Het preventie- of calamiteitenplan

Een informatiedossier dat wordt opgesteld in samenwerking met politie- en / of brandweerdiensten, met het oog op een efficiënte interventie van de hulpdiensten in geval van brand, wateroverlast of andere, wordt het voorafgaandelijk interventieplan genoemd. Instellingen kunnen een intern urgentieplan uitwerken, om de hulpdiensten een eerste steun te bieden bij de rampbestrijding. Een onderdeel hiervan is het evacuatieplan, waarin de procedures zijn vervat voor evacuatie van personen. In een reddingsplan staan de procedures beschreven om waardevolle bestanden en objecten in veiligheid te brengen. Voor erfgoedbewarende instellingen spreek men van een preventie- of calamiteitenplan.

Doelstellingen
Met een preventie- of calamiteitenplan bereidt de instelling zich voor op calamiteiten door het uitwerken van een organisatieschema, een afsprakensysteem en een waarschuwingssysteem. De uiteindelijke doelstellingen zijn:

• als organisatie gepast kunnen reageren in noodsituaties, om zelf de regie in handen te kunnen nemen en daardoor zoveel mogelijk tijd te winnen vóór de komst van de hulpdiensten. Een calamiteitenplan moet het mogelijk maken om gestructureerd op een situatie te reageren.
• trachten om zoveel mogelijk vervolgschade te voorkomen.
  door het opstellen, implementeren en regelmatig actualiseren van het
• calamiteitenplan de aandacht voor veiligheidzorg scherp houden. Daardoor versterkt het preventieve effect ervan.

Ontwikkelen, invoeren en onderhouden
Het ontwikkelen, invoeren en onderhouden van een calamiteitenplan vraagt overtuiging, doorzetting en engagement van de hele organisatie. Voorwaarde is dat de directie er achter staat. Zij vervult binnen het geheel een voorbeeldfunctie en engageert zich ervoor veiligheidszorg als één van de kerntaken van de organisatie te beschouwen. Dat betekent dat zij deze materie opneemt in een meerjarenbeleid, de nodige middelen hiervoor op de jaarlijkse begroting voorziet, tijd en middelen voor vorming reserveert, en de taken van de medewerkers duidelijk omschrijft.

Waaruit bestaat het calamiteitenplan?
Belangrijke onderdelen van het calamiteitenplan zijn:

• de risico-inventarisatie: het inventariseren van alle voorstelbare schadelijke risico’s die zich binnen de organisatie kunnen voordoen en hun mogelijke gevolgen
• de risicoanalyse of evaluatie van de risico’s: geeft inzicht in de kans op incidenten en de gevolgen daarvan aan menselijk leed, schade aan de collecties, bedrijfsschade en financiële repercussies. De risicoberekening wordt gemaakt op baisis van de formule kans x effect. Tegen welke risico’s moeten we onze organisatie indekken? Welke gevaren zijn reëel? Wat is het acceptatieniveau? Bij deze oefening moeten alle medewerkers betrokken worden. Het incidentenmeldingsformulier is een hulpmiddel (zie bijlage), maar raadpleeg eveneens politie, brandweer en verzekeraar bij deze oefening. Bekijk hier de potentiële risico’s.
• de Bedrijfshulpverlening (BHV) of de zorg voor personen, gebouwen en bedrijfscontinuïteit
• de Collectiehulpverlening (CHV): de organisatie van de CHV gebeurt door een daartoe samengesteld team, dat het gebouw en de collecties goed kent, geoefend wordt in het hanteren en evacueren van objecten, op de hoogte is van de afgesproken alarmprocedures en de coördinatie van de evacuatie van de collecties op zich neemt. Als basis voor de evacuatie moet een lijst van prioritair te evacueren goederen of objecten ter beschikking zijn.
• de samenstelling van het crisisteam
• de contacten met de externe hulpdiensten, en de communicatie
• een lijst van noodmaterialen en toestellen, die kunnen ingezet worden bij een ramp (afdekmateriaal, kratten, rubberlaarzen, zaklantaarns, absorberende folie enz.)
• een lijst van te contacteren hulpverleners en beredderingsbedrijven. Werk van bij het begin van het opmaken van een calamiteitenplan structureel samen met politie en brandweer. Hun betrokkenheid is essentieel.

Meer informatie

Handleiding voor het maken van een calamiteitenplan voor collectiebeherende instellingen

Links en literatuur calamiteitenplanning OKBN * ARLIS/NL

Quickscan calamiteitenplanning culturele instellingen (Museum Security)

Calamiteitenplan voor de collectie van het Nationaal Archief

Calamiteitenplannen voor musea, bibliotheken, archieven (Museum Security)

Terug naar dossier veiligheidszorg