Kunstbibliotheken in New York kampen met dezelfde uitdagingen en vragen als hun Belgische collega's, ongeacht hun grootte of faam. De uitbreiding van het professionele netwerk van de kunstbibliothecarissen versterkt de samenwerking met de binnen- en buitenlandse kunstbibliotheken zodat ze gezamenlijk naar oplossingen voor prangende bibliotheekkwesties kunnen toewerken.

Tijdens de rondleidingen en gesprekken kwamen onder andere deze topics ter sprake:

• Een tekort aan depotruimte: ruimte is in New York een luxeproduct. Als oplossing voor het gebrek aan opslagruimte worden ondergrondse of externe depots gebouwd. De grootste offsite facility is het resultaat van een samenwerking tussen drie grote bibliotheken. De meeste depots zijn uitgerust met zeer moderne compactusrekken en goede belichting. De nieuwe depots voldoen steeds aan alle kwaliteitsnormen, bij oudere depots kunnen er problemen zijn met klimaatbeheersing.
• Leeszalen: Opvallend was de hoeveelheid ruimte die steevast besteed wordt aan de plaats waar aan onderzoek wordt gedaan. Dit gebeurt door de uitbouw van goed uitgeruste leeszalen, stille studieruimtes, en (semi-)private werkplekken. In een van de nieuwe musea is er, naast een leeszaal voor externen offsite, een gloednieuwe leeszaal gebouwd met een tiental werkplekken, die enkel bestemd is voor interne medewerkers. Geen enkele bibliotheek zag het digitale tijdperk als een bedreiging voor de toekomst van de leeszaal, eerder integendeel.
• Digitalisering: welke digitaliseringsprojecten worden/werden gerealiseerd? Sommige bibliotheken kiezen ervoor eigen projecten uit te werken, andere werken samen met (inter)nationale partners. Verschillende instellingen werken samen met het Internet Archive (www.archive.org) voor bewaring op lange termijn. Copyright is uiteraard ook hier een prangend issue. Nog niet alle instellingen hebben reeds een oplossing om hun digitale institutionele archieven te bewaren; de oplossingen werden individueel uitgezocht.
• Vrijwilligerswerking en stagiairs: er werd gesproken over hoe en in welke mate vrijwilligers en stagiairs ingezet worden in de dagelijkse werking van de bibliotheek en wat de return naar hen kan zijn. Ook werden de mogelijkheden besproken om Amerikaanse studenten stage te laten lopen in Vlaamse bibliotheken.
• Bibliotheekpromotie: inzicht in gebruik van social media, blogs en nieuwsbrieven etc. om de bibliotheek te promoten.
• Positie van de bibliotheek t.o.v. de instelling zelf: wat is de bestaansreden van de bibliotheken, staan zij ten dienste van de medewerkers, studenten, externen? In welke mate hebben ze autonomie binnen de instelling.
• Budgetten en vriendenwerking: de New Yorkse kunstbibliothecarissen waren erg open over de financiële situatie. Het grootste deel van het budget van de instellingen komt voort uit enorme endowments, beleggingen en private funding. Een goed uitgebouwde vriendenwerking is essentieel voor verschillende bibliotheken, voor zowel de fondsen als de betrokkenheid van externe liefhebbers.
• Samenwerking: over hoe en in welke mate er wordt samengewerkt met lokale en/of (inter)nationale partners. De werking van NYARC werd toegelicht. Ook werd er uitgebreid ingegaan op de werking van Arlis-NY, de vereniging voor kunstbibliothecarissen in New York
• Bibliothecaris: de jobwaardering ligt zonder uitzondering erg hoog, hoe klein of uitgebreid de staf ook is. “Art librarianship” wordt er beschouwd als een vak apart.

De opgedane kennis en inzichten kunnen worden ingezet om de eigen bibliotheekwerking te verbeteren. Om deze kennis te verankeren en verder te verspreiden is van elk bibliotheekbezoek een verslag opgemaakt. De resultaten worden voorgesteld op een studiedag van OKBV op 17 juni 2016 in Kortrijk en in artikels die zullen verschijnen in drie nummers van META, het tijdschrift van VVBAD. Daarnaast zal de reis een blijvende referentie zijn bij de reeks rondetafelgesprekken over typische beheerskwesties van kunstbibliotheken, zoals die over de toekomst van de leeszaal in oktober 2016.