Samenwerking loopt als een rode draad doorheen de Innovatieagenda Archieven 2020. Niet alleen om meer expertise te bundelen, maar ook om kosten te drukken is samenwerking dé oplossing. Daarnaast wordt er ook aandacht gevraagd voor het probleem van digitaal archiveren. Digitale duurzaamheid is een complex gegeven dat vaak de draagkracht van de individuele archivaris in zijn (kleinere) instelling overstijgt. Een oplossing wordt gezien in gezamenlijke dienstenmodellen waarbij infrastructuur en diensten door klanten kunnen afgenomen worden.

Momenteel is er al één zulk dienstenmodel in opstart, namelijk voor de ontwikkeling van een archiefbeheersysteem. Twee bestaande projecten vonden elkaar in een gemeenschappelijke bekommernis, het ontbreken van een degelijk archiefbeheersysteem dat de volledige cyclus van opname, behoud, beheer, gebruik en afstoting van archief omvat zowel voor het papieren als het digitale archief. Enerzijds was er het DIA-project (Digitaal Informatie- en Archiefbeheer) van de Stad Gent en het OCMW Gent. Beide partners startten in 2005 een onderzoek om het informatie- en archiefbeheer bij de eigen diensten te verbeteren. Anderzijds was er in de schoot van de werkgroep Lokaal Overheidsarchief van de VVBAD sinds 2008 een subwerkgroep Modellastenboek aan het werk met vertegenwoordiging van de stad Dendermonde, gemeente Beveren, gemeente Sint-Pieters-Leeuw, stad Ninove, stad Ieper, OCMW Gent, stad Halle, gemeente Londerzeel en de Kamer van Volksvertegenwoordigers. Beide initiatieven hadden als doel een archiefbeheerssysteem te laten ontwikkelen. 

Het archiefbeheersysteem moet niet alleen dienen voor het beheer van de archieven (back-office), maar ook als ontsluitingstool en aansluiting op het nog te ontwikkelen centraal register (front-office). Via een e-loket kan de informatie uit het archiefbeheersysteem ter beschikking gesteld worden van de burger. Voor de permanente bewaring van digitale archiefstukken in een e-depot wordt gekeken naar de ontwikkelingen rond Digitaal Archief Vlaanderen.

Een bestek met vereisten is onder coördinatie van Digipolis momenteel in opmaak. Het bestek laat nog verschillende pistes open: ofwel kan er op een bestaand systeem verder ontwikkeld worden ofwel wordt de ontwikkeling van een archiefbeheersysteem van nul gestart. De hierboven geciteerde organisaties dienen als pilootpartners in het project. Zij zullen de ontwikkeling begeleiden en de implementatie testen. Daarna kan dit als dienstenmodel aangeboden worden aan de sector waarbij geïnteresseerden een kant-en-klaarpakket met bijhorende diensten kunnen aankopen. Ook de ontwikkeling van Service Level Agreements (SLA), in de volksmond onderhoudscontracten, zit dus in de scope van dit project.

Geïnteresseerde besturen kunnen zich nu al melden bij Digipolis, Catherine Ossemerct (stafmedewerker), Bellevue 1, 9050 Gent (Ledeberg), tel. +32 (0)9 266 09 00, gent@digipolis.be

Bron: Anke Dehuisser, stadsarchief Halle