Archieven

Archieflezer (c) FARO, Bart Van der MoerenArchieven zijn plaatsen waar men documenten (archiefstukken) uit het verleden, ongeacht de vorm (geschreven, gedrukt, audiovisueel of digitaal), bewaart en toegankelijk maakt voor burgers, onderzoekers, studenten en alle gebruikers met een interesse voor het verleden. Deze documenten werden ontvangen of opgemaakt door een persoon, een familie, een vereniging, een overheid, een instelling, een bedrijf of een organisatie. Archieven zijn niet alleen plaatsen waar documenten worden bewaard. De archivaris speelt ook een centrale rol in de informatiehuishouding van een administratie. Hij of zij staat in voor het geheel van normen, de opmaak van archiefbeheersplannen en alle procedures en activiteiten van een archiefvormer met betrekking tot het informatiebeheer.
Archieven hebben ook een publiekswerking: ze organiseren tentoonstellingen en lezingen, ze hebben een educatieve werking, enzovoort. Archieven zijn maatschappelijk van zeer groot belang. Ze bewaren het geheugen van de samenleving, ze geven vorm aan onze identiteit en zijn de hoeksteen van de informatiemaatschappij.

Op basis van de archiefvormer wordt de archiefsector opgedeeld in de openbare publiekrechtelijke archieven en de private sector. Onder de openbare sector verstaan we de archieven van steden, gemeenten, provincies, OCMW’s en andere publiekrechtelijke rechtspersonen. In de private sector zitten privaatrechtelijke archieven van personen, families en organisaties. Deze worden bewaard in instellingen die, bijvoorbeeld, archieven van kunstenaars, architecten, componisten en musici beheren, bij heemkundige verenigingen, in publiekrechtelijke archieven of bij landelijke culturele archiefinstellingen. Het Cultureel-erfgoeddecreet focust op de cultureel-erfgoedwerking van archieven. Hiervoor wordt het begrip ‘culturele archiefinstelling’ gehanteerd. Dat is de benadering van archieven vanuit een cultuurhistorische, geschiedkundige of wetenschappelijke invalshoek. Een culturele archiefinstelling ontplooit een werking die past in de hedendaagse praktijk en theorie van de archiefwetenschap en het hedendaags documentbeheer en ontplooit een actieve erfgoedwerking rond haar collectie. Zij beheert een collectie cultureel erfgoed die voornamelijk tot stand komt door overdracht van archiefbestanden. Voor deze kwalitatieve erfgoedwerking kan een culturele archiefinstelling onder het Cultureel-erfgoeddecreet worden erkend via het behalen van een kwaliteitslabel. Ook documenten uit stads-, gemeente-, provincie- of rijksarchieven kunnen een cultureel-erfgoedwaarde bezitten. Als de stad, de gemeente of de provincie een cultureel-erfgoedwerking uitbouwt op basis van deze documenten moet deze werking aan dezelfde kwaliteitsvoorwaarden kunnen worden getoetst als voor het omgaan met privaatrechtelijke archieven.

Het CultureelBezoeker in het archief (c) FARO, Bart Van der Moeren-erfgoeddecreet voorziet subsidiëring voor erkende culturele archiefinstellingen die zijn ingedeeld bij het Vlaamse niveau. De criteria die hiervoor in het Cultureel-erfgoeddecreet worden opgesomd zijn dezelfde als voor musea. Als bijkomend criterium voor de culturele archiefinstellingen geldt dat zij, om ingedeeld te kunnen worden bij het Vlaamse niveau, archiefbestanden met een geografische spreiding over Vlaanderen moeten verzamelen. Momenteel worden zes erkende culturele archiefinstellingen gesubsidieerd. Een overzicht van erkende en gesubsidieerde culturele archiefinstellingen op Vlaams niveau wordt gepubliceerd op de website van het Departement CJSM, afdeling cultureel erfgoed.

Een impliciete voorwaarde voor de subsidiëring van culturele archiefinstellingen en landelijke cultureel-erfgoedorganisaties die een werking ontplooien met betrekking tot archivalisch cultureel erfgoed is de samenwerking met Archiefbank Vlaanderen. Archiefbank is een duurzaam geautomatiseerd register of  ‘gouden gids’ van de Vlaamse private archieven dat sinds 2005 online consulteerbaar is. Het register neemt beschrijvingen op bestandsniveau op van archieven van personen, van families of van privaatrechtelijke verenigingen, organen, bedrijven of instellingen. Archiefbank toont niet de archiefdocumenten zelf maar wel de weg ernaartoe. Archiefbank is eigendom van de Vlaamse Gemeenschap. Voor het beheer van dit openbaar register van Vlaams privaatrechtelijk archivalisch erfgoed kent ze een werkingssubsidie toe aan een erkend samenwerkingsverband.

Voor de administratieve en bestuurlijke taken van de openbare sector is de federale Archiefwet van 1955 van toepassing. De Vlaamse overheid nam deze bevoegdheid over met de goedkeuring door de Vlaamse Regering, op 23 december 2011, van het eerste uitvoeringbesluit van het decreet van 9 juli 2010 betreffende de bestuurlijke-administratieve archiefwerking (het Archiefdecreet). Hierin worden de kwaliteitscriteria voor de goede, geordende en toegankelijke staat van archiefdocumenten, de selectiecommissies en selectielijsten en de ondersteuning van het archiefbeheer nader omschreven. Op 3 mei 2012 vernietigde het Grondwettelijk Hof gedeeltelijk het Archiefdecreet. De Vlaamse overheid en de algemeen rijksarchivaris werken nu samen om een geïntegreerd archiefbeleid in Vlaanderen te realiseren.

Filmrollen (c) FARO, Caroline Van PouckeBelangenbehartigers en beroepsorganisaties
De sectie Archief en Hedendaags Documentbeheer (AHD) van de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief en Documentatie (VVBAD) is de Vlaamse beroepsvereniging van archivarissen en documentenbeheerders. Deze ledenvereniging, ondersteund door een professioneel team, stimuleert overleg en samenwerking in het werkveld en streeft naar uitwisseling van kennis en expertise.

De archiefinstellingen met een landelijke werking hebben zich verenigd in het Overleg Landelijke Archieven Vlaanderen. Dit zijn het Algemeen Rijksarchief, Archief-, Documentatie- en Onderzoekscentrum voor het Vlaams-nationalisme (ADVN), Amsab – Instituut voor Sociale Geschiedenis (Amsab-Isg), KADOC-KU Leuven – Documentatie- en Onderzoekscentrum voor Religie, Cultuur en Samenleving, Liberaal Archief en Letterenhuis.

De International Council on Archives (ICA) is een internationale niet-gouvernementele ledenorganisatie die door belangenbehartiging, het instellen van standaarden en het versterken van de professionaliteit van archivarissen de toegang tot archieven wil verzekeren.

Meer weten


© Foto's: FARO, Bart Van der Moeren en Caroline Van Poucke