig zijn voor:

verwerving van het object;
Zie 4 - Verwerving - Procedure
afstoting van het object volgens het afstotingsbeleid van uw museum, indien het object niet door uw museum is gewenst.
Zie 20 - Afstoting - Procedure

Hoe dan ook, verdere actie kan pas ondernomen worden na een periode van due diligence, wanneer redelijke inspanningen om de oorspronkelijke eigenaar op te sporen gefaald hebben.

top

27	Als een object in bruikleen naderhand door het ontvangende museum wordt verworven, verwerk het dan als een gewone verwerving. Zie 4 - Verwerving - Procedure

top

Voor verdere informatie

Publicaties

Algemene uitgangspunten voor de behandeling van bruiklenen en uitwisselingen tussen instellingen. Vertaling van General principles on the administration of loans and exchange of works of art between institutions, Antwerpen (Vlaamse Museumvereniging), 1997.

ARENDS, J. D., De juridische aspecten van het intermuseale bruikleenverkeer, Amsterdam (Nyenrode Law School), 2006.

ASHBY, H., MCKENNA, G. en M. STIFF, Spectrum Knowledge. Standards for cultural information management, Cambridge (MDA), 2001.

BOYLAN, P. (red.), Running a museum. A practical handbook, Parijs (ICOM/UNESCO), 2004.

DE LEEUW, R. e.a., Lending to Europe. Recommendations on collection mobility for European Museums. A report produced by an independent group of experts, set up by Council resolution, z.p., 2005.

Elementen voor een beleidsplan van een museum, Tilburg (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 1995.

ELOY, A., Technische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 3, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2000.

GELDERS, L., PINTELON, L., VAN NIEUWENHUYSE, B., CLAES, P. en J. VITS, Sectoronderzoek en verbetering van de service in art handling en transport. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 4, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2001.

HENNEMAN, I. en F. HUYS, Hedendaagse kunst. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 1, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

HOLM, S., Facts and artefacts: How to document a museum collection, 2de uitg., Cambridge (MDA), 1998.

MONSIEUR, P., Archeologische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 2, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

Subsidieregeling indemniteit bruiklenen 2005. Ministerie van OCW, Amsterdam (ICN), 2005.

Registratie stap voor stap: als een object het museum binnenkomt. CIDOC-richtlijnen, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), z.d. (1993).

SMETS, L. (red.), VerzekerDe bewaring, Brussel – Antwerpen (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – Culturele Biografie Vlaanderen vzw), 2000 - 2008.

Syllabus bij de basiscursus preventieve conservering, Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2002 (nieuwe uitgave in voorbereiding).

Syllabus bij de basiscursus registratie en documentatie, 3de herz. uitg., Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2002.

top

Organisaties

Administratie der douane en accijnzen (Invoerrechten)
http://customs.fgov.be

Belastingdienst (BTW)
http://www.belastingdienst.nl

Cidoc Fact sheet 1 registration
http://cidoc.mediahost.org/FactSheet1(en)(E1).xml

Cidoc Fact sheet 2 labelling
http://cidoc.mediahost.org/FactSheet2(en)(E1).xmlCidoc

Collections Link
http://www.collectionslink.org.uk/manage_information
Museums and Galleries Commission

Culturele Biografie Vlaanderen vzw
http://www.culturelebiografie.be

Department for Culture, Media and Sport
http://www.culture.gov.uk
Mobility of Collections

Douane (invoerrechten)
http://www.douane.nl

Erfgoedcellen
http://www.erfgoednet.be

FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw
http://www.faronet.be

Federale overheidsdienst financiën (BTW)
http://fiscus.fgov.be

Federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg
http://www.werk.belgie.be
Welzijn op het werk

Gelders Erfgoed
http://www.gelderserfgoed.nl
Voorbeeld van een bruikleenovereenkomst

Instituut Collectie Nederland
http://www.icn.nl

International Committee for Museum Documentation
http://www.icom.org/cidoc

Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium
http://www.kikirpa.be

MDA (huidige Collections Trust)
http://www.mda.org.uk

Mobility of Collections Conference, Manchester, 2005
http://culture.gov.uk/mobility

Museum Collections on the Move, European Conference ICN – OCW, Den Haag, 2004
http://museumcollectionsonthemove.org

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.nl
Ethische code voor musea, Ethische codecommissie voor musea, het Nederlandse Museumregister SIMIN (Sectie Informatieverzorging Musea in Nederland), voorbeeld van een bruikleenovereenkomst

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.be

Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten
http://www.museumconsulent.nl

Vlaamse overheid. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Vlaanderen
http://www.cjsm.vlaanderen.be

Wet- en regelgeving Europese Unie
http://www.eur-lex.europa.eu
Europese Richtlijn 93/7 betreffende de teruggave van cultuurgoederen.
EEG Verordening 752/93 houdende uitvoerbepalingen betreffende de uitvoer van cultuurgoederen

Wet- en regelgeving Nederland
http://wetten.overheid.nl

top

4 - Verwerving

Definitie

Het beheren en documenteren van de toevoeging van objecten en gerelateerde informatie aan het museum en hun mogelijke opname in de vaste collectie.

top

Minimumstandaard

Uw museum moet een beleid hebben inzake de verwerving van objecten; dit beleid is een onderdeel van het collectiebeleid. Zie Voor u begint - Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Zorg dat de procedure voor het beheren en documenteren van verwervingen de volgende zaken regelt:

Het verkrijgen van een schriftelijk bewijs van het oorspronkelijke eigendomsrecht op een object en van de eigendomsoverdracht aan de verwervende organisatie.
Het bij elkaar kunnen brengen van verwervingsdocumentatie en objecten als onderdeel van retrospectieve documentatie, audit en inventarisatie.
Het toekennen van een uniek nummer aan elk object en het fysiek aanbrengen van dat nummer op of aan het object.
Het bijhouden van een aanwinstenregister dat op nummer gerangschikt is.
Het bewaren van informatie over het verwervingsproces.
Het informeren van schenkers over de voorwaarden waaronder hun schenking of legaat door het museum wordt aanvaard.
Het toetsen van de verwerving aan het collectiebeleid van het museum en aan lokale, nationale of internationale wetgeving, verdragen of algemeen aanvaarde gedragscodes.
Het bewaren van een bijgewerkte kopie van de informatie in het aanwinstenregister.

top

Voor u begint

Verwerving behelst verschillende taken en activiteiten zoals:

besluiten of het object behoort tot de vaste, steun- of onderzoekscollectie;
het tot stand brengen van een rechtmatige overdracht;
het toekennen van een uniek nummer en het aanbrengen daarvan op het object of een aangehecht label;
het opnemen in het aanwinstenregister (voor de vaste collectie);
het opnemen in een andere registratie of lijst (voor de overige collecties).

