problemen die vaak opduiken tijdens het registreren, met mogelijke oplossingen
1. dubbele nummering
2. onleesbaar nummer
3. geen nummer
4. zwervend object
5. verloren object
6. slechte toestand
7. beschadiging
8. informatietekort
9. software - Hardware - Registrator
probleem: dubbele nummering
De computer wil een inventarisnummer niet aannemen (opslaan) omdat het nummer al bestaat. Een nummer is dus dubbel gebruikt.
mogelijk oplossing(en)
Eerst moet worden gekeken of het hier wel degelijk om een echt dubbel nummer gaat. Mogelijk is het nummer slecht afgelezen, of niet meer duidelijk op een van beide objecten. Indien het echt om een dubbel nummer gaat zijn er verschillende mogelijkheden. Sommige musea behouden het nummer, en voegen (zowel op het stuk als in de databank) 'bis' (of 'i', *, ...) toe. Wanneer men echt pech heeft, kan het natuurlijk dat hetzelfde nummer nog eens ('tris'?) of een vierde maal voorkomt.
Het lijkt ons dan ook beter om het stuk volledig te hernummeren, met een nieuw en als dusdanig herkenbaar nummer. Alle stukken die hernummerd worden moeten dan wel ook nog eens afzonderlijk met het nieuwe en het oude nummer in een apart register worden bij gehouden. Best noteert men ook de reden van de hernummering, en wie het gedaan heeft. Het resultaat is een lijst met alle stukken die om welke reden dan ook een nieuw nummer hebben gekregen. Het oud nummer moet natuurlijk ook geregistreerd worden in het record dat bij het object hoort. Vergeet niet het nieuwe nummer op het stuk aan te brengen. Als zeer consequent een lijst (of databank) met alle hernummeringen wordt bijgehouden is dit in principe niet nodig, maar het blijft in de praktijk gemakkelijker als het nummer op het object af te lezen is. Hierbij moet in sommige gevallen overwogen worden of een tweede (derde, vierde in sommige gevallen) nummer de integriteit van het object niet in het gedrang brengt.
Voorbeeld
naar boven
probleem: onleesbaar nummer
Het inventarisnummer op het stuk is onleesbaar geworden.
mogelijk oplossing(en)
Soms is het mogelijk om het nummer toch te achterhalen aan de hand van de rest van de collectie. Wanneer er bijvoorbeeld genummerd werd in een reeks, en achteraf blijkt één nummer te ontbreken. Het is soms ook mogelijk aan de hand van oudere beschrijvingen, publicaties of inventarissen uit te maken met welk stuk men te maken heeft. In de praktijk is het echter niet altijd mogelijk om op deze manier de identiteit van het stuk te achterhalen. In dat geval is het best om het stuk te hernummeren zoals hierboven reeds beschreven staat.
naar boven
probleem: geen nummer
Het stuk heeft geen nummer.
mogelijk oplossing(en)
Indien het stuk met zekerheid tot een bepaalde collectie behoort, en het wegens een vergetelheid niet genummerd werd is het mogelijk het een nummer te geven dat aansluit bij het originele nummeringssysteem voor die collectie. Indien het een zwervend object is, kan men het best nummeren zoals hierboven beschreven werd.
naar boven
probleem: zwervend object
Er wordt een object los op een rek aangetroffen. Het is niet duidelijk bij welke collectie het hoort.
mogelijk oplossing(en)
Een mogelijke oplossing, om weinig tijd te verliezen tijdens het registreren, is het zwervende stuk naar een standplaats verzetten waar in de toekomst alle zwervende objecten zullen worden samen gebracht. Als achteraf de juiste collectie en standplaats voor een object toch nog bekend wordt, kan in het depot, en in de computer, een verplaatsing worden doorgevoerd.
naar boven
probleem: verloren object
Een object of een groep objecten lijkt te ontbreken.
mogelijk oplossing(en)
De meest voor de hand liggende oplossing is uiteraard: zoeken. Dit is echter zeer tijdrovend. Een tijdelijke oplossing is een lijst opstellen waar vermiste objecten op worden samengebracht. Deze lijst is als het ware een opsporingsbericht, en zou zichtbaar moeten zijn voor iedereen die in de registratie betrokken is. Als een object wordt gevonden kan het weer van de lijst worden geschrapt.
