OPENDOEK vzw Amateurtheater Vlaanderen wil als koepelorganisatie het beoefenen en beleven van amateurtheater waarderen, faciliteren en verder ontwikkelen zodat mensen zich sociaal en artistiek kunnen ontplooien.
OPENDOEK probeert iedereen die in zijn vrije tijd bezig is met theater te bereiken. Dus zowel mensen die individueel als in een theatergroep actief zijn. Ook docenten en regisseurs actief in de amateurtheatersector kunnen bij OPENDOEK terecht. Daarnaast heeft OPENDOEK oog voor de brede waaier aan genres en disciplines en voor de diversiteit in de samenleving, gekaderd in de nationale en internationale maatschappelijke en culturele ontwikkelingen.
Sedert 1 januari 2001 is OPENDOEK erkend door de Vlaamse Gemeenschap als enige disciplinaire organisatie voor amateurtheater en wordt sindsdien structureel gesubsidieerd. Vandaag is OPENDOEK, met meer dan 27.000 aangesloten leden, een van de grootste amateurkunstenorganisaties in Vlaanderen. Om een werkbare structuur te hanteren worden de vaste medewerkers op het theatercentrum bijgestaan door 5 provinciale werkingen die uitsluitend door vrijwilligers worden uitgebouwd. Iedere provinciale werking staat o.l.v. een provinciaal secretariaat. Elk provinciaal secretariaat werkt op haar beurt nauw samen met vele andere vrijwilligers die in iedere regio in Vlaanderen actief de werking van OPENDOEK mee promoten. Deze 'ambassadeurs' zorgen er mee voor dat het amateurtheater op wieltjes loopt.
De theaterbibliotheek van OPENDOEK
De theaterbibliotheek is een van de structureel uitgewerkte diensten binnen de werking van de organisatie. Aangesloten leden en theatergroepen kunnen er terecht voor het ontlenen van theaterteksten, informatie over auteursrechten en dramaturgische informatie en begeleiding. De online-catalogus is door iedereen consulteerbaar. Daarnaast worden vanuit de theaterbibliotheek specifieke projecten rond toneelrepertoire uitgewerkt.
Bij het aanbod aan teksten en ondersteuning wordt ernaar gestreefd om verschillende doelgroepen te bedienen. Alle ontsloten gegevens over de theaterteksten worden geregistreerd in een online-databank die gekoppeld is aan een publieke cataloog.
Je werkt samen met je collega-coordinator en een ploeg van ruim 10 vrijwilligers. Daarnaast maak je deel uit van de 12-koppige OPENDOEK-personeelsploeg: directeur, zakelijk leider, stafmedewerkers, administratieve medewerkers en poetsvrouw.
Takenpakket
Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Specifiek m.b.t. bibliotheektechnische gegevens: het verwerven, vormen, ontsluiten en ter beschikking stellen van theaterteksten. Voorbeelden van activiteiten:
- Periodiek verzamelen en invoeren van allerhande vaste, operationele gegevens en cijfers (bv. voorraad kantoormateriaal, (on)betaalde boetes, verzendingskosten)
- Nagaan of gegevens correct en volledig zijn
- Nakijken van documenten op volledigheid en correctheid
- Zelf inwinnen van inlichtingen (telefonisch, schriftelijk, via e-mail of via het internet)
- Opzoeken en aanvragen van nieuwe theaterteksten
- Periodiek doorsturen van aanvragen tot opvoering van SABAM- en SACD-repertoire
- Correct ontsluiten van theaterteksten volgens specifieke regels en een programma ontwikkeld op maat van een collectie theaterteksten
Verzorgen en ontsluiten van een klassement/databank teneinde zichzelf, collega¡¦s/medewerkers en klanten in staat te stellen snel en correct gevraagde informatie terug te vinden. Voorbeelden van activiteiten:
- (Elektronisch) klasseren van brieven, verslagen, mails, handleidingen
- Beheren van nodige kantoormateriaal
- Administratief beheren van uitgaveposten en inkomsten via een bibliotheek-boetesysteem
- Bewaren van documenten, informatie, aanvragen, externe communicatie ... op de PC in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf, mailbox, online-databank ...)
- Medewerkers in de theaterbibliotheek informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn
Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten en gegevens (lijsten, formulieren,¡K) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Voorbeelden van activiteiten:
- Lijsten met collectiegegevens selecteren en filteren in functie van repertoireadvies, inventarisatie, statistieken, ... met behulp van exporttools gekoppeld aan de online-databank
- Opmaken via Microsoft Office-programma's van een infofolder, reglement ...
- Nazien, corrigeren en aanvullen van ontsloten informatie van theaterteksten
- Melden van achterhaalde externe communciatie of het suggereren van verbeteracties bij interne en externe communicatie.
Uitvoeren van allerhande administratieve ondersteunde taken i.s.m. vrijwilligers teneinde bij te dragen tot een vlotte (ver)werking van zichtzendingen. Voorbeelden van activiteiten:
- Opslaan, afdrukken, kopieren en inbinden van theaterteksten
- Herstellen van beschadigde boeken
- Klasseren en verzamelen in/uit rekken van theaterteksten
- Pakketten theaterteksten verzenden per post na correcte registratie
- Verwerken van aanvragen tot zichtzending (telefonisch, elektronisch, bij bezoek van klanten)
- Doorsturen van correcte informatie naar de bevoegde medewerker, collega of klant
- Ondersteuning bij de gegevensinvoer en -verwerking door vrijwilligers
Verstrekken van eerstelijns-basisinformatie aan de klant. Het kunnen en helpen opzoeken van informatie. Het doorverwijzen bij meer gerichte vragen. Voorbeelden van activiteiten:
- Basisrepertoireadvies met behulp van de ontsloten gegevens.
- Basisadvies auteursrechten met behulp van bestaande catalogi.
- Uitleggen van de zoekfuncties van de cataloog en databank aan klanten en medewerkers.
- Toelichten van of verwijzen naar informatie op de website.