Verwerving formaliseert ook de registratie van objecten die gevonden zijn tijdens retrospectieve documentatie, audit of controle van de inventaris.

Types en status van collecties

Niet alle objecten die het museum in bezit heeft worden formeel in het aanwinstenregister opgenomen. Het museum kan een object kopen om het tentoon te stellen zonder het na afloop van de tentoonstelling aan de vaste collectie toe te voegen. Foto's die gelden als 'objecten' van historisch, wetenschappelijk of esthetisch belang kunnen aan de vaste collectie worden toegevoegd, in tegenstelling tot werkfoto's voor documentatie of tentoonstelling. In zulke gevallen zal er een alternatief beheerssysteem nodig zijn voor objecten die niet tot de vaste collectie behoren.

Een object kan van status veranderen (bijvoorbeeld als het als uniek wordt erkend) of kan gedurende een beperkte periode zonder risico worden gebruikt, op voorwaarde dat het met de nodige omzichtigheid wordt behandeld. We adviseren daarom een verfijnder aanpak die gebaseerd is op de regelmatige beoordeling van de waarde van elk object. Essentieel is dat elk museum een duidelijk beleid opstelt en uitvoert.

Het moet dus onmiddellijk duidelijk zijn waarom een object is verworven, en of het zo lang mogelijk geconserveerd moet worden dan wel of het voor educatie, vermaak of onderzoek is bestemd.

(Uit Museums and Galleries Commission, Standards in the Museum Care of Larger and Working Objects: Social and Industrial History Collections, 1994)

Indien een object van de vaste naar een andere collectie wordt overgebracht, ga dan naar de procedure over afstoting.
Zie 20 - Afstoting

top

Aanvaarding en selectie van aangeboden objecten

Verwerf geen objecten wanneer er twijfel bestaat over het eigendomsrecht van de verkoper of de schenker. Musea zijn niet verplicht schenkingen of legaten aan te nemen. De schenker moet op de hoogte zijn van de voorwaarden voor het aanvaarden van collecties. Vraag, vooraleer collecties te aanvaarden, toestemming aan de schenker om objecten te weigeren die u ongeschikt acht voor de vaste collectie. Maak voordat die selectie plaatsvindt wel een aantekening over de groep als geheel (bijvoorbeeld op het inkomstformulier). Bij archieven of collecties die als groep belangrijk zijn (veeleer dan de afzonderlijke objecten waaruit ze bestaan) is het aan te bevelen na grondig onderzoek de collectie op te splitsen of op te schonen.

Wanneer archeologische archieven in een museum worden gedeponeerd zonder aan de voorschriften inzake bewaargeving en verwerving van het museum te voldoen, kan het museum de vondsten op voorlopige basis bewaren. Stel dan de eventuele verwerving voor de vaste collectie uit tot het museum een volledige en volwaardige beoordeling kan uitvoeren en op basis daarvan kan beslissen objecten al dan niet te bewaren. Spreek het definitieve oordeel uit binnen een afgesproken termijn.

Beoordeel objecten bij het verwervingsproces ook op mogelijke risico's, om te voldoen aan essentiële gezondheids- en veiligheidsregels. Dergelijke gevaren zijn medebepalend voor de besluitvorming en dienen derhalve voor de binnenkomst van het object onderzocht te worden.

top

Beperkende bepalingen

Vermijd de verwerving van objecten waarop beperkende voorwaarden rusten. Win bij twijfel altijd professioneel juridisch advies in. Voor objecten die aanvaard worden ter voldoening van successierechten gelden specifieke voorwaarden. Informeer hierover bij het betrokken ministerie.

Onderzoek de milieugevolgen en de ethische consequenties van elke verwerving grondig. Houd rekening met het intellectuele, wetenschappelijke en educatieve belang van de aanwinst. Andere beperkingen kunnen gebrek aan adequate opberging of conservering zijn, of kunnen te maken hebben met het vergankelijke en vluchtige materiaal waarvan objecten gemaakt zijn. In dat geval kan een museum ook beslissen iets wel te verwerven, maar daarbij tegelijk aangeven hoe en hoelang het iets wil bewaren. Zie erop toe dat de verwerving van objecten niet indruist tegen het lokale, nationale of internationale recht, noch tegen verdragen of algemeen geldende gedragscodes. Dezelfde wettelijke en ethische voorschriften gelden voor iedereen die in naam van het museum verzamelt. Zorg ervoor dat zowel organisaties als particulieren waarvan u materiaal ontvangt, het museumbeleid ter zake kennen en naleven.

top

Niet-genummerde objecten

Neem objecten zonder nummer of herkomstgegevens, bijvoorbeeld bij een inventariscontrole of audit, slechts dan op in de vaste collectie als er geen reden is om aan te nemen dat het museum ze niet in eigendom heeft. Bovendien moeten ze van belang worden geacht voor de vaste collectie. Stel alles in het werk om de herkomst van dergelijke objecten te achterhalen. Raadpleeg daartoe ook alle externe bronnen en interne documenten (bijvoorbeeld inkomstformulieren, briefwisseling, bruikleendocumentatie) en link deze indien mogelijk aan de bestaande records. Documenteer en bewaar altijd de documentatie over de vondst en de eventuele opname in de collectie. Zo kunt u het controlespoor volgen in geval van latere aanspraken op het object.

top

Archieven

Musea kunnen naast objecten ook archieven of archiefstukken in hun collectie willen opnemen, bijvoorbeeld omdat die de context bieden voor de verzamelde objecten. Het is echter aan te raden daarover altijd eerst overleg te plegen met de plaatselijke overheidsarchiefdienst. Archieven van overheidsorganisaties vallen onder de archiefwet. Deze wet regelt de bewaring, ontsluiting en openbaarmaking van archieven. Het is aanbevelenswaardig ook archieven die niet onder deze wetgeving vallen en die van belang worden geacht als cultureel historisch erfgoed op dezelfde zorgvuldige wijze te bewaren en toegankelijk te maken.

top

Wettelijke bepalingen

Eigendom van archeologische vondsten

Met betrekking tot archeologische vondsten in België/Vlaanderen moet men met drie onderscheiden regimes rekening houden.

