De hier gevraagde subsidiegelden zullen aangewend worden voor de ontsluiting van de collectieonderdelen ‘archief’ en ‘foto’s en affiches’. Daartoe wordt een projectmedewerker aangeworven die zal instaan voor:

• De inventarisatie van de collectieonderdelen ‘archief’ en ‘foto’s en affiches’, met inbegrip van het biografisch en institutioneel-historisch onderzoek. Archiefwetenschappelijke inzichten en standaarden worden gevolgd. ICA-AtoM en Atomis worden gebruikt als ontsluitingssysteem. Via de licentie van erfgoedcel Kempens Karakter en Archiefbank Vlaanderen kan hier kosteloos worden bij aangesloten. Een inventaris is hiervan het resultaat. Aangezien de hoeveelheid foto’s en affiches moeilijk in te schatten is op voorhand, en de mate van ordening onduidelijk, zijn we ons ervan bewust dat een inventarisatie op stukniveau allicht niet haalbaar is. De projectmedewerker zal zich in de voorziene tijd concentreren op de identificatie (herkomst), ordening en beschrijving van reeksen foto’s enerzijds en affiches anderzijds die bij elkaar horen. Op die manier is een stevige aanzet gegeven voor de verdere ontsluiting van deze documenten op stukniveau door vrijwilligers.
• Tegelijk optimaliseert de projectmedewerker de fysieke ordening van deze collectieonderdelen (met een duidelijker onderscheid naar archiefvormer), schoont de documenten en verpakt ze in duurzame materialen. De projectmedewerker past selectiecriteria toe die in overleg met de werkgroep worden opgesteld. Het archief, de foto’s en affiches verkeren daardoor in een toegankelijke staat die de langetermijnbewaring van de documenten ten goede komt. Deze collectieonderdelen zijn tevens klaar voor onderzoek en valorisatie.
• Het opstellen van een ordeningsplan voor het archief van Hnita vzw, op basis van het institutioneel-historisch onderzoek, de inventarisatie van het statisch archief en een bevraging van de huidige werking.
• De creatie van een handleiding die algemene procedures en aandachtspunten bevat voor het tentoonstellen en/of op andere wijze raadpleegbaar maken van het materiaal voor een breed publiek, en dit ter ondersteuning van de gemeente. Aandacht gaat daarbij ook uit naar mogelijke beperkingen op de openbaarheid van documenten omwille van auteurs- of naburige rechten en privacy.
• De creatie van een gids die de onderzoeks- en valorisatiemogelijkheden van deze collectieonderdelen blootlegt.
• Het documenteren van alle aspecten van dit project, met het oog op het delen daarvan met de brede erfgoedsector. Dit leidt tot een algemeen projectverslag, waarin naast de inhoudelijke resultaten ook aandacht uitgaat naar de aanpak, gevolgde methodes, problemen en oplossingen).
• De communicatie over dit project via diverse kanalen (zie punt 2.5), zowel schriftelijk als mondeling. In het bijzonder wordt ook aanvang genomen met een projectwebsite rond de collectie, die informatie samenbrengt over de collectie, haar vormers (Juul Anthonissen en Hnita vzw in het bijzonder) en de geïnventariseerde collectieonderdelen. De projectmedewerker staat in voor het schrijven van de teksten. Voor de projectwebsite gebruiken we WordPress.
• De projectmedewerker maakt op basis van zijn/haar inventarisatiewerk een eerste selectie van documenten die voor digitalisering in aanmerking komen, hetzij omwille van de blijvende bewaring, hetzij omwille van valorisatie. De eigenlijke digitalisering wordt uitbesteed aan een externe firma.

De projectwebsite wordt een centraal informatiepunt voor alle projectresultaten. Onder meer het algemene verslag van dit project zal daar te vinden zijn. Om de resultaten optimaal te verspreiden zal zowel breed als gericht gecommuniceerd worden via diverse andere kanalen. Primaire doelgroep van de inhoudelijke resultaten zijn jazzonderzoekers, jazzliefhebbers (professionelen en amateurs), de lokale erfgoedgemeenschap (Heist-op-den-Berg en omstreken), de brede jazzerfgoedgemeenschap.

De inhoudelijke resultaten zullen daarom via diverse kanalen worden verspreid:

• de lokale/regionale pers
• websites en nieuwsbrieven van de erfgoedpartners
• websites, nieuwsbrieven en tijdschriften van organisaties uit de muzieksector, waaronder Hnita-Jazz Club, Jazzmozaïek (het tijdschrift van Muziekmozaïek), Kunstenpunt, La Maison du Jazz de Liège et de la Communauté Française, Les Lundis d’Hortense. Waar relevant worden ook buitenlandse instellingen betrokken in de communicatie. Mogelijkheden zijn het Nederlands Jazzarchief, het Nederlands Muziek Instituut, het Jazzinstitut in Darmstadt.
• op het huldeconcert voor Juul Anthonissen in 2016 wordt aandacht besteed aan de projectresultaten, via een presentatie, kleine publicatie en/of tentoonstelling.

De methodologische resultaten zijn in de eerste plaats relevant voor erfgoedorganisaties. Ook deze resultaten worden verspreid via de communicatiekanalen van de erfgoedpartners. Daarbovenop kunnen de communicatiekanalen van FARO, het steunpunt voor cultureel erfgoed (tijdschrift en projectdatabank) en VVBAD (META) aangesproken worden. Ter ondersteuning van muziekorganisaties die aan archief- en collectiezorg doen, wordt een ‘vertaling’ van de methodologische resultaten in de vorm van concrete tools gerealiseerd via het Doeboek muzikaal erfgoed van Resonant en TRACKS. Specifiek collectiebeherende instellingen met (een) jazzcollectie(s) behoren tot de doelgroep van zowel inhoudelijke als methodologische resultaten. Naar hen wordt gericht gecommuniceerd. Via een studiedag, georganiseerd door Resonant (nog onder voorbehoud), kunnen zij diepgaander geïnformeerd worden. Waar de resultaten specifiek betrekking hebben op de samenwerking tussen lokale en landelijke bestuursniveaus en organisaties, met een maximaal gebruik van bestaande mogelijkheden qua financiering (de gemeente, Kempens Karakter, eventueel de Vlaamse overheid), qua expertise (erfgoed en jazz), qua inventarisatie en valorisatie (bestaande databanken, WordPress), qua vrijwilligerswerking, enz. trachten we deze kenbaar te maken aan andere lokale overheden, voor wie zij een bron van inspiratie kunnen zijn in de verdere ontwikkeling van hun erfgoedbeleid. Naast het verspreiden van deze resultaten via de kanalen van Kempens Karakter onderzoeken we of zij via de kanalen van de VVSG gecommuniceerd kunnen worden over een groter gebied.