Voorbeeld
naar boven
probleem: slechte toestand
Een object wordt in zeer slechte staat aangetroffen.
mogelijk oplossing(en)
Op het moment dat dit gebeurt zou men moeten kunnen terugvallen op het conservatieplan. Hierin kan bijvoorbeeld beschreven staan dat alle objecten die tijdens het registreren als in 'zeer slechte' toestand verkerend worden beschreven, afgezonderd worden. Wanneer een bepaald aantal stukken zijn afgezonderd kan het advies van een conservator/trice gevraagd worden, en volgt hopelijk een behandeling. In de praktijk is het best het object gewoon te registreren, maar dan als standplaats de tijdelijke, afgezonderde, standplaats op te geven.
Ook hier kan weer ergens een standplaats in het depot gekozen worden waar alle stukken met conservatieproblemen worden samengebracht. Uiteraard moet deze standplaats zo worden gekozen dat de toestand van het object niet nog meer verslechterd. Het is ook aan te raden de objecten met problemen meteen juist te verpakken (zie cursus passieve conservatie en verpakking).
naar boven
probleem: beschadiging
Een object breekt in stukken tijdens het registreren.
mogelijk oplossing(en)
Dit object moet in principe hetzelfde behandeld worden als een object dat in zeer slechte staat wordt aangetroffen. Let op dat alle stukken samen blijven (want ze dragen natuurlijk niet allemaal een nummer). Een zakje kan hier al een goede, tijdelijke, oplossing bieden.
naar boven
probleem: informatietekort
Bepaalde informatie die geregistreerd zou moeten worden is niet te achterhalen, of niet bekend.
mogelijk oplossing(en)
Wanneer bijvoorbeeld van een klein bronzen object niet kan worden bepaald wat het juist is, is het belangrijk om in het veld 'Object Trefwoord' 'onbekend' of 'IN' (indeterminable) in te vullen. Op deze manier is duidelijk dat het veld niet vergeten is, maar dat iemand geprobeerd heeft het object te identificeren, en dit niet gelukt is. Uiteraard geldt dit principe ook voor alle andere velden waarvoor naar een invulling gezocht werd, maar deze niet gevonden werd.
naar boven
probleem: software-hardware-registrator
Er treden problemen op met het registratieprogramma.
mogelijke oplossing(en)
Spijtig genoeg lopen registrators in de praktijk vaak vertraging op door problemen die verband houden met het registratieprogramma.
We willen er dan ook even op wijzen dat mensen even veel deel uitmaken van een registratie-systeem als hardware en software. Dit wordt vaak over het hoofd gezien. Wanneer men er echter geen rekening mee houdt, stuit men makkelijk op een aantal problemen:
Processen die efficiënter en sneller zouden moeten verlopen worden in realiteit trager.
Niemand is exact op de hoogte van de werking van het systeem en men verliest het overzicht, en zo ook veel tijd en informatie.
Informatie wordt incorrect of slecht opgeslagen en wordt waardeloos omdat ze niet of moeilijk terug te vinden is.
Mensen zien het doel van het werken op deze manier niet als er geen duidelijke verbeteringen in de resultaten tegenover de inspanning om het nieuwe systeem aan te leren staan, en raken gedemotiveerd.
De nood om de menselijke factor en de gebruiksvriendelijkheid van het systeem onder de loep te nemen wordt nog groter als men denkt vanuit het standpunt van iemand die iets terugzoekt in het systeem. Dit kunnen zowel wetenschappers zijn, als museumpersoneel, als bezoekers zijn, en allen hebben ze er belang bij dat zoekfuncties snel en volledig werken.
Een vooraf goed overdenken van de eigen noden en capaciteiten en een inschatting van wat de potentiële gebruiker van het systeem wil en kan, zijn dan ook een noodzaak wil men de draad niet verliezen.
Ieder museum dat met een geautomatiseerd systeem gaat werken heeft nood aan minstens één persoon die het overzicht over het geheel kan behouden en begrijpt hoe de databank exact in mekaar zit: de systeembeheerder. Een systeembeheerder heeft als taak de opbouw, het gebruik en het aanpassen van het systeem te plannen en zorgvuldig te volgen. Hij staat in voor het maken van back-ups, het opleiden van de personen die met het systeem werken en afdrukken van een parallel papieren archief.