Onder het gemeenrechtelijk regime van het Burgerlijk Wetboek (Art. 552 en 716) behoort de eigendom van een schat (waaronder wordt verstaan iedere verborgen of bedolven zaak waarop niemand zijn recht van eigendom kan bewijzen en die door louter toeval ontdekt wordt) aan wie hem in zijn eigen erf vindt. Wordt de schat in andermans erf gevonden, dan behoort hij voor de ene helft toe aan de vinder en voor de andere helft aan de eigenaar van het erf. Wie gericht en doelbewust op andermans grond op zoek is, bijvoorbeeld wie speurt met een metaaldetector, kan nooit de vinder zijn van een schat en heeft dan ook geen recht op de helft van de waarde van de schat. Dit geldt ook voor archeologen: zij zijn beroepsmatig geïnteresseerd en kunnen dus nooit een deel van de vondsten claimen die ze zelf doen, tenzij ze met de eigenaar van de grond een overeenkomst hebben afgesloten.

Vondsten die gedaan worden in het kader van overheidsopdrachten, zijn onderworpen aan bijzondere regels (Art. 29 §2 Algemene aannemingsvoorwaarden). Deze vondsten moeten op staande voet ter kennis worden gebracht van de aanbestedende overheid. Als de vondsten kunstvoorwerpen, oudheidkundige, natuurhistorische, numismatieke objecten zijn of andere vondsten die een wetenschappelijke waarde hebben, of zeldzame en kostbare objecten betreffen, worden deze de eigendom van de aanbestedende overheid.

Het Archeologiedecreet tenslotte regelt de toevalsvondsten van archeologische monumenten en zones in de Vlaamse Gemeenschap: iedereen die, behalve in het kader van vergunde archeologische opgravingen, een roerend goed vindt waarvan hij weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat het een roerend archeologisch monument betreft, is verplicht hiervan binnen drie dagen melding te doen bij het agentschap RO-Vlaanderen. De archeologische monumenten en hun vindplaats moeten tot de tiende dag na de melding in onveranderde toestand door de eigenaar, gebruiker en vinder bewaard blijven, beschermd worden tegen beschadiging en vernieling en toegankelijk gesteld worden voor onderzoek door het Vlaams Instituut voor onroerend erfgoed of het agentschap RO-Vlaanderen. De algemene beschermingsvoorschriften voor beschermde archeologische monumenten en zones gelden tevens voor dergelijke toevalsvondsten.

Met betrekking tot deze toevalsvondsten kan tussen het Vlaams Gewest en de eigenaar van het terrein en de vinder een overeenkomst worden gesloten die de bestemming van de roerende archeologische monumenten regelt. Aldus kan zo een overeenkomst de overdracht van de roerende archeologische monumenten naar een openbare verzameling bepalen, tegen eventuele vergoeding van de eigenaar en de vinder.

top

Eigendom van archeologische vondsten onder water

De Wet van 9 april 2007 betreffende de vondst en de bescherming van wrakken is van toepassing op wrakken en wrakstukken gelegen binnen de territoriale zee van België. Ieder die binnen de territoriale zee enig wrak of enig wrakstuk vindt (en bovenhaalt), moet zijn vondst zonder verwijl melden aan de ontvanger der wrakken overeenkomstig nader bepaalde regels, voor zover het wrak niet officieel gekend is. Het is verboden:

enig beschermd wrak of wrakstuk boven te halen zonder machtiging van de ontvanger der wrakken;
enig wrakstuk van oorlogsschepen en staatsschepen voor niet commerciële doeleinden gebruikt, boven te halen zonder machtiging van de vlaggenstaat.

De wet van 9 april 2007 regelt ook de bewaring en de eigendom van wrakken en wrakstukken die niet door hun eigenaar of diens rechtverkrijgenden zijn opgeëist.

De Wet van 22 april 1999 betreffende de exclusieve economische zone van België in de Noordzee beheerst onder meer de soevereine rechten van de Belgische staat in de exclusieve economische zone (EEZ) ten behoeve van de exploratie en exploitatie, het behoud en het beheer van de natuurlijke rijkdommen, levend en niet-levend, van de wateren boven de zeebodem, van de zeebodem en de ondergrond daarvan.

top

Fauna- en florawetgeving

Vele beschermingsmaatregelen zijn ingegeven door de Europese reglementering betreffende onder meer de instandhouding van natuurlijke habitats, wilde flora en fauna, en vogelbescherming. Ook de jacht- en visserijreglementering bevat voorschriften ter bescherming van bedreigde fauna en flora.

top

Convention on International Trade in Endangered Species (CITES)

Naast de wettelijke regelingen dient het museum zich ook rekenschap te geven van de ethische codes, die in het museale veld nationaal en internationaal zijn afgesproken. Deze bieden richtlijnen voor zorgvuldig handelen. Voorts zijn de Europese verordening en richtlijn van 1993 van belang (de internationale UNESCO en Unidroit-verdragen zijn formeel nog niet van toepassing, maar worden tot op zekere hoogte naar de geest wel toegepast) alsmede de Haagse Conventie van 1954.

top

Rechten

Aan objecten en ander materiaal kunnen rechten verbonden zijn, bijvoorbeeld het auteursrecht. Ook het verwerken van gegevens is gebonden aan wettelijke bepalingen, bijvoorbeeld de wetgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens en databanken. Houd in de procedure Verwerving rekening met deze rechten.
Zie 15 - Rechten

top

Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Formuleer in het beleid met betrekking tot verwerving de volgende punten:

