Vlaamse Erfgoedbibliotheek op studiebezoek in Oxford

Van 19 tot 21 januari organiseerde de Vlaamse Erfgoedbibliotheek een plaatsbezoek aan Oxford, gefinancierd door daartoe voorziene middelen van het Agentschap Kunsten en Erfgoed. Enerzijds was het de bedoeling om te overleggen met collega’s van de Bodleian Libraries en daaruit te leren. Anderzijds was de trip een gelegenheid om de werking van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek te evalueren, zowel informeel door gesprekken op de trein en tijdens lunch en diner, als formeel tijdens een Algemene Vergadering met alle leden.

De partnerbibliotheken in het samenwerkingsverband (i.e. Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience, Universiteitsbibliotheek Antwerpen, Openbare Bibliotheek Brugge, Universiteitsbibliotheek Gent, Provinciale Bibliotheek Limburg, Universiteitsbibliotheek Leuven) staan voor tal van uitdagingen, o.a. op het vlak van behoud en beheer, digitalisering, ontsluiting en financiering. Tijdens de begeleide bezoeken en het overleg konden zij uitgebreid vragen stellen aan de bibliothecarissen. Die vragen speelden in op wat we te zien kregen en betroffen diverse aspecten van bibliotheekbeheer: veiligheid, lezersdiensten, scanning-on-demand, fondsenwerving, depotproblematiek, werken met externe depots, de inrichting magazijnen, communicatie, het gebruik van historische ruimten, het beleid rond speciale collecties, enzovoort.

Voor de staf van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek en voor de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience was het ook nuttig om op de derde dag uitgebreider gebriefd te worden over hoe het wettelijk e-depot praktisch werd aangepakt in Oxford.

De vzw zelf doorloopt momenteel een denktraject waarbij de werking van de vzw, de rol van de partnerbibliotheken, de bestuursorganen en de taken van de staf tegen het licht worden gehouden. Het was belangrijk dat we voor het eerst voltallig (bestuur en personeel) en voor een langere periode samen waren. Zo konden ze informeler en uitgebreider dan gewoonlijk als bestuursleden (én als collega’s onder elkaar) van gedachten wisselen. Voor de meegereisde staf was het ook een kans om de bestuursleden beter te leren kennen (en vice versa).

Projectresultaten

Output van de verworven competenties i.f.v. de organisatie van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek:

Omdat zowel personeelsleden van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek als de bestuursleden (directeurs én hun stafmedewerkers) deelnamen, wordt de informatie meteen binnen een breed netwerk verspreid.
Het bezoek en wat we er concreet uit kunnen leren zal op de agenda staan van de Raad van Bestuur voor verdere bespreking en reflectie.
De kennis en inzichten kunnen zo meteen toegepast worden in de beleidsontwikkeling m.b.t. behoud, beheer, digitalisering en ontsluiting van erfgoedbibliotheekcollectie in Vlaanderen.
Heel wat deelnemers maken voor hun besturen en leidinggevenden verslagen van hun studiebezoek.

Output van de opgedane kennis en ervaring i.f.v. het brede cultureel-erfgoedveld:

Aan de studiereis namen behalve de directeurs en stafmedewerkers van de zes partnerbibliotheken en de personeelsleden van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek, ook de adjunct-directeur van het steunpunt FARO en de coördinator van de VVBAD deel. Deze organisaties hebben net als onze vzw een dienstverlenende rol naar de sector. Wanneer nuttig of gevraagd zullen zij de opgedane kennis en inzichten delen met actoren uit de sector van het cultureel erfgoed en de bibliotheken. Zo publiceerde de coördinator van de VVBAD al een verslag van het studiebezoek in het tijdschrift META.
Er werd ook een uitgebreid fotoverslag gemaakt van het bezoek dat kan gedeeld worden met de andere erfgoedbibliotheken. Omdat sommige zaken niet publiek mogen gemaakt worden, kunnen we niet alle beelden online zetten.
Na terugkeer nam Sam Capiau (die een onderzoek doet naar een digitaal depot voor Flandrica) opnieuw contact op met de persoon die verantwoordelijk is voor het wettelijk depot, voor verdere vragen. Die informatie komt in het onderzoeksrapport dat publiek wordt gemaakt.