Gelukkig zijn de meeste commerciële museale databankpakketten zeer gebruiksvriendelijk en is meestal een helpdesk of een gebruikersgroep voorzien die praktische vragen van de gebruikers kan oplossen. Toch kan de omschakeling naar een geautomatiseerd systeem nooit zonder bijscholing van alle gebruikers.
naar boven
2. onleesbaar nummer
3. geen nummer
4. zwervend object
5. verloren object
6. slechte toestand
7. beschadiging
8. informatietekort
9. software - Hardware - Registrator
probleem: dubbele nummering
De computer wil een inventarisnummer niet aannemen (opslaan) omdat het nummer al bestaat. Een nummer is dus dubbel gebruikt.
mogelijk oplossing(en)
Eerst moet worden gekeken of het hier wel degelijk om een echt dubbel nummer gaat. Mogelijk is het nummer slecht afgelezen, of niet meer duidelijk op een van beide objecten. Indien het echt om een dubbel nummer gaat zijn er verschillende mogelijkheden. Sommige musea behouden het nummer, en voegen (zowel op het stuk als in de databank) 'bis' (of 'i', *, ...) toe. Wanneer men echt pech heeft, kan het natuurlijk dat hetzelfde nummer nog eens ('tris'?) of een vierde maal voorkomt.
Het lijkt ons dan ook beter om het stuk volledig te hernummeren, met een nieuw en als dusdanig herkenbaar nummer. Alle stukken die hernummerd worden moeten dan wel ook nog eens afzonderlijk met het nieuwe en het oude nummer in een apart register worden bij gehouden. Best noteert men ook de reden van de hernummering, en wie het gedaan heeft. Het resultaat is een lijst met alle stukken die om welke reden dan ook een nieuw nummer hebben gekregen. Het oud nummer moet natuurlijk ook geregistreerd worden in het record dat bij het object hoort. Vergeet niet het nieuwe nummer op het stuk aan te brengen. Als zeer consequent een lijst (of databank) met alle hernummeringen wordt bijgehouden is dit in principe niet nodig, maar het blijft in de praktijk gemakkelijker als het nummer op het object af te lezen is. Hierbij moet in sommige gevallen overwogen worden of een tweede (derde, vierde in sommige gevallen) nummer de integriteit van het object niet in het gedrang brengt.
Voorbeeld
| Nieuw nummer | Oud nummer | Reden hernummering | Door | Datum |
| H489 | 3457 | Dubbel nummer | Elke Wesemael | 02/03/03 |
| BIS123 | E34? | Onleesbaar nummer | Gudrun Hensen | 02/03/03 |
| X597 | / | Geen nummer | Petra Driesen | 02/03/03 |
naar boven
probleem: onleesbaar nummer
Het inventarisnummer op het stuk is onleesbaar geworden.
mogelijk oplossing(en)
Soms is het mogelijk om het nummer toch te achterhalen aan de hand van de rest van de collectie. Wanneer er bijvoorbeeld genummerd werd in een reeks, en achteraf blijkt één nummer te ontbreken. Het is soms ook mogelijk aan de hand van oudere beschrijvingen, publicaties of inventarissen uit te maken met welk stuk men te maken heeft. In de praktijk is het echter niet altijd mogelijk om op deze manier de identiteit van het stuk te achterhalen. In dat geval is het best om het stuk te hernummeren zoals hierboven reeds beschreven staat.
naar boven
probleem: geen nummer
Het stuk heeft geen nummer.
mogelijk oplossing(en)
Indien het stuk met zekerheid tot een bepaalde collectie behoort, en het wegens een vergetelheid niet genummerd werd is het mogelijk het een nummer te geven dat aansluit bij het originele nummeringssysteem voor die collectie. Indien het een zwervend object is, kan men het best nummeren zoals hierboven beschreven werd.
naar boven
probleem: zwervend object
Er wordt een object los op een rek aangetroffen. Het is niet duidelijk bij welke collectie het hoort.
mogelijk oplossing(en)
Een mogelijke oplossing, om weinig tijd te verliezen tijdens het registreren, is het zwervende stuk naar een standplaats verzetten waar in de toekomst alle zwervende objecten zullen worden samen gebracht. Als achteraf de juiste collectie en standplaats voor een object toch nog bekend wordt, kan in het depot, en in de computer, een verplaatsing worden doorgevoerd.
naar boven
probleem: verloren object
Een object of een groep objecten lijkt te ontbreken.
mogelijk oplossing(en)
De meest voor de hand liggende oplossing is uiteraard: zoeken. Dit is echter zeer tijdrovend. Een tijdelijke oplossing is een lijst opstellen waar vermiste objecten op worden samengebracht. Deze lijst is als het ware een opsporingsbericht, en zou zichtbaar moeten zijn voor iedereen die in de registratie betrokken is. Als een object wordt gevonden kan het weer van de lijst worden geschrapt.