Een verzamelbeleid dat bepaalt wat uw museum verwerft (zie Opmerking: Collectiebeleid hieronder.
Een beleid voor het autoriseren van verwervingen.
De algemene voorwaarden voor verwerving van objecten.
Richtlijnen over onderzoek volgens het zorgvuldigheidsprincipe (due diligence) om vast te stellen dat een mogelijke verwerving niet illegaal verhandeld of uitgevoerd is, afkomstig is van roof of behoort tot een beschermde flora- of faunasoort. Doe zeker ook herkomstonderzoek met betrekking tot de periode van de Tweede Wereldoorlog.
Richtlijnen inzake extra kosten voor opslag, vervoer en conservering die normaal uit een verwerving kunnen voortvloeien.
Auteursrecht - niet automatisch met een object verworven - en de te ondernemen pogingen om vast te stellen wie de rechten bezit.
De maximum doorlooptijd tussen het binnenkomen van een object en het voltooien van de registratieprocedure.
De standaardvorm van gebruikte nummeringssystemen.
De methodes van nummeren en labelen (zie Opmerking: Nummering- en labelingmethode hieronder.

Het beleid kan ook vereisen de verwervingsdocumentatie te checken en te verifiëren.
Zie 14 - Audit

Opmerking: Collectiebeleid

Maak duidelijk waarom uw museum bepaalde object(groep)en verzamelt of op specifieke gebieden actief is. Beschrijf de historische collecties in het bezit van het museum en preciseer hoe het huidige collectiebeleid past in het algemene beleid van het museum. Stem het collectiebeleid in de mate van het mogelijke af met de andere musea, bibliotheken en archieven in uw omgeving en met organisaties die op dezelfde vakgebieden werkzaam zijn. Behoudens noodgevallen, mag een museum uitsluitend objecten verzamelen, waarvoor zij de expertise bezit en waarvoor zij voor goede bewaaromstandigheden kan zorgen. Neem de relevante regelgeving in acht op het gebied van arbeidsomstandigheden, milieu en veiligheid, bijvoorbeeld bij grote, werkende objecten. Stel een procedure op om informatie over objecten die het museum zelf niet kan verwerven maar die het als waardevol beschouwt, aan andere organisaties door te geven.

top

Opmerking: Nummering- en labelingmethode

Hoewel een object niet mag worden beschadigd bij het fysiek nummeren of labelen, is dit in de praktijk niet altijd te vermijden. Duurzaamheid is soms belangrijker dan omkeerbaarheid. Het museum moet schriftelijk vastleggen op welke plaats het nummer of label op of aan het object wordt aangebracht.
Zie Voor verdere informatie

top

Procedure

Formuleren en aanpassen van de procedure

1	Bestudeer eerst de paragraaf Voor u begint en let op dat u: zich bewust bent van het juridisch kader dat van invloed is op de procedure; het beleid vastlegt dat de grondslag vormt voor de procedure; dat deel van de procedurehandleiding schrijft dat betrekking heeft op verwerving van objecten.

top

2	Evalueer het deel van de handleiding dat de verwerving van objecten beschrijft regelmatig en pas dit, indien nodig, aan. Veranderingen kunnen noodzakelijk zijn naar aanleiding van: wijzigingen in het juridisch kader; wijzigingen in het beleid van het museum.

top

Objectbeoordeling

3	Beoordeel en autoriseer verwervingen overeenkomstig het museumbeleid en bewaar de schriftelijke documentatie van dit proces (zie Voor u begint - Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?). Leg een verwijzing naar deze documentatie vast. Vereiste informatiegroepen: Referentie top

4

Plan de ontvangst van het object zorgvuldig en houd rekening met alle implicaties die de verwerving met zich meebrengt. Zorg bijvoorbeeld voor toereikende, langdurige depot- of tentoonstellingsruimte en voorzie ook dat het personeel over voldoende tijd beschikt om het verwervingsproces af te ronden.

top

5

Voer een conditiecontrole uit en leg die vast.
Zie 9 - Conditiecontrole en -onderzoek - Procedure

Stel een conditierapport over de te verwerven objecten op. Pas dit aan de omstandigheden aan. Maak aantekeningen over de conditie, bijvoorbeeld 'barstje in voetstuk', 'vlek op achterzijde'. In sommige gevallen is een afbeelding of een uitgebreider verslag nodig. Het is belangrijk de toestand van een object te controleren vóór de verwerving ervan. Zo vermijdt u 'verborgen' conserveringskosten en kunt u rekening houden met deze kosten. Het kan nodig blijken verschillende soorten informatie vast te leggen, bijvoorbeeld het kunnen werken van grote objecten of de conditie van slechts een staal van een grote groep objecten.

Als de verwerving binnenkomt tengevolge van afstoting of overdracht door een ander museum, kan het object al vergezeld zijn van een conditierapport. Vergelijk dit met uw eigen conditierapport en bespreek eventuele verschillen met het museum dat het voorwerp afstoot of overdraagt.

top

Eigendomsverwerving

6

Verkrijg het onbezwaarde en onbetwiste eigendomsbewijs van het object. Dit omvat de volgende gegevens:

een verwijzing naar de formele naam van de rechtspersoon die het object verwerft;
naam en adres van de vorige eigenaar van het object of van zijn vertegenwoordiger;
een korte beschrijving van het object;
een handtekening die de overdracht van eigendom aan uw museum bevestigt (of een verwijzing naar de handtekening wanneer een geautomatiseerd systeem gebruikt wordt); en een verklaring met betrekking tot de handtekenbevoegdheid van die persoon;
de verwervingsmethode;
de overdracht aan het museum van alle rechten die bij het object behoren en die nu bij de huidige eigenaar zijn.

Leg zo nodig vast welke stappen ondernomen zijn om de eigendom te verkrijgen, en leg eveneens vast hoe de eigendom is verkregen (bijvoorbeeld door schenking, aankoop of ruil).

