de Interne Standaard van het museum
De Interne Standaard is een document waarin de inhoudelijke en praktische uitwerking van de (volledige) collectieregistratie wordt vastgelegd. In de praktijk is dit een document dat, nadat een basis is vastgelegd, steeds verder zal evolueren en aangepast zal worden naarmate de collectieregistratie vordert.
Welke gegevens zullen worden geregistreerd?
Welke velden worden toegevoegd of weggelaten voor bepaalde collecties of materiaalsoorten? Waarom?
Hoe moeten de gekozen velden concreet worden ingevuld?
1) Eerst wordt overlegd welke velden zullen geregistreerd worden.
2) De keuze van de velden wordt verantwoord en uitgeschreven. Op die manier is de invulling van de databank duidelijk voor de collectiebeheerder, en voor iedere (interne of externe) registrator en gebruiker.
3) Er worden vervolgens voor bepaalde velden afspraken gemaakt omtrent de invulling. Wat mag ingevuld worden en wat niet? In welke volgorde? Welke woorden worden gebruikt en welke niet?
Een project dat duidelijke en omvangrijke Nederlandstalige thesauri voor de archeologie zal aanbrengen dringt zich hier op. Zeker gezien het feit dat eigenlijk nu al op grote schaal met het registreren is begonnen.
Voor specifieke archeologische termen kan gebruik gemaakt worden van het Archeologisch Basis Register (Archis) van de Nederlandse Rijksdienst voor Oudheidkundig Bodemonderzoek, aangevuld met de termen van het Provinciaal Gallo-Romeins museum Tongeren.
We raden aan om voor de invulling van velden door middel van keuzelijsten of een geautomatiseerde thesaurus het volgende te doen:
Het belangrijkste punt is dat binnen de instelling, ten eerste consequent met deze lijsten gewerkt wordt, en ten tweede, dat iedereen die met deze lijsten werkt onder dezelfde termen dezelfde inhoud verstaat.
Omdat iedereen onder dezelfde termen dezelfde inhoud zou verstaan is het nodig dat hier met alle registrators over overlegd wordt, en dat dit vervolgens voor toekomstige registrators (en gebruikers) op papier vast gelegd wordt.
4) Bij het registreren duiken altijd problemen op die niet onmiddellijk op te lossen zijn. Hiervoor moet eigenlijk een 'plan voor probleemoplossing' voorzien worden.
5) Het is belangrijk dat aan het eind van iedere registratiefase een verslag wordt opgemaakt, waarin neergeschreven wordt welke velden werden ingevuld voor welke (deel)collectie. Zo kan de collectiebeheerder het overzicht behouden over de reeds geregistreerde informatie, en bestaat er een basis om de gegevens te controleren.
6) Het papieren archief (afdruk van het geautomatiseerd bestand) blijft nodig als backup, voor bepaalde overzichten en voor controle van de registratie.
Voor een gemakkelijke invulling van het registratieplan moet men kunnen terugvallen op een derde plan, het collectieplan.
© 2003, ARON, b.v.b.a.
Welke gegevens zullen worden geregistreerd?
Welke velden worden toegevoegd of weggelaten voor bepaalde collecties of materiaalsoorten? Waarom?
Hoe moeten de gekozen velden concreet worden ingevuld?
1) Eerst wordt overlegd welke velden zullen geregistreerd worden.
2) De keuze van de velden wordt verantwoord en uitgeschreven. Op die manier is de invulling van de databank duidelijk voor de collectiebeheerder, en voor iedere (interne of externe) registrator en gebruiker.
3) Er worden vervolgens voor bepaalde velden afspraken gemaakt omtrent de invulling. Wat mag ingevuld worden en wat niet? In welke volgorde? Welke woorden worden gebruikt en welke niet?
Een project dat duidelijke en omvangrijke Nederlandstalige thesauri voor de archeologie zal aanbrengen dringt zich hier op. Zeker gezien het feit dat eigenlijk nu al op grote schaal met het registreren is begonnen.
Voor specifieke archeologische termen kan gebruik gemaakt worden van het Archeologisch Basis Register (Archis) van de Nederlandse Rijksdienst voor Oudheidkundig Bodemonderzoek, aangevuld met de termen van het Provinciaal Gallo-Romeins museum Tongeren.
We raden aan om voor de invulling van velden door middel van keuzelijsten of een geautomatiseerde thesaurus het volgende te doen:
- Een overzicht van alle tot nu toe gebruikt termen in het museum te maken
- Deze lijst zuiveren van ongewenste of overlappende termen.
- Vertrekkend van deze lijst met termen, die de eigen traditie van naamgeving zal weerspiegelen, een aangevulde lijst opbouwen. Dit kan door termen te kiezen uit de boven vernoemde thesaurus, of door onderling overleg.
Het belangrijkste punt is dat binnen de instelling, ten eerste consequent met deze lijsten gewerkt wordt, en ten tweede, dat iedereen die met deze lijsten werkt onder dezelfde termen dezelfde inhoud verstaat.
Omdat iedereen onder dezelfde termen dezelfde inhoud zou verstaan is het nodig dat hier met alle registrators over overlegd wordt, en dat dit vervolgens voor toekomstige registrators (en gebruikers) op papier vast gelegd wordt.
4) Bij het registreren duiken altijd problemen op die niet onmiddellijk op te lossen zijn. Hiervoor moet eigenlijk een 'plan voor probleemoplossing' voorzien worden.
5) Het is belangrijk dat aan het eind van iedere registratiefase een verslag wordt opgemaakt, waarin neergeschreven wordt welke velden werden ingevuld voor welke (deel)collectie. Zo kan de collectiebeheerder het overzicht behouden over de reeds geregistreerde informatie, en bestaat er een basis om de gegevens te controleren.
6) Het papieren archief (afdruk van het geautomatiseerd bestand) blijft nodig als backup, voor bepaalde overzichten en voor controle van de registratie.
Voor een gemakkelijke invulling van het registratieplan moet men kunnen terugvallen op een derde plan, het collectieplan.
© 2003, ARON, b.v.b.a.
Terug naar dossier Archeologische Collecties