Voorbeeld
| Vermist nummer | Beschrijving | Collectie | Door | Datum |
| L882 | Volledige kling uit silex | Likula 2002 | N.D. | 02/03/03 |
| 348 | Half oorpotje in RWO | De Schaetzen, Ph. | J.C. | 02/03/03 |
naar boven
probleem: slechte toestand
Een object wordt in zeer slechte staat aangetroffen.
mogelijk oplossing(en)
Op het moment dat dit gebeurt zou men moeten kunnen terugvallen op het conservatieplan. Hierin kan bijvoorbeeld beschreven staan dat alle objecten die tijdens het registreren als in 'zeer slechte' toestand verkerend worden beschreven, afgezonderd worden. Wanneer een bepaald aantal stukken zijn afgezonderd kan het advies van een conservator/trice gevraagd worden, en volgt hopelijk een behandeling. In de praktijk is het best het object gewoon te registreren, maar dan als standplaats de tijdelijke, afgezonderde, standplaats op te geven.
Ook hier kan weer ergens een standplaats in het depot gekozen worden waar alle stukken met conservatieproblemen worden samengebracht. Uiteraard moet deze standplaats zo worden gekozen dat de toestand van het object niet nog meer verslechterd. Het is ook aan te raden de objecten met problemen meteen juist te verpakken (zie cursus passieve conservatie en verpakking).
naar boven
probleem: beschadiging
Een object breekt in stukken tijdens het registreren.
mogelijk oplossing(en)
Dit object moet in principe hetzelfde behandeld worden als een object dat in zeer slechte staat wordt aangetroffen. Let op dat alle stukken samen blijven (want ze dragen natuurlijk niet allemaal een nummer). Een zakje kan hier al een goede, tijdelijke, oplossing bieden.
naar boven
probleem: informatietekort
Bepaalde informatie die geregistreerd zou moeten worden is niet te achterhalen, of niet bekend.
mogelijk oplossing(en)
Wanneer bijvoorbeeld van een klein bronzen object niet kan worden bepaald wat het juist is, is het belangrijk om in het veld 'Object Trefwoord' 'onbekend' of 'IN' (indeterminable) in te vullen. Op deze manier is duidelijk dat het veld niet vergeten is, maar dat iemand geprobeerd heeft het object te identificeren, en dit niet gelukt is. Uiteraard geldt dit principe ook voor alle andere velden waarvoor naar een invulling gezocht werd, maar deze niet gevonden werd.
naar boven
probleem: software-hardware-registrator
Er treden problemen op met het registratieprogramma.
mogelijke oplossing(en)
Spijtig genoeg lopen registrators in de praktijk vaak vertraging op door problemen die verband houden met het registratieprogramma.
We willen er dan ook even op wijzen dat mensen even veel deel uitmaken van een registratie-systeem als hardware en software. Dit wordt vaak over het hoofd gezien. Wanneer men er echter geen rekening mee houdt, stuit men makkelijk op een aantal problemen:
Processen die efficiënter en sneller zouden moeten verlopen worden in realiteit trager.
Niemand is exact op de hoogte van de werking van het systeem en men verliest het overzicht, en zo ook veel tijd en informatie.
Informatie wordt incorrect of slecht opgeslagen en wordt waardeloos omdat ze niet of moeilijk terug te vinden is.
Mensen zien het doel van het werken op deze manier niet als er geen duidelijke verbeteringen in de resultaten tegenover de inspanning om het nieuwe systeem aan te leren staan, en raken gedemotiveerd.
De nood om de menselijke factor en de gebruiksvriendelijkheid van het systeem onder de loep te nemen wordt nog groter als men denkt vanuit het standpunt van iemand die iets terugzoekt in het systeem. Dit kunnen zowel wetenschappers zijn, als museumpersoneel, als bezoekers zijn, en allen hebben ze er belang bij dat zoekfuncties snel en volledig werken.
Een vooraf goed overdenken van de eigen noden en capaciteiten en een inschatting van wat de potentiële gebruiker van het systeem wil en kan, zijn dan ook een noodzaak wil men de draad niet verliezen.
Ieder museum dat met een geautomatiseerd systeem gaat werken heeft nood aan minstens één persoon die het overzicht over het geheel kan behouden en begrijpt hoe de databank exact in mekaar zit: de systeembeheerder. Een systeembeheerder heeft als taak de opbouw, het gebruik en het aanpassen van het systeem te plannen en zorgvuldig te volgen. Hij staat in voor het maken van back-ups, het opleiden van de personen die met het systeem werken en afdrukken van een parallel papieren archief.
Gelukkig zijn de meeste commerciële museale databankpakketten zeer gebruiksvriendelijk en is meestal een helpdesk of een gebruikersgroep voorzien die praktische vragen van de gebruikers kan oplossen. Toch kan de omschakeling naar een geautomatiseerd systeem nooit zonder bijscholing van alle gebruikers.
naar boven
Terug naar dossier Archeologische Collecties