Vereiste informatiegroepen:

Verwerving
Objectidentificatie
Referentie
Datering
Organisatie
Groep
Persoon
Adres

top

7

Afhankelijk van de verwervingsmethode moet het museum over de volgende documentatie beschikken:

Bij legaten

een uittreksel uit het testament, indien mogelijk (bij voorkeur een kopie van het volledige testament). De geldigheid van een legaat kan via een notaris worden nagegaan bij het Centraal register van testamenten.
een kopie van een eventueel codicil waarin het museum is genoemd.

top

Vereiste informatiegroepen:

Referentie
Objectidentificatie
Organisatie
Persoon
Adres

top

Bij vondsten

een verwijzing naar de collectievindplaats en andere informatie over het veldwerk;
een bewijs van eigendom waar toepasselijk;
een bewijs van zowel interne als externe rechtvaardiging van het verzamelen;
een bewijs dat het verzamelen op die plaats wettig is en niet verboden;
een vergunning van de Vlaamse regering of haar gemachtigde om archeologische opgravingen of graafwerken uit te voeren, of een bewijs van aangifte van een toevalsvondst van een archeologisch monument (overeenkomstig de bepalingen van het Decreet van de Vlaamse Gemeenschap van 30 juni 1993 houdende bescherming van het archeologisch patrimonium);
een bewijs dat objecten niet beschermd worden door CITES en dat voldaan is aan noodzakelijke in- en exportvergunningen.

Vereiste informatiegroepen:

Objectverzameling
Objectidentificatie
Referentie
Datering
Organisatie
Persoon
Adres

top

Bij schenkingen

een ondertekende aanbieding van een object door de schenker, met inbegrip van de eventuele voorwaarden voor die schenking (hoewel schenkingen waaraan voorwaarden zijn verbonden ten sterkste worden ontraden);
de ondertekende aanvaarding van het object door uw museum, inclusief alle overeengekomen voorwaarden.

De informatie over alle schenkingen moet op naam van de schenker ontsloten zijn.

Vereiste informatiegroepen:

Referentie
Datering
Organisatie
Persoon
Adres

top

Bij aankopen

een ondertekende verklaring van de verkoper dat hij de rechtmatige eigenaar is;
een ondertekende verklaring omtrent de herkomst van het object (indien bekend);
de originele factuur en het ontvangstbewijs die de aangekochte objecten identificeren;
details en voorwaarden van elke subsidie ontvangen ten behoeve van de aankoop.

Vereiste informatiegroepen:

Verwerving
Referentie
Datering
Organisatie
Persoon
Adres

top

Bij ruil

een eigendomsoverdracht waarvoor een niet-financiële tegenprestatie is geleverd.

Vereiste informatiegroepen:

Referentie
Datering
Organisatie
Persoon
Adres

top

Bij schatten

een document waarin het onderzoek naar de herkomst van de schat is toegelicht, met inbegrip van eventuele rapporten van deskundigen.
Zie Voor u begint - Wettelijke bepalingen - Eigendom van archeologische vondsten

Vereiste informatiegroepen:

Referentie
Datering
Organisatie
Persoon
Adres

top

Bewaar alle originele documenten die betrekking hebben op de eigendomsoverdracht in een beveiligde, brandvrije locatie, als kernbestanddeel van de altijd te bewaren documentatie van de collectie.

Auteursrecht

8	Identificeer en noteer de rechthebbende van het auteursrecht en van andere rechten verbonden aan het object en het gebruik ervan. Verwerf wanneer mogelijk het auteursrecht voor uw museum. Zie 15 - Rechten - Procedure

top

Registratie van de aanwinst

9

Geef het object een uniek nummer. Leg het nummeringssysteem vast dat het museum hanteert. Onderdelen van een object kunnen een zelfde objectnummer krijgen, gevolgd door een unieke toevoeging voor elk onderdeel. Als grote aantallen gelijksoortige objecten samen in een houder/doos zitten (bijvoorbeeld parels in een doos, een doos scherven, een lade met insecten), krijgt die houder/doos een nummer, wordt de inhoud geteld en het totaal geregistreerd.
Zie Voor verdere informatie

top

10	Verwerk de verwerving van archieven of grote groepen specimina door ze als groep te beschrijven en ze één nummer toe te kennen. Sorteer, registreer en ontsluit archieven vervolgens op de voor archiefmateriaal gebruikelijke wijze.

top

11

Registreer de volgende informatie voor elk object of voor elke groep van bij elkaar horende objecten die door één nummer worden geïdentificeerd:

objectnummer;
objectnummer;
korte beschrijving die voldoende informatie verschaft om elk object en elk apart genummerd onderdeel te identificeren, ook als het objectnummer ontbreekt;
datum van registratie in het aanwinstenregister;
verwervingsmethode;
herkomst (naam en adres van schenker of verkoper);
datum van verwerving;
nummer van inkomstformulier;
nummer van overdrachtsformulier (indien een ander dan het inkomstformulier);
verwijzing naar voorwaarden die gelden op het moment van verwerving;
verwijzing naar het conditierapport.

Vereiste informatiegroepen:

Objectidentificatie
Verwerving
Inkomend object
Datering
Organisatie
Groep
Persoon
Adres

top

12

Kies een register van hoogwaardig archiefpapier dat op duurzame wijze ingebonden is. Druk bij een geautomatiseerd register op gezette tijden nieuwe records af met een duurzaam afdrukmedium op hoogwaardig archiefpapier en bewaar dit stevig ingebonden. Onderteken en dateer de afdruk, bij voorkeur elke pagina afzonderlijk.

Bewaar het originele register goed beveiligd, bij voorkeur in een vuurbestendige kast.

Maak een reservekopie van het register. Kopieën op microfiche, fotokopieën en cd-romversies zijn toegelaten. Bewaar de kopieën buiten het museum. Maak regelmatig kopieën en sla ze op een veilige plek op om te beletten dat er met de gegevens geknoeid wordt (dataconservering).

top

13	Merk het object met zijn unieke nummer of breng dat nummer op een label aan. De gebruikte methode hangt af van het materiaaltype en van de toestand van het object. Nummer objecten bij voorkeur fysiek; in sommige gevallen zal dat echter niet mogelijk zijn. Zie Voor verdere informatie

top

14	Maak – indien praktisch mogelijk en wettelijk toegestaan – een foto van het object. Zie 16 - Gebruik collecties - Procedure

top

15	Noteer de eerste standplaats van het object. Zie 6 - Standplaats en verplaatsing - Procedure

top

16

Noteer de volgende bijkomende informatie voor elk object of elke groep van objecten:

reden van verwerving;
verwervingsdatum (de datum van eigendomsoverdracht, dit kan eerder zijn dan de formele opname als verwerving in het museum);
geschiedenis van het object;
wijze van bronvermelding (credit line);
bijkomende contextuele informatie verschaft door de schenker/verkoper;
bijkomende informatie over de verwerving van het object.

