Cometa. Een model voor het maken van collectiebeschrijvingen

Hoe beschrijf je een collectie? Vaak wordt gewoon een inventaris gemaakt van alle stukken in de collectie. Maar dat is niet altijd onmiddellijk haalbaar en zelfs niet altijd voldoende. Individuele stukken beschrijven kost veel tijd. En in een catalogus zie je door de collectiestukken vaak de collecties niet meer. Hoe zorg je voor een goed globaal overzicht van wat er in huis is?

Je kunt die problemen ondervangen door je collecties op collectieniveau te beschrijven. Zo’n collectiebeschrijving biedt informatie over een collectie als geheel, in plaats van over afzonderlijke items. Een dergelijke beschrijving bevat een korte omschrijving van de collectie, de materiaaltypes die ze bevat, trefwoorden over de inhoud, notities over de herkomst, het collectiebeleid, de bewaarplaats en allerhande andere informatie die nuttig kan zijn voor gebruikers of beheerders van de collectie.

Het model

Cometa is een praktisch model dat voor en door cultureel-erfgoedinstellingen werd ontwikkeld om iedereen in Vlaanderen die een collectiebeschrijving wil maken, snel op weg te helpen. Zo hoeft niemand het wiel opnieuw uit te vinden én werken we allemaal op (ongeveer) dezelfde manier. Cometa kan worden gebruikt door alle soorten erfgoedorganisaties en door zowel professionals als amateurs.

In dit online informatiedossier vind je alles wat je nodig hebt om van start te gaan met Cometa, zoals:

• Een handzame brochure die antwoord geeft op de belangrijkste vragen rond het maken van collectiebeschrijvingen.
• Een gedetailleerde en up-to-date beschrijving van de elementen van het model.
• Sjablonen voor een vragenlijst op basis van het model en voor de verwerking van de gegevens in een spreadsheet.
• Links en achtergrondinformatie rond beschrijven op collectieniveau.
• Informatie over het gebruik van CollectiveAccess bij het maken van collectiebeschrijvingen (wordt verwacht...)

Heb je vragen over het beschrijven van erfgoedcollecties of het Cometa-model? Dan mag je contact opnemen met:

• Bart De Nil
• David Coppoolse (specifiek voor bewaarcollecties van bibliotheekmaterialen)
• Henk Vanstappen

De campagne

Cometa is een realisatie van FARO, PACKED en de Vlaamse Erfgoedbibliotheek, met steun van de Vlaamse overheid.

Dit online informatiedossier past in een bredere campagne om collectiebeschrijvingen, uitgevoerd op een gestandaardiseerde manier, ingang te doen vinden in de Vlaamse erfgoedsector. Kwaliteitsvolle, uitwisselbare basisbeschrijvingen van collecties op collectie­niveau zijn immers een uitermate nuttig hulpmiddel bij het beheren van erfgoedcollecties en het ontwikkelen van een beleid rond die collecties.

Naast dit dossier werd een brochure uitgebracht en via vormingsmomenten en workshops zal het model verder worden geïntroduceerd in de sector. De data hiervoor zullen worden aangekondigd op de websites van de betrokken organisaties.