Alle beschikbare informatie en alle objecten geassocieerd met elk object moeten in de mate van het mogelijke verworven worden op het ogenblik van verzamelen. Dit geldt in het bijzonder wanneer een object uit zijn context wordt gehaald.

Vereiste informatiegroepen:

Objectidentificatie
Verwerving
Gebruik collecties
Objectgeschiedenis en -associaties
Bijdrage eigenaar object
Datering
Organisatie
Groep
Persoon
Adres

top

17	Stuur bij schenkingen een bedankbrief naar de schenker, samen met het objectnummer en informatie over de plaats van het object. Stuur bij aankopen tot stand gekomen met financiële steun van fondsen een bedankbrief naar elk van deze fondsen.

top

Voor verdere informatie

Publicaties

ASHBY, H., MCKENNA, G. en M. STIFF, Spectrum Knowledge. Standards for cultural information management, Cambridge (MDA), 2001.

BOYLAN, P. (red.), Running a museum. A practical handbook, Parijs (ICOM/UNESCO), 2004.

CAMPFENS, E. en I. VAN DER VLIES, Recht en onrecht in roofkunstkwesties, in Erfgoedverhalen voor Charlotte van Rappard-Boon, o.l.v. H. PENNOCK, J. LEISTRA, T. de BOER e.a., Den Haag (Erfgoedinspectie), 2007, p. 141-147.

Elementen voor een beleidsplan van een museum, Tilburg (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 1995.

ELOY, A., Technische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 3, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 2000.

GROENEVELD, W., Collectiebeleid en collectievorming: een slinger van Foucault?, z.p., 2005.

Het etiketteren en merken van objecten. CIDOC-richtlijnen, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), z.d.

Het nummeren van museumvoorwerpen met schrijfstiften, Amsterdam (Instituut Collectie Nederland), 2000.

HOLM, S., Facts and artefacts: How to document a museum collection, 2de uitg., Cambridge (MDA), 1998.

KLOMP, R. (red.), Kunst en recht. Wetseditie Ars aequi, 2de herz. uitg., 2007-2010.

Luger, T., Handreiking voor het schrijven van een collectieplan, Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten - Instituut Collectie Nederland), 2003 (herdruk in voorbereiding).

MONSIEUR, P., Archeologische collecties. Beheer, conservatie en restauratie van museale collecties, 2, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), 1999.

Registratie stap voor stap: als een object het museum binnenkomt. CIDOC-richtlijnen, Brussel (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap), z.d. (1993).

SCHOEMAKER, K., Schenken aan musea, een geringe belasting, in Erfgoedverhalen voor Charlotte van Rappard-Boon, o.l.v. H. PENNOCK, J. LEISTRA, T. de BOER e.a., Den Haag (Erfgoedinspectie), 2007, p. 39-43.

SORGDRAGER, W., De beperkte bescherming van de WBC, in Erfgoedverhalen voor Charlotte van Rappard-Boon, o.l.v. H. PENNOCK, J. LEISTRA, T. de BOER e.a., Den Haag (Erfgoedinspectie), 2007, p. 164-169.

SMETS, L. (red.), VerzekerDe bewaring, Brussel – Antwerpen (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap – Culturele Biografie Vlaanderen vzw), 2000 - 2008.

Syllabus bij de basiscursus preventieve conservering, Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2002 (nieuwe uitgave in voorbereiding).

Syllabus bij de basiscursus registratie en documentatie, 3de herz. uitg., Amsterdam (Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2002.

top

Organisaties

Administratie der douane en accijnzen (invoerrechten)
http://customs.fgov.be

Belastingdienst (BTW)
http://www.belastingdienst.nl

Cidoc Fact sheet 1 registration
http://cidoc.mediahost.org/FactSheet1(en)(E1).xml

Cidoc Fact sheet 2 labelling
http://cidoc.mediahost.org/FactSheet2(en)(E1).xmlCidoc

Collections Link
http://www.collectionslink.org.uk/manage_information
Museums and Galleries Commission

Convention on International Trade in Endangered Species of Wild Fauna and Flora
http://www.cites.org

Culturele Biografie Vlaanderen vzw
http://www.culturelebiografie.be
Fact sheet: Het etiketteren en merken van objecten (CIDOC-richtlijnen).

Douane (invoerrechten)
http://www.douane.nl

Erfgoedcellen
http://www.erfgoednet.be

Erfgoedinspectie
http://www.erfgoedinspectie.nl
http://www.erfgoedinspectie.nl/page/archeologie/wet_en_regelgeving

FARO, Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw
http://www.faronet.be

Federale overheidsdienst financiën (BTW)
http://fiscus.fgov.be

Federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg
http://www.werk.belgie.be
Welzijn op het werk

ICOM
http://www.icom.org

ICOM Nederland
http://www.icomnederland.nl

ICOM / Code of Ethics for Museums
http://icom.museum/ethics.html

ICOM / RedList
http://icom.museum/redlist/index.html
Online index van gestolen goederen uit Afrika, Zuid-Amerika, Irak en Afghanistan.

Instituut Collectie Nederland
http://www.icn.nl
Factsheet nr.3, 2003: Het nummeren van museumvoorwerpen met schrijfstiften.

Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat
http://www.notaris.be

Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium
http://www.kikirpa.be

MDA (huidige Collections Trust)
http://www.mda.org.uk

Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Voedselkwaliteit
http://www.minlnv.nl

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.nl
Ethische code voor musea, Ethische codecommissie voor musea, het Nederlandse Museumregister en SIMIN (Sectie Informatieverzorging Musea in Nederland)

Museumvereniging
http://www.museumvereniging.be

Rijksmuseum van Oudheden
http://www.rmo.nl
Verslag van debat Verboden te verzamelen (tentoonstelling RMO Leiden, 2007).

Stichting Landelijk Contact van Museumconsulenten
http://www.museumconsulent.nl

Vlaamse overheid. Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Vlaanderen
http://www.cjsm.vlaanderen.be

Wet- en regelgeving Nederland
http://wetten.overheid.nl
Archiefwet 1995

top

5 - Inventaris

Definitie

Het actueel houden van de minimale registratie van alle objecten waarvoor uw museum de (wettelijke) verantwoordelijkheid draagt. Dit omvat ook objecten in bruikleen, niet-geregistreerde of nog ongedocumenteerde objecten, tijdelijk gedeponeerde objecten en steuncollecties zoals bijvoorbeeld voor educatieve doeleinden.

top

Minimumstandaard

Uw museum moet een beleid hebben inzake de inventariscontrole van objecten. Zie Voor u begint - Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Zorg dat de procedure Inventaris de volgende zaken regelt:

De mogelijkheid elk ogenblik verantwoording af te leggen voor ieder object.
De mogelijkheid up-to-date informatie te verschaffen over alle objecten die het museum zijn toevertrouwd of in zijn bezit zijn – met inbegrip van uitgaande en inkomende bruiklenen, tijdelijk gedeponeerde objecten en andere niet-geregistreerde objecten.
De verwijzing naar de juridische status van het object.
De vermelding van de huidige standplaats van het object.

top

Voor u begint

In de meeste musea is de voornaamste bron voor inventarisinformatie van reeds gedocumenteerde objecten het collectie-informatiesysteem, vooral als het een geautomatiseerd systeem betreft. In dit geval levert het apart bijhouden van een standplaatsregistratie weinig extra nut.

Inventarisinformatie van objecten die maar korte tijd aanwezig zijn of die nog niet geregistreerd zijn, is waarschijnlijk aanwezig in het inkomstformulier of het record inkomend object of het aanwinstenregister. Bij geautomatiseerde registratie moet de gebruikte software in staat zijn de belangrijkste inventarisinformatie te genereren en deze los van de volledige collectieregistratie en -documentatie te presenteren.

Wanneer een bestaande collectie retrospectief wordt geinventariseerd is het belangrijk van te voren de omvang van het project vast te stellen. Een groot inventarisatieproject heeft afhankelijk van de grootte van de collectie en de onvolkomenheden of manco's van de reeds bestaande inventarisinformatie belangrijke gevolgen voor beschikbare capaciteit en middelen. Een goed onderbouwd en zorgvuldig opgebouwd projectplan kan dit proces aanzienlijk vergemakkelijken. Houd rekening met:

Het aantal te inventariseren objecten en specimina. Het kan noodzakelijk zijn om de objecten of de objectrecords daadwerkelijk te tellen. Bij grote collecties kan een statistische analyse (steekproef) helpen.
Het aantal en de verspreiding van de depotlocaties.
De vraag of een of andere vorm van depotordening (bijvoorbeeld het bij elkaar plaatsen van vergelijkbare objecten) noodzakelijk is voor aanvang van de inventarisatie; dit om het proces mogelijk te stroomlijnen. Let goed op geen informatie te verliezen bij het verzetten van objecten die nog niet geregistreerd zijn, maar die bij elkaar staan omdat zij deel uitmaken van één schenking.
De mogelijkheid de collectie op bulkniveau te inventariseren.
De mogelijkheid dat dergelijke inventarisatie op bulkniveau alsnog leidt tot een project voor retrospectieve documentatie.
De invloed van het project op de capaciteit van personeel, hardware en software, de ICT-infrastructuur, het materiaal voor het nummeren en labelen en het materiaal voor fotografische registratie.
De overweging of men het project ook zal gebruiken om andere processen, zoals conditiebeschrijvingen, uit te voeren.
Mogelijke financiële middelen voor medewerkers en materiaal.
Voldoende commitment van het management voor uitvoering van het project.

Het is belangrijk dat de procedure voor het verplaatsen van objecten geïmplementeerd is voordat de inventariscontrole begint om te voorkomen dat daarna objecten worden verplaatst zonder dit te registreren.
Zie 6 - Standplaats en verplaatsing

Wettelijke bepalingen

Rechten

Aan objecten en ander materiaal kunnen rechten verbonden zijn, bijvoorbeeld het auteursrecht. Ook het verwerken van gegevens is gebonden aan wettelijke bepalingen, bijvoorbeeld de wetgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens en databanken. Houd in de procedure Inventaris rekening met deze rechten.
Zie 15 - Rechten

top

Wat moet in uw beleid zijn vastgelegd?

Het beleid van het museum inzake inventariscontrole moet de volgende punten omvatten:

Wanneer inventarisrecords gemaakt worden en gewijzigd.
Wat geïnventariseerd wordt.
Wie toegang krijgt tot de inventarisinformatie.
Wie inventarisinformatie mag bijwerken.
Welke vereiste veiligheidsmaatregelen voor de inventaris van kracht zijn.
Met welke regelmaat en hoe uitvoerig controle op de inventarisinformatie plaatsvindt.

top

Procedure

Formuleren en aanpassen van de procedure

1

Bestudeer eerst de paragraaf Voor u begint en zorg dat u:

zich bewust bent van het juridisch kader dat van invloed is op de afhandeling van de procedure;
een uitgeschreven beleid hebt dat de grondslag kan vormen voor de procedure;
dat deel van de procedurehandleiding hebt geschreven dat betrekking heeft op de inventaris.

top

2	Evalueer regelmatig en pas, indien noodzakelijk, dat deel van de handleiding aan dat de procedure Inventaris beschrijft. Veranderingen kunnen noodzakelijk zijn naar aanleiding van: wijzigingen in het juridisch kader; wijzigingen in het beleid van het museum.

top

Actueel houden van de inventaris

3	Geef duidelijk aan wie verantwoordelijk is voor het volledig toegankelijk en actueel houden van de inventarisinformatie. Zeker wanneer relevante data in verschillende systemen door verschillende medewerkers worden bijgehouden is dit van belang.

top

4

Zorg dat voor elk object of elke groep van objecten de volgende inventarisinformatie beschikbaar is:

objectnummer of volgnummer. Als op het object op het moment van inventarisatie geen nummer staat, kan het een tijdelijk nummer krijgen totdat het oorspronkelijke nummer is gevonden of – indien dit niet gevonden kan worden – het een nieuw permanent nummer krijgt toegewezen. Dit tijdelijke nummer moet duidelijk te onderscheiden zijn van de objectnummers die het museum gebruikt. De vorm van alle soorten nummering moet in de procedurehandleiding van het museum duidelijk worden aangegeven;
naam van het object;
een korte beschrijving die voldoende is om het object of de groep objecten te identificeren. Beschrijf bij groepen objecten – indien van toepassing – ook hoe de objecten bij elkaar gehouden worden, bijvoorbeeld 'vlinders in een kast met 10 laden', '5 dozen potscherven';
de standplaats van het object;
datum van vastleggen van inventarisinformatie en naam van de registrator;
de status van het object (bijvoorbeeld verworven, gedeponeerd, in bruikleen, of teruggevonden in depot), met bijbehorende informatie (bijvoorbeeld datum van verwerving, persoon of organisatie van wie verworven).

De vereiste inventarisinformatie komt overeen met de minimale registratie die van elk museaal object vereist is in het kader van het Erfgoeddecreet.

Het vastleggen en bijhouden van deze informatie maakt deel uit van verschillende procedures.

Vereiste informatiegroepen:

Objectidentificatie
Objectstandplaats
Standplaats
Adres
Record
Wijzigingsgeschiedenis
Datering
Verwerving
Inkomende bruikleen

top

5

Maak de inventarisinformatie voor alle inkomende objecten zo snel mogelijk na binnenkomst in het museum aan. Dit begint gewoonlijk met het maken van een inkomstformulier of een record inkomend object. Idealiter zou deze informatie onmiddellijk moeten worden overgebracht naar het collectie-informatiesysteem, maar in de praktijk is dit vaak niet mogelijk. Als echter de procedure Inkomend object goed gehandhaafd wordt, is inventarisinformatie van recent in bewaring gegeven objecten in ieder geval altijd beschikbaar.

top

6

Neem bij behoud van een object de gegevens onmiddellijk op in het aanwinstenregister, de bruikleenregistratie of de inventaris van de steuncollectie. Het is niet verstandig in dergelijke registers wijzigingen in de objectgegevens aan te brengen. Als er echter oponthoud wordt verwacht in het vastleggen van de gegevens in het collectie-informatiesysteem, dan kan de voorlopige standplaats van het object in het van toepassing zijnde register worden opgenomen.
Zie 4 - Verwerving

top

7

Zodra er voor het object een record in het collectie-informatiesysteem wordt aangemaakt, zal daarin ook de inventarisinformatie worden opgenomen. In geval van handmatige systemen, is het mogelijk dat aparte kaarten worden gebruikt voor de standplaatsregistratie.
Zie 8 - Registratie en documentatie

In een geautomatiseerd systeem moet het mogelijk zijn om inventarisgegevens te ordenen naar standplaats om controle volgens de procedure Audit mogelijk te maken.

top

8

Breng het objectnummer aan op het object zelf. Als dit onmogelijk of onwenselijk is, of als het slechts een tijdelijk nummer is (bijvoorbeeld een volgnummer), bevestig dan een label aan het object of zijn voetstuk/houder/steun.

Het objectnummer dat is aangebracht op het object of daaraan is bevestigd, moet altijd op exact dezelfde wijze in de inventarisgegevens worden opgenomen. Wel kunnen in een geautomatiseerd systeem aanloopnullen worden toegevoegd. Wanneer een slecht nummeringsbeleid in het verleden inconsistente of onlogische nummers heeft opgeleverd, zullen die mogelijk zijn aangepast (bijvoorbeeld in plaats van alleen de laatste twee cijfers van het jaar van aanwinst, het volledige jaartal). Leg in dat geval de oorspronkelijke vorm van het nummer als oud objectnummer altijd in de inventarisinformatie vast. Voor meer details over het nummeren van objecten, zie Voor verdere informatie.

top

9

Houd de inventarisinformatie altijd actueel en volledig. Werk de informatie daarom bij wanneer:

in bewaring genomen objecten teruggegeven worden aan de eigenaar;
Zie 17 - Uitgaand object
in bewaring genomen objecten worden verworven;
Zie 4 - Verwerving
inkomende bruiklenen teruggaan;
Zie 3 - Inkomende bruikleen and 17 - Uitgaand object
uitgaande bruiklenen het gebouw verlaten;
Zie 18 -Uitgaande bruikleen
objecten worden afgestoten;
Zie 20 - Afstoting en 17 - Uitgaand object
objecten binnen het museum verplaatst worden;
Zie 6 - Standplaats en verplaatsing
objecten verloren gaan of kwijt raken;
Zie 14 - Audit en 19 - Verlies en schade
er een calamiteit plaatsvindt, of een diefstal of onrechtmatige daad wordt ontdekt of wordt vermoed.
Zie 14 - Audit, 19 - Verlies en schade en 11 - Risicobeheer

Het is een onderdeel van de controletaak om de inventaris te verifiëren.
Zie 14 - Audit

top

Voor verdere informatie

Publicaties

ASHBY, H., MCKENNA, G. en M. STIFF, Spectrum Knowledge. Standards for cultural information management, Cambridge (MDA), 2001.

BOLHUIS, J. van, en L. KUIJVENHOVEN, De wet van de grote en de wet van de kleine aantallen, in Erfgoedverhalen voor Charlotte van Rappard-Boon, o.l.v. H. PENNOCK, J. LEISTRA, T. de BOER e.a., Den Haag (Erfgoedinspectie), 2007, p. 94-97.

BORGHUIS, G. en N. CASSEE, MusIP voor conservering en registratie, in M. DE RIJKE, Musip: Eruit halen wat erin zit, Den Bosch (Landelijk Contact van Museumconsulenten), 2005, p.43